Comment obtenir Qualiopi pour les indépendants en 2025
Table des matières
Pourquoi les indépendants doivent-ils se faire certifier Qualiopi ?
Une obligation pour bénéficier des financements publics et OPCO
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour tout organisme de formation souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés, comme ceux des OPCO (Opérateurs de Compétences), du CPF (Compte Personnel de Formation), ou encore de Pôle Emploi. Pour les formateurs indépendants, cela signifie que sans cette certification, ils ne peuvent plus proposer des prestations financées par ces dispositifs, ce qui représente un sérieux manque à gagner.
Que vous soyez auto-entrepreneur, freelance ou micro-entrepreneur dans le secteur de la formation, obtenir la certification Qualiopi en tant qu’indépendant est devenu un prérequis incontournable pour continuer à développer votre activité via les canaux de financement publics.
Un gage de sérieux et de qualité pour les clients
Qualiopi n’est pas qu’une simple formalité administrative. Il s’agit d’un véritable label de qualité reconnu par l’État. Être certifié Qualiopi, c’est démontrer que l’on respecte un ensemble d’exigences professionnelles en matière de formation, d’accompagnement, de suivi, et d’amélioration continue. Ce niveau d’exigence inspire confiance aux clients, entreprises et apprenants, notamment dans un marché très concurrentiel.
Pour les formateurs indépendants, Qualiopi constitue donc un atout marketing majeur. Il permet de valoriser son offre et de se différencier des prestataires non certifiés. C’est aussi un argument solide pour rassurer les entreprises partenaires sur le professionnalisme du formateur.
Un levier de croissance pour les formateurs indépendants
La certification Qualiopi peut devenir un véritable accélérateur de croissance. Elle permet d’élargir son portefeuille de clients grâce à l’accès aux financements, mais aussi de structurer son activité autour de processus plus clairs, plus efficaces et plus rentables. En travaillant sur la qualité de son offre, le formateur gagne en rigueur, en performance, et en reconnaissance.
En chiffres, selon le Ministère du Travail, plus de 80 000 prestataires ont été certifiés Qualiopi fin 2023. Ceux qui sont passés par cette démarche témoignent généralement d’une augmentation de leur chiffre d’affaires liée à l’ouverture au marché du financement CPF/OPCO, ainsi qu’à une meilleure visibilité sur leur marché.
Qui peut obtenir la certification Qualiopi en tant qu’indépendant ?
Quels types de professionnels sont concernés ?
La certification Qualiopi est ouverte à tout professionnel exerçant une activité de prestataire d’actions de développement des compétences. En clair, si vous proposez des formations, du bilan de compétences, de la validation des acquis de l’expérience (VAE) ou de l’apprentissage, vous êtes éligible, même en tant qu’indépendant.
Formateurs freelances
Les formateurs freelances sont parmi les premiers concernés. Que vous interveniez en présentiel, à distance ou en blended learning, si vous proposez des actions de formation à titre individuel, vous pouvez entamer une démarche de certification Qualiopi. Cela vous permettra notamment de travailler avec des clients souhaitant financer la formation via le CPF ou un OPCO.
Consultants en formation
Les consultants indépendants qui conçoivent ou mettent en œuvre des dispositifs pédagogiques sont également concernés. Même si vous ne dispensez pas directement la formation, mais que vous intervenez dans la stratégie ou la coordination pédagogique, la certification Qualiopi peut valoriser votre rigueur et élargir votre champ d’intervention.
Auto-entrepreneurs du secteur éducatif ou pédagogique
Les auto-entrepreneurs proposant des services pédagogiques (cours particuliers, soutien scolaire, coaching professionnel, etc.) peuvent également obtenir la certification, à condition de structurer leur offre selon les exigences du Référentiel National Qualité. Cela permet notamment de passer du statut de prestataire occasionnel à celui de professionnel reconnu, éligible aux financements.
Conditions à remplir avant de démarrer la démarche
Avant de se lancer dans le processus de certification, l’indépendant doit remplir quelques conditions de base :
- Avoir un numéro de déclaration d’activité (NDA) délivré par la DREETS.
