Comment obtenir la certification Qualiopi

Vous êtes un organisme de formation, un centre de bilan de compétences ou un prestataire de VAE et vous vous demandez comment obtenir la certification Qualiopi en 2024 ? Vous n’êtes pas seul. Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue incontournable pour accéder aux financements publics et mutualisés tels que le CPF, Pôle Emploi ou les OPCO. Avec plus de 30 000 organismes déjà certifiés, il est essentiel de comprendre les étapes clés pour réussir votre démarche. Dans cet article, notre société de certification Qualiopi vous guide pas à pas pour obtenir cette certification, en répondant aux questions les plus fréquentes et en vous offrant des conseils pratiques pour réussir votre audit. Préparez-vous à franchir ce cap essentiel pour le développement de votre activité !

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Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

Définition de Qualiopi et son rôle dans la formation professionnelle

La certification Qualiopi est une marque de qualité délivrée aux prestataires d’actions de formation, de bilans de compétences, de validation des acquis de l’expérience (VAE) et d’apprentissage. Instaurée par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, elle vise à attester de la qualité des processus mis en œuvre par les organismes de formation. Cette certification est basée sur un Référentiel National Qualité (RNQ) unique, garantissant une évaluation homogène et objective des prestataires.

Le rôle principal de Qualiopi dans la formation professionnelle est de garantir la qualité des prestations proposées aux apprenants et aux entreprises. Elle assure une meilleure lisibilité de l’offre de formation en France, facilitant ainsi le choix des clients et des financeurs. En étant certifié Qualiopi, un organisme de formation démontre son engagement à respecter des normes élevées en matière de pédagogie, de gestion et de satisfaction client.

Les objectifs principaux de la certification Qualiopi

1. Accès aux financements publics et mutualisés : La certification est obligatoire pour que les prestataires puissent bénéficier de fonds publics ou mutualisés, tels que le Compte Personnel de Formation (CPF), les financements des OPCO, Pôle Emploi ou les régions.
2. Amélioration continue de la qualité : Qualiopi encourage les organismes de formation à adopter une démarche proactive d’amélioration de leurs processus, en se basant sur les 7 critères et 32 indicateurs du RNQ.
3. Transparence et confiance : En affichant la certification Qualiopi, les prestataires renforcent la confiance des clients en attestant de la conformité et de la fiabilité de leurs services.
4. Harmonisation de l’offre de formation : La certification contribue à uniformiser les standards de qualité au sein du secteur de la formation professionnelle, facilitant ainsi la comparaison entre les différents organismes.
5. Valorisation professionnelle : Pour les organismes certifiés, Qualiopi est un atout marketing et commercial qui peut être mis en avant pour se différencier sur un marché concurrentiel.

En somme, la certification Qualiopi est un levier essentiel pour les prestataires souhaitant développer leur activité, accéder à de nouveaux marchés et offrir des prestations de formation répondant aux exigences actuelles en matière de qualité.

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Les avantages de la certification Qualiopi pour votre organisme

Accès aux financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, Pôle Emploi)

L’un des principaux avantages de la certification Qualiopi est l’accès aux financements publics et mutualisés. Depuis le 1er janvier 2022, cette certification est obligatoire pour que les organismes de formation puissent bénéficier de fonds tels que :

• Le Compte Personnel de Formation (CPF) : Permet aux salariés et demandeurs d’emploi de financer leurs formations en mobilisant leurs droits acquis.
• Les Opérateurs de Compétences (OPCO) : Financement des formations dans le cadre du plan de développement des compétences des entreprises.
• Pôle Emploi : Offre des aides pour les demandeurs d’emploi souhaitant se former afin de faciliter leur retour à l’emploi.
• Les financements régionaux et étatiques : Subventions accordées par les régions ou l’État pour soutenir certaines actions de formation.

