Formation des formateurs : se préparer à Qualiopi

La réforme de la formation professionnelle en France a introduit de nouveaux standards de qualité pour les organismes de formation. Depuis janvier 2022, tous les prestataires souhaitant bénéficier de financements publics et mutualisés doivent obtenir la certification qualité appelée Qualiopi. Cette certification est un gage de sérieux et de compétence, mais elle demande aussi une véritable préparation. Comment s’y préparer efficacement lorsque l’on est formateur ou responsable d’un organisme de formation ? Cet article vous explique tout.

Comprendre la certification Qualiopi

Qualiopi est une marque de certification qui atteste de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions de développement des compétences. Elle repose sur le référentiel national de qualité, qui décompose plusieurs critères et indicateurs précis. La finalité est d’assurer une meilleure lisibilité de l’offre de formation auprès des entreprises et des individus.

L’obtention de cette certification implique de nombreux avantages : accès aux financements publics et mutualisés notamment. Pour les organismes de formation, c’est aussi une manière de valoriser leur expertise et de gagner en crédibilité auprès de leurs clients potentiels.

Les critères Qualiopi

Le référentiel national de qualité regroupe différents critères que les prestataires doivent respecter pour obtenir la certification Qualiopi :

• Conditions d’information du public sur les prestations
• Identification précise des objectifs de formation
• Adaptation aux publics bénéficiaires
• Moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre
• Qualification et développement des compétences des personnels chargés des formations
• Inscription des actions dans une démarche d’amélioration continue
• Prise en compte des appréciations formulées par les stagiaires

Chaque critère comprend plusieurs indicateurs qui permettent de mesurer le niveau de conformité de l’organisme de formation. Il est donc essentiel de bien comprendre ces exigences avant de se lancer dans le processus de certification.

Préparer son organisme de formation pour Qualiopi

La préparation à la certification Qualiopi nécessite une organisation méthodique et rigoureuse. Voici quelques étapes clés pour réussir cette démarche.

Réaliser un diagnostic interne

Avant toute chose, il est crucial de faire un état des lieux de vos pratiques actuelles en matière de formation. Cela permet d’identifier les points forts et les axes d’amélioration par rapport au référentiel national de qualité.

Ce diagnostic peut être réalisé en interne ou avec l’aide d’un consultant spécialisé. L’objectif est de comparer les pratiques de votre organisme de formation avec les critères exigés pour la certification Qualiopi.

Former ses équipes

Une fois le diagnostic établi, il est important de former vos équipes aux exigences Qualiopi. Les certificateurs accrédités insistent beaucoup sur le fait que l’ensemble du personnel doit être impliqué dans la démarche qualité.

Cela concerne notamment la qualification et le développement des compétences des formateurs et autres intervenants. Des formations spécifiques peuvent être mises en place pour garantir que chacun maîtrise les critères et les indicateurs du référentiel.

Mettre en place des procédures adaptées

Pour répondre aux exigences de Qualiopi, il faut souvent adapter ou créer de nouvelles procédures. Par exemple, vous devrez mettre en place des méthodes efficaces pour recueillir et analyser les retours des participants aux formations.

Il est également indispensable de documenter toutes vos pratiques, qu’il s’agisse des modalités d’information du public, de l’adaptation des parcours de formation aux besoins des bénéficiaires, ou encore des moyens techniques et pédagogiques utilisés.

Démarche d’amélioration continue

Un autre point clé du référentiel national de qualité est l’inscription de l’organisme dans une démarche d’amélioration continue. Cela signifie que vous devez prouver que vous cherchez constamment à optimiser vos services et que vous prenez en compte les retours de vos publics.

Par exemple, organiser régulièrement des réunions d’évaluation interne, impliquer les différents acteurs dans l’élaboration des améliorations à apporter et suivre leur mise en œuvre sont autant de bonnes pratiques à adopter.

Passer l’audit de certification

Une fois toutes les adaptations nécessaires réalisées, vient l’étape cruciale de l’audit de certification. Celui-ci est mené par des certificateurs accrédités et comprend plusieurs phases d’évaluation.

Lors de cet audit, les auditeurs vont examiner l’ensemble des éléments justifiant que votre processus de formation respecte les exigences du référentiel national de qualité. Ils évalueront également la capacité de votre organisme à maintenir ces standards dans le temps.

Se préparer à l’audit

Prenez le temps de vous préparer sérieusement pour l’audit en revoyant toute la documentation associée à vos activités de formation. Vérifiez que chaque critère est bien couvert et que vous pouvez justifier chacune de vos pratiques.

N’hésitez pas à organiser une répétition générale avec vos équipes pour que tout le monde soit prêt le jour J. Vous pouvez simuler des échanges avec les certificateurs afin de vous assurer que chaque membre de l’équipe sait répondre aux questions posées.

Gérer l’après-audit

Après l’audit, si des non-conformités sont identifiées, vous disposerez d’un délai pour y remédier. Préparez-vous à recevoir une liste de recommandations et à agir rapidement pour corriger les anomalies signalées.

Une fois toutes les conditions remplies, vous obtiendrez enfin la certification Qualiopi. Ce n’est cependant pas une fin en soi, car vous devrez maintenir ce niveau de qualité pour les audits de surveillance réguliers effectués durant la période de validité de votre certification.

Bénéfices de la certification Qualiopi

Obtenir la certification Qualiopi offre de nombreux avantages pour les organismes de formation. En voici quelques-uns :

• Accès direct aux financements publics et mutualisés
• Renforcement de la crédibilité et de la visibilité auprès des entreprises et des apprenants
• Amélioration continue de la qualité des prestations offertes
• Valorisation des compétences et de la qualification des formateurs

En somme, la certification Qualiopi représente bien plus qu’une simple obligation administrative. C’est un véritable levier de développement pour les structures qui placent la qualité au cœur de leurs préoccupations.

Apprenez comment l’accompagnement Qualiopi contribue à améliorer la satisfaction client en lisant cet article : Comment l’accompagnement Qualiopi booste la satisfaction client.