- Justifier d’au moins une action de formation réalisée (même bénévole ou facturée à titre symbolique).
- Être en mesure de prouver la conformité aux 7 critères Qualiopi avec des éléments concrets (programmes, évaluations, supports…)
- Choisir un organisme certificateur accrédité par le COFRAC pour effectuer l’audit initial.
En résumé, tout indépendant qui souhaite exercer une activité de formation dans un cadre professionnel et financé a intérêt à enclencher la démarche Qualiopi. C’est une étape structurante, mais accessible avec un bon accompagnement et un peu d’anticipation.
Les étapes pour obtenir la certification Qualiopi quand on est indépendant
Étape 1 : Analyse des exigences du Référentiel National Qualité (RNQ)
Le point de départ de toute démarche Qualiopi consiste à comprendre en profondeur les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Ce référentiel se compose de 7 critères et 32 indicateurs que tout prestataire, y compris un indépendant, doit respecter.
Voici les grands thèmes abordés par le RNQ :
- Les conditions d’information du public
- La conception et l’adaptation des prestations
- La mise en œuvre pédagogique
- L’accompagnement et le suivi des bénéficiaires
- La qualification des intervenants
- L’investissement dans l’environnement professionnel
- La prise en compte des retours et démarches d’amélioration continue
Il est recommandé de télécharger la dernière version du référentiel disponible sur le site du Ministère du Travail ou via un organisme d’accompagnement.
Étape 2 : Préparation des documents obligatoires
Une fois les exigences bien comprises, l’étape suivante est la constitution du dossier de preuves. C’est sur ce dossier que l’organisme certificateur s’appuiera lors de l’audit. Il doit refléter la conformité de votre activité aux indicateurs du RNQ.
Exemples de documents à fournir
Voici une liste non exhaustive des pièces généralement demandées :
| Indicateur RNQ | Document(s) attendu(s) |
|---|---|
| 1 – Information du public | Programme de formation, site web ou plaquette |
| 6 – Conception des actions | Fiches pédagogiques, objectifs, méthodes |
| 12 – Suivi des stagiaires | Feuilles d’émargement, attestations de formation |
| 20 – Compétences du formateur | CV, diplômes, expériences professionnelles |
| 30 – Amélioration continue | Questionnaires de satisfaction, plan d’action |
Chaque élément du RNQ doit être illustré par une ou plusieurs preuves concrètes. C’est là qu’un accompagnement peut être utile pour gagner du temps et ne rien oublier.
Étape 3 : Réalisation d’un audit initial Qualiopi
Lorsque le dossier est prêt, il est temps de passer à l’audit initial. L’indépendant choisit un organisme certificateur accrédité par le COFRAC ou reconnu équivalent, signe un contrat, puis une date d’audit est fixée.
Déroulement d’un audit pour un indépendant
L’audit se déroule généralement à distance (visio) ou sur site. Le certificateur passe en revue tous les éléments fournis, pose des questions, et peut demander des précisions ou documents complémentaires.
En moyenne, un audit initial pour un indépendant dure 3 à 5 heures. À l’issue de l’audit, trois scénarios sont possibles :
- Aucun écart : la certification est accordée immédiatement.
- Écarts mineurs : vous avez 3 mois pour apporter des corrections.
- Écarts majeurs : la certification est refusée jusqu’à mise en conformité complète.
Étape 4 : Réception du certificat et durée de validité
Si l’audit est concluant, vous recevez votre certificat Qualiopi valable 3 ans. Il atteste que vous êtes conforme aux exigences du RNQ. Ce certificat est valable pour l’ensemble de vos actions de formation ou prestations enregistrées sous votre numéro NDA.
⚠️ Attention : à mi-parcours, soit environ 18 mois après l’obtention, vous devrez passer un audit de surveillance pour confirmer le maintien de votre conformité. Ce contrôle est allégé mais reste obligatoire pour conserver votre certification.
Combien coûte la certification Qualiopi pour un indépendant ?