En étant certifié Qualiopi, votre organisme devient éligible à ces sources de financement, ce qui peut augmenter considérablement votre attractivité auprès des apprenants et des entreprises. Cela vous permet également de proposer des formations à un coût réduit pour vos clients, tout en assurant la pérennité financière de votre structure.

Renforcement de la crédibilité et de la confiance auprès des clients

La certification Qualiopi est un gage de qualité reconnu au niveau national. Elle atteste que votre organisme respecte les exigences du Référentiel National Qualité, ce qui renforce la confiance des clients potentiels. Les avantages en termes de crédibilité sont multiples :

• Image professionnelle améliorée : Une certification officielle qui valide la qualité de vos prestations.
• Différenciation sur le marché : Dans un secteur concurrentiel, la certification vous distingue des organismes non certifiés.
• Confiance accrue des apprenants : Les clients sont rassurés sur le sérieux et le professionnalisme de votre organisme.
• Opportunités de partenariats : Les entreprises et institutions sont plus enclines à collaborer avec des organismes certifiés.

Cette reconnaissance officielle peut être mise en avant dans vos supports de communication (site web, brochures, réseaux sociaux), améliorant ainsi votre visibilité et votre réputation sur le marché de la formation professionnelle.

Amélioration continue de la qualité de vos prestations

La démarche pour obtenir et maintenir la certification Qualiopi encourage une amélioration continue de vos processus internes. Voici comment cela se traduit concrètement :

• Optimisation des processus : En alignant vos pratiques sur les 7 critères et 32 indicateurs du Référentiel National Qualité, vous identifiez les axes d’amélioration au sein de votre organisme.
• Formation du personnel : La certification met l’accent sur la qualification et le développement des compétences de vos formateurs et collaborateurs.
• Satisfaction des clients : Un suivi régulier des appréciations et réclamations vous permet d’adapter vos prestations aux besoins des apprenants.
• Innovation pédagogique : L’obligation d’adéquation des moyens pédagogiques vous incite à intégrer de nouvelles méthodes et technologies dans vos formations.
• Gestion efficace : Une meilleure organisation administrative et logistique grâce à la formalisation des procédures.

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Les critères du Référentiel National Qualité

Présentation des 7 critères et 32 indicateurs de Qualiopi

La certification Qualiopi est fondée sur le Référentiel National Qualité (RNQ), qui se compose de 7 critères déclinés en 32 indicateurs. Ces critères servent de base pour évaluer la qualité des prestations offertes par les organismes de formation. Voici une présentation détaillée de chacun de ces critères :

Critère 1 : Information des publics

Objectif : Assurer une information transparente et accessible sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.

• Explication : L’organisme doit fournir aux apprenants et aux parties prenantes des informations claires, précises et actualisées concernant :
  • Les formations disponibles.
  • Les objectifs pédagogiques.
  • Les modalités d’accès et les prérequis.
  • Les tarifs et les possibilités de financement.
  • Les taux de réussite et de satisfaction.

Importance : Cela permet aux bénéficiaires de faire un choix éclairé et renforce la confiance envers l’organisme.

Critère 2 : Conception des prestations

Objectif : Définir précisément les objectifs des formations et adapter les prestations aux publics dès la conception.

• Explication : L’organisme doit :
  • Identifier les besoins des apprenants et du marché.
  • Concevoir des programmes adaptés aux compétences visées.
  • Prévoir des modalités pédagogiques innovantes et efficaces.
  • Élaborer des supports de formation pertinents.

Indicateurs clés : Analyse des besoins, cohérence des programmes, adaptation aux évolutions professionnelles.

Critère 3 : Adaptation aux bénéficiaires

Objectif : Adapter les modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation aux profils des apprenants.

• Explication : Il s’agit de :
  • Mettre en place des dispositifs personnalisés pour chaque apprenant.
  • Assurer un suivi régulier de la progression.
  • Adapter les méthodes pédagogiques en fonction des besoins spécifiques (ex : personnes en situation de handicap).
  • Évaluer les acquis tout au long de la formation.

