Formation Qualiopi : tout ce que vous devez savoir pour réussir
La certification Qualiopi est devenue un passage essentiel pour les organismes de formation qui souhaitent obtenir des financements publics et mutualisés. Véritable gage de qualité, cette certification a pour but d’assurer la qualité des processus de développement des compétences. Découvrez comment préparer au mieux votre audit Qualiopi pour faire de cette étape un succès.
Certification Qualiopi : qu’est-ce que c’est ?
La certification Qualiopi est une marque de certification qualité délivrée par des organismes certificateurs accrédités. Elle atteste de la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires d’actions de formation concourant au développement des compétences. Obtenir cette certification est ainsi devenu indispensable pour accéder aux financements publics et mutualisés.
Le référentiel national qualité (rnq) est le document de référence sur lequel repose la certification Qualiopi. Il se compose de sept critères obligatoires que chaque organisme de formation doit respecter. Ces critères couvrent plusieurs aspects comme l’accueil des publics, la concrétisation des actions de formation et le suivi des participants. Bien comprendre et appliquer ces critères est fondamental pour réussir son audit de certification.
Préparer son audit Qualiopi
Comprendre les exigences du référentiel national qualité (rnq)
Avant toute chose, il est crucial de bien saisir les attentes du référentiel national qualité (rnq). Celui-ci se décompose en plusieurs indicateurs spécifiques à chaque critère obligatoire. Chaque indicateur détaille ce que l’organisme de formation doit mettre en place pour être conforme. Par exemple, l’un des critères demande de démontrer une amélioration continue de la prestation. Cela implique de recueillir régulièrement les retours des participants et d’ajuster les formations en conséquence.
Il est donc recommandé de réaliser un autodiagnostic préalable. Cette démarche permet d’évaluer où en est votre structure par rapport aux exigences du référentiel. Vous pourrez ainsi identifier les points faibles et initier les corrections nécessaires avant l’audit officiel.
Mettre en place un processus de qualité solide
Pour obtenir la certification Qualiopi, il ne suffit pas seulement de combler les manquements identifiés lors de l’autodiagnostic. Votre organisme doit démontrer une véritable culture de la qualité. Cela passe notamment par la formalisation de vos procédures internes. Tout doit être consigné dans des documents accessibles et clairs, que ce soit les méthodes pédagogiques utilisées ou les modalités d’évaluation des stagiaires.
Un bon moyen de structurer cet ensemble est de créer un manuel qualité. Ce document central regroupe toutes les informations relatives aux procédures mises en place. En outre, certains programmes en ligne de Busilearn offrent des formats pratiques pour aider à formaliser ces procédures. Le manuel qualité permet non seulement de prouver votre conformité lors de l’audit, mais aussi de faciliter la transmission des pratiques auprès de votre équipe.
- Formaliser les méthodes pédagogiques et les processus d’évaluation.
- Collecter les retours des participants et ajuster les formations en conséquence.
- Développer un manuel qualité détaillant les procédures internes.
Sécuriser la documentation
Au-delà des procédures elles-mêmes, l’audit Qualiopi porte aussi une grande attention à la traçabilité. Autrement dit, il est vital de disposer de preuves tangibles attestant la mise en pratique des processus de qualité décrits. Conservez précieusement tous les documents relatifs à vos actions de formation : contrats, feuilles de présence, fiches d’évaluation, etc. Ces éléments seront examinés attentivement par l’auditeur durant l’audit.
Pensez également à archiver systématiquement les échanges avec les parties prenantes, qu’il s’agisse de courriels, de comptes-rendus de réunions ou de questionnaires de satisfaction. Toute preuve écrite vaut son pesant d’or pour assoir votre crédibilité vis-à-vis du référentiel national qualité (rnq).
L’audit de surveillance
Une fois la certification obtenue, celle-ci n’est pas définitive. Les organismes de formation doivent passer des audits de surveillance réguliers afin de vérifier le maintien des critères du référentiel national qualité (rnq). Ces audits, plus légers que l’audit initial, permettent de garantir une amélioration continue des prestations offertes.
Les audits de surveillance se déroulent environ 18 mois après l’obtention de la certification. Ils sont moins contraignants, mais nécessitent tout de même une préparation sérieuse. L’organisme certificateur pourra intervenir pour valider l’application toujours effective des bonnes pratiques vues lors de l’audit initial. Lors de ces audits, il sera important de présenter les améliorations mises en place depuis la dernière visite.
Conseils pour réussir la certification Qualiopi
Impliquer toute l’équipe
La réussite de votre audit dépend largement de l’implication de votre équipe. La gestion de la qualité doit être une mission collective. Organisez des sessions de formation interne pour familiariser chacun avec les exigences du référentiel. Plus votre personnel est informé et formé, plus il devient facile d’harmoniser les pratiques professionnelles.
Encouragez également le partage de bonnes pratiques et mettez en avant les réussites collectives. Une équipe soudée et engagée démontre une réelle capacité à offrir des services de qualité en matière de développement des compétences.
Communiquer autour de sa certification
Obtenir la certification Qualiopi est une victoire à partager sans modération. Faites savoir à vos clients actuels et potentiels que votre organisme de formation répond aux normes strictes du référentiel national qualité (rnq). Affichez fièrement votre logo Qualiopi sur tous vos supports de communication : site internet, brochures, e-mails, réseaux sociaux, etc.
Cette visibilité accrue joue un rôle primordial pour attirer de nouveaux apprenants. La certification Qualiopi étant reconnue comme un gage de qualité, elle rassure et incite à faire appel à vos services. N’hésitez pas à valoriser cet atout lors de vos démarches marketing et commerciales. Pour les entreprises souhaitant certifier leur qualité, découvrir la certification Qualiopi peut grandement aider.
Les bénéfices de la certification Qualiopi
Accéder aux financements publics et mutualisés
L’un des avantages majeurs de la certification Qualiopi est l’accès aux financements publics et mutualisés. Pour bénéficier de ces aides financières, votre organisme doit impérativement être certifié. Cela signifie que vous pouvez proposer des actions de formation éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF), aux plans de développement des compétences des entreprises ou encore aux dispositifs de reconversion professionnelle.
Ces financement facilitent grandement l’accessibilité de vos formations pour un public large. En offrant des solutions de formation co-financées, vous aidez vos apprenants à monter en compétences sans avoir à supporter seuls la totalité des coûts. Cette possibilité représente un attrait indéniable pour attirer et fidéliser votre clientèle.
Augmenter la crédibilité de votre offre de formation
Au-delà des finances, obtenir la certification Qualiopi renforce considérablement la crédibilité de votre offre de formation. Elle témoigne de votre engagement à maintenir des standards élevés en termes de processus de qualité. Votre sérieux et professionnalisme sont ainsi reconnaissables d’emblée.
Formaliser et suivre scrupuleusement les indications du référentiel national qualité (rnq) donne confiance à votre audience. Les apprenants savent alors qu’ils investissent leur temps et leurs ressources dans une formation rigoureuse et reconnue. C’est une valeur ajoutée qui distingue votre organisme de la concurrence, souvent perçu comme supérieur grâce à cette reconnaissance officielle.
Découvrez en détail combien de temps il faut pour être prêt à obtenir votre certification Qualiopi en consultant cet article : Combien de temps faut-il pour préparer sa certification Qualiopi ?.