Prix moyen constaté pour un audit initial
Le coût de la certification Qualiopi varie en fonction de votre statut, du nombre d’actions de formation proposées et de l’organisme certificateur choisi. Pour un formateur indépendant ou un prestataire solo, le tarif moyen observé en 2024 pour un audit initial se situe entre 900 € et 1 500 € HT.
Ce prix comprend généralement :
- L’étude de votre dossier et des documents justificatifs
- La réalisation de l’audit (souvent à distance)
- L’émission du rapport d’audit et du certificat Qualiopi
À noter que certains certificateurs facturent des frais additionnels en cas de traitement express ou d’audit replanifié.
Comparatif des tarifs selon les organismes certificateurs
Voici un tableau indicatif de quelques prix pratiqués par des organismes certificateurs reconnus pour un audit initial en 2024 (formateur indépendant avec 1 action de formation) :
| Organisme certificateur | Prix audit initial (HT) | Type d’audit | Durée estimée |
|---|---|---|---|
| ICPF | 1 090 € | À distance | 1/2 journée |
| Afnor Certification | 1 290 € | Sur site ou à distance | 1/2 à 1 journée |
| Qualitia Certification | 990 € | À distance | 1/2 journée |
| Bureau Veritas | 1 400 € | Sur site | 1 journée |
💡 Astuce : Certains certificateurs appliquent des remises si vous êtes membre d’un réseau ou d’une fédération professionnelle. Pensez à vous renseigner avant de signer.
Existe-t-il des aides pour financer sa certification Qualiopi ?
Bonne nouvelle : il est possible de financer tout ou partie de la certification Qualiopi grâce à différents dispositifs d’aides, selon votre statut et votre région.
- Fonds d’assurance formation (FAF) : si vous êtes auto-entrepreneur ou travailleur non salarié, vous pouvez solliciter une prise en charge auprès du FAFCEA, AGEFICE ou FIFPL selon votre activité. Le montant couvert peut aller jusqu’à 900 € environ.
- Aides régionales : certaines régions proposent des aides spécifiques à la professionnalisation des prestataires de formation. Renseignez-vous auprès de votre Conseil régional.
- Aides exceptionnelles post-COVID ou plans relance : selon l’actualité budgétaire, des dispositifs temporaires peuvent exister. Consultez les sites comme France Compétences.
Dans tous les cas, il est recommandé d’anticiper sa demande de financement : les aides doivent souvent être validées avant la contractualisation avec l’organisme certificateur.
Les questions fréquentes sur la certification Qualiopi pour les indépendants
Oui, la certification Qualiopi est obligatoire pour tout formateur indépendant souhaitant que ses actions de formation soient financées par des fonds publics ou mutualisés, comme le CPF ou les OPCO. Sans cette certification, il est impossible de proposer des formations prises en charge financièrement.
Le tarif d’un audit initial Qualiopi pour un indépendant varie entre 900 € et 1 500 € HT en moyenne. Ce coût peut être en partie financé par les fonds d’assurance formation ou des aides régionales.
Il faut posséder un numéro de déclaration d’activité (NDA), avoir réalisé au moins une action de formation, et être en mesure de présenter des preuves concrètes pour répondre aux critères du Référentiel National Qualité (RNQ).
La préparation peut durer entre 2 et 6 semaines selon votre disponibilité et votre niveau de structuration. Une fois l’audit réalisé, le certificat est généralement délivré sous 2 à 4 semaines si tout est conforme.
Oui, de nombreux prestataires proposent un accompagnement Qualiopi pour les indépendants, allant du coaching personnalisé à la rédaction complète du dossier de preuves. Cela permet souvent de gagner du temps et de sécuriser l’audit.
Non, elle est valable 3 ans, avec un audit de surveillance obligatoire au bout de 18 mois pour vérifier le maintien de la conformité aux exigences. À l’issue des 3 ans, un nouvel audit de renouvellement est nécessaire.
Oui, les auto-entrepreneurs exerçant une activité de formation sont éligibles à la certification Qualiopi, à condition de respecter les critères du RNQ et de disposer d’un NDA valide.