Aspects couverts : Individualisation des parcours, accompagnement personnalisé, accessibilité.

Critère 4 : Moyens pédagogiques et encadrement

Objectif : Mobiliser des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement adaptés aux prestations dispensées.

• Explication : L’organisme doit disposer de :
  • Formateurs compétents et expérimentés.
  • Outils et supports pédagogiques modernes (LMS, e-learning, matériels spécifiques).
  • Infrastructures adéquates (salles de formation, accessibilité PMR).
  • Ressources technologiques (logiciels, plateformes en ligne).

Éléments à considérer : Qualité des équipements, innovation pédagogique, environnement d’apprentissage favorable.

Critère 5 : Qualification des formateurs

Objectif : Garantir la qualification et le développement des compétences des personnels en charge des formations.

• Explication : Cela implique :
  • Recruter des formateurs ayant les qualifications requises.
  • Encourager la formation continue et le perfectionnement professionnel.
  • Évaluer régulièrement les performances des formateurs.
  • Favoriser le partage de bonnes pratiques au sein de l’équipe pédagogique.

Moyens : Plans de formation interne, participation à des séminaires, veille pédagogique.

Critère 6 : Inscription dans l’environnement professionnel

Objectif : Inscrire l’organisme dans son environnement socio-économique et professionnel.

• Explication : L’organisme doit :
  • Entretenir des relations avec les entreprises et les acteurs du secteur.
  • Participer à des réseaux professionnels et des événements sectoriels.
  • Adapter ses formations aux évolutions du marché du travail.
  • Collaborer avec d’autres organismes pour enrichir son offre.

Actions possibles : Partenariats, stages en entreprise, interventions de professionnels externes.

Critère 7 : Amélioration continue

Objectif : Mettre en place une démarche d’amélioration continue en prenant en compte les retours des parties prenantes.

• Explication : Cela consiste à :
  • Recueillir systématiquement les feedbacks des apprenants et des clients.
  • Traiter les réclamations de manière efficace et transparente.
  • Analyser les résultats pour identifier les axes d’amélioration.
  • Mettre en œuvre des actions correctives et préventives.

Processus : Enquêtes de satisfaction, tableaux de bord qualité, réunions d’équipe dédiées à l’amélioration.

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Les étapes clés pour obtenir la certification Qualiopi

Obtenir la certification Qualiopi est un processus structuré qui se déroule en plusieurs étapes. Voici les étapes clés pour vous guider dans cette démarche :

1. Préparation interne et auto-évaluation

La première étape consiste à effectuer une préparation interne approfondie :

• Familiarisez-vous avec le Référentiel National Qualité : Étudiez attentivement les 7 critères et les 32 indicateurs de Qualiopi pour comprendre les exigences auxquelles vous devez répondre.
• Réalisez une auto-évaluation : Analysez vos processus actuels en les comparant aux exigences du RNQ. Identifiez vos points forts et les domaines où des améliorations sont nécessaires.
• Élaborez un plan d’action : Pour chaque indicateur non conforme, définissez les actions à mettre en place, les ressources nécessaires et les délais pour atteindre la conformité.
• Impliquer votre équipe : Sensibilisez et formez vos collaborateurs aux exigences de Qualiopi afin qu’ils s’approprient la démarche qualité.

2. Choix d’un organisme certificateur agréé

Une fois votre préparation avancée, il est temps de choisir un organisme certificateur comme DocteurCertif :

• Consultez la liste des organismes certificateurs agréés : Seuls les organismes accrédités par le Comité Français d’Accréditation (COFRAC) ou autorisés par le ministère du Travail peuvent délivrer la certification Qualiopi.
• Comparez les offres : Demandez des devis à plusieurs organismes pour comparer les tarifs, les délais et les modalités d’audit (sur site ou à distance).
• Vérifiez les spécialités : Certains certificateurs sont spécialisés dans des secteurs spécifiques. Choisissez celui qui connaît bien votre domaine d’activité.
• Lisez les avis et retours d’expérience : Renseignez-vous auprès d’autres organismes certifiés sur leur expérience avec le certificateur envisagé.

3. Signature du contrat de certification

Après avoir sélectionné votre organisme certificateur :

• Déposez une demande de certification : Envoyez votre dossier de demande comprenant les informations sur votre organisme et vos prestations.
• Étudiez le contrat proposé : Le certificateur vous enverra un contrat détaillant les conditions de l’audit, les engagements mutuels, les coûts et le planning.
• Obtenez votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) : Avant la signature, assurez-vous d’avoir déclaré votre activité de formation auprès de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) et obtenu votre NDA.
• Signez le contrat : En signant, vous vous engagez à respecter les conditions de l’audit et à fournir les informations nécessaires au certificateur.

4. Réalisation de l’audit initial

L’audit initial est une étape cruciale pour l’obtention de la certification :

• Préparez les documents : Rassemblez toutes les preuves documentaires démontrant votre conformité aux 32 indicateurs (procédures, supports pédagogiques, preuves de suivi, évaluations, etc.).
• Planifiez l’audit : Convenez avec le certificateur des dates et modalités de l’audit. Celui-ci peut se dérouler sur site ou à distance, selon les cas.
• Déroulement de l’audit :
  • Entretien avec l’auditeur : Présentez votre organisme, votre démarche qualité et répondez aux questions de l’auditeur.
  • Vérification des indicateurs : L’auditeur examinera chaque indicateur du RNQ pour vérifier votre conformité, en s’appuyant sur les documents fournis et les observations réalisées.
  • Visite des installations : Si l’audit est sur site, une visite des locaux peut être effectuée pour évaluer les moyens matériels et pédagogiques.

5. Traitement des non-conformités éventuelles

À l’issue de l’audit, l’auditeur rédigera un rapport d’audit :

• Identification des non-conformités : Le rapport mentionnera les points conformes et les éventuelles non-conformités mineures ou majeures.
• Plan d’actions correctives :
  • Non-conformités mineures : Vous disposerez d’un délai (généralement 3 mois) pour proposer et mettre en place des actions correctives.
  • Non-conformités majeures : Des actions immédiates sont requises. La certification ne pourra être délivrée qu’après levée de ces non-conformités.
• Soumission des preuves : Fournissez au certificateur les preuves de mise en œuvre des actions correctives (documents modifiés, nouvelles procédures, etc.).
• Validation par le certificateur : L’auditeur examinera vos actions et confirmera si les non-conformités sont levées.

6. Obtention de la certification Qualiopi

Une fois toutes les non-conformités résolues :

• Délivrance du certificat : Le certificateur vous remettra le certificat Qualiopi, valable pour une durée de trois ans à compter de la date de décision.
• Utilisation de la marque Qualiopi :
  • Droit d’usage : Vous êtes autorisé à utiliser le logo Qualiopi sur vos supports de communication, en respectant le règlement d’usage et la charte graphique fournis.
  • Visibilité accrue : La certification renforce votre crédibilité auprès des clients et des financeurs.
• Inscription sur les listes officielles : Votre organisme sera référencé comme certifié Qualiopi, facilitant l’accès aux financements publics et mutualisés.
• Préparation de l’audit de surveillance : Entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la certification initiale, un audit de surveillance sera réalisé pour vérifier le maintien de la conformité.

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Comment obtenir la certification Qualiopi : nos conseils pratiques

Astuce 1 : Impliquer toute l’équipe dans la démarche qualité

La réussite de votre démarche de certification Qualiopi repose sur l’engagement collectif. Voici comment mobiliser votre équipe :

• Communication interne claire : Informez tous les membres de l’équipe des objectifs de la certification et de son importance pour l’organisme.
• Formation du personnel : Organisez des sessions de formation pour familiariser votre équipe avec les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
• Répartition des responsabilités : Attribuez des rôles spécifiques à chacun en fonction de leurs compétences pour la mise en place des processus qualité.
• Encourager la participation active : Sollicitez les suggestions de l’équipe pour améliorer les processus internes. Une approche collaborative favorise l’adhésion.
• Suivi régulier : Mettez en place des réunions périodiques pour évaluer l’avancement et ajuster les actions si nécessaire.

Bénéfices : Une équipe impliquée est plus motivée, ce qui augmente les chances de succès lors de l’audit et contribue à une amélioration continue de vos prestations.

Astuce 2 : Utiliser des outils numériques pour gérer les indicateurs

Les outils numériques peuvent grandement faciliter la gestion et le suivi des indicateurs Qualiopi :

• Logiciels de gestion de la formation : Centralisez les informations relatives aux apprenants, aux formations et aux évaluations.
• Learning Management System : Gèrez vos contenus pédagogiques, suivez la progression des apprenants et recueillez leurs feedbacks.
• Tableaux de bord personnalisés : Suivez en temps réel les indicateurs clés grâce à des dashboards adaptés à vos besoins.
• Automatisation des processus : Gagnez du temps en automatisant l’envoi des questionnaires de satisfaction, des convocations ou des rappels.
• Stockage sécurisé des documents : Utilisez des solutions cloud pour conserver vos preuves de conformité de manière sécurisée et accessible.

Bénéfices : Une gestion numérique efficace réduit les risques d’erreurs, facilite l’accès aux informations lors de l’audit et améliore la productivité de votre équipe.

Astuce 3 : Réaliser une veille réglementaire constante

Le secteur de la formation est en perpétuelle évolution. Pour rester conforme vous avez la possibilité de passer un Audit de surveillance ou suivre les points suivants :

• Abonnez-vous aux newsletters officielles : Suivez les communications du Ministère du Travail, de France Compétences et des organismes certificateurs.
• Participez à des webinaires et conférences : Restez informé des dernières tendances et obligations légales.
• Rejoignez des réseaux professionnels : Les échanges avec vos pairs peuvent vous apporter des informations précieuses sur les bonnes pratiques.
• Formez-vous régulièrement : Investissez dans la formation continue pour vous et votre équipe sur les aspects réglementaires et qualité.
• Mettez à jour vos documents : Adaptez rapidement vos procédures internes en fonction des nouvelles exigences.

Bénéfices : Une veille active vous permet d’anticiper les changements, d’éviter les non-conformités et de maintenir un haut niveau de qualité dans vos prestations.

Astuce 4 : Faire appel à un cabinet d’accompagnement si nécessaire

Si la démarche vous semble complexe ou si vous manquez de temps :

• Expertise dédiée : Les cabinets spécialisés disposent d’une connaissance approfondie du RNQ et des exigences de Qualiopi.
• Gain de temps : Ils peuvent vous aider à structurer votre démarche et à prioriser les actions essentielles.
• Diagnostic personnalisé : Un audit blanc peut identifier les points faibles à corriger avant l’audit officiel.
• Formation ciblée : Bénéficiez de sessions de formation adaptées à vos besoins spécifiques.
• Assistance lors de l’audit : Certains cabinets proposent un accompagnement le jour J pour vous aider à répondre aux questions de l’auditeur.

Bénéfices : Bien que cela représente un investissement, l’accompagnement professionnel augmente significativement vos chances de réussite et peut vous faire économiser du temps et des ressources à long terme.

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Conclusion sur l’obtention de la certification Qualiopi

Pourquoi la certification Qualiopi est un investissement essentiel en 2024

En 2024, la certification Qualiopi s’impose comme un élément incontournable pour tous les acteurs de la formation professionnelle. Voici pourquoi elle constitue un investissement essentiel pour votre organisme :

• Accès aux financements publics et mutualisés : Sans la certification Qualiopi, votre organisme ne peut prétendre aux fonds du CPF, des OPCO, de Pôle Emploi ou des régions. Ces financements sont souvent décisifs pour les apprenants et les entreprises souhaitant investir dans la formation.
• Renforcement de votre crédibilité : Dans un marché hautement concurrentiel, afficher la certification Qualiopi est un gage de qualité reconnu par l’ensemble des acteurs du secteur. Cela rassure vos clients sur le sérieux et le professionnalisme de vos prestations.
• Conformité aux exigences réglementaires : La législation évolue constamment pour garantir la qualité de la formation professionnelle en France. En étant certifié Qualiopi, vous vous assurez de respecter les normes en vigueur, évitant ainsi les risques de non-conformité.
• Amélioration continue de vos services : La démarche de certification vous incite à analyser et optimiser vos processus internes. Cela conduit à une meilleure efficacité opérationnelle et à une satisfaction accrue de vos apprenants.
• Positionnement stratégique : Investir dans Qualiopi aujourd’hui, c’est préparer l’avenir de votre organisme. Vous vous placez en acteur sérieux et fiable, prêt à répondre aux défis et aux opportunités du secteur de la formation professionnelle.

En somme, la certification Qualiopi n’est pas une simple formalité administrative, mais un véritable levier de croissance et de pérennité pour votre organisme en 2024.

Les prochaines étapes pour lancer votre démarche de certification

Prêt à franchir le pas et à obtenir votre certification Qualiopi ? Voici les prochaines étapes pour lancer votre démarche :

Pour aller plus loin

Quel est le processus exact pour obtenir la certification Qualiopi ?

Pour obtenir la certification Qualiopi, le processus se déroule en plusieurs étapes. D’abord, l’organisme de formation doit analyser ses pratiques actuelles et s’assurer qu’elles sont conformes aux 7 critères et 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ). Ensuite, il faut choisir un organisme certificateur agréé et signer un contrat. Une fois l’audit initial planifié, l’organisme devra fournir des preuves de conformité pour chaque indicateur. Si l’audit est réussi, le certificateur délivrera la certification pour une durée de trois ans, avec un audit de surveillance prévu entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois pour vérifier le maintien des normes.

Quels sont les critères les plus complexes à valider lors de l’audit Qualiopi ?

Certains critères du RNQ peuvent poser plus de difficultés aux organismes, notamment le Critère 6 : Inscription dans l’environnement professionnel. Il nécessite de démontrer une collaboration active avec d’autres acteurs du secteur, comme des partenariats, des échanges de bonnes pratiques, ou encore des contributions au développement du domaine professionnel. De même, le Critère 7 : Amélioration continue peut être délicat à valider si l’organisme n’a pas mis en place un système efficace de suivi des réclamations et d’évaluation de la satisfaction des clients.

Combien de temps une certification Qualiopi reste-t-elle valide ?

La certification Qualiopi est valable pour une durée de trois ans à compter de la date de validation de l’audit initial. Pendant cette période, l’organisme doit réaliser un audit de surveillance entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois pour confirmer que les exigences du Référentiel National Qualité sont toujours respectées. À l’issue des trois ans, un audit de renouvellement doit être réalisé pour entamer un nouveau cycle de certification. Chaque audit est une opportunité de montrer la continuité de la démarche qualité de l’organisme.

Quels documents sont indispensables pour réussir l’audit Qualiopi ?

Pour réussir l’audit Qualiopi, il est crucial de préparer un dossier complet de preuves répondant aux 32 indicateurs du Référentiel National Qualité.

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Si vous souhaitez approfondir vos connaissances sur la certification Qualiopi et ses enjeux pour 2024, nous vous invitons à consulter notre article précédent :

• 9 points majeurs pour comprendre Qualiopi en 2024

Cet article détaille les éléments essentiels à connaître pour maîtriser pleinement les aspects clés de Qualiopi et réussir votre démarche de certification.