L’audit Qualiopi est une étape essentielle pour les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC) qui souhaitent obtenir la certification Qualiopi. Cette démarche est devenue incontournable depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, date à laquelle la certification est devenue obligatoire pour accéder aux fonds publics ou mutualisés. L’audit Qualiopi vise à vérifier la conformité des processus mis en place par l’organisme de formation avec les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
Qu’est-ce que la certification qualiopi ?
La certification Qualiopi est une marque de qualité délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le Comité Français d’Accréditation (COFRAC). Elle atteste du sérieux et de la qualité des processus mis en œuvre par les PAC dans le cadre de leurs prestations. Le RNQ, sur lequel se base la certification, comprend 7 critères déclinés en 32 indicateurs qui couvrent l’ensemble des aspects de la formation professionnelle, de l’information des publics à la prise en compte des retours d’expérience.
Depuis sa mise en place, la certification Qualiopi a permis d’harmoniser les standards de qualité dans le secteur de la formation professionnelle en France. En 2022, plus de 20 000 organismes avaient déjà obtenu cette certification, témoignant de son importance croissante.
Les objectifs de l’audit qualiopi
L’audit Qualiopi a plusieurs objectifs majeurs :
- Évaluer la conformité de l’organisme aux exigences du RNQ, en vérifiant la mise en place effective des processus qualité.
- Garantir la qualité des prestations offertes aux apprenants, en s’assurant que les formations répondent aux besoins du marché et des individus.
- Favoriser l’amélioration continue, en identifiant les points forts et les axes d’amélioration de l’organisme.
- Assurer la transparence vis-à-vis des financeurs publics et mutualisés, qui exigent des garanties sur l’utilisation des fonds alloués.
- Renforcer la crédibilité de l’organisme sur le marché, en attestant de son engagement envers des standards de qualité reconnus nationalement.
L’importance de l’audit pour les organismes de formation
Pour les organismes de formation, l’audit Qualiopi représente un enjeu stratégique :
- Accès aux financements : Sans la certification, un organisme ne peut plus bénéficier de fonds publics ou mutualisés, ce qui peut représenter jusqu’à 70 % de leur chiffre d’affaires pour certains.
- Avantage concurrentiel : La certification est un gage de sérieux qui peut influencer la décision des clients. Environ 85 % des entreprises préfèrent travailler avec des organismes certifiés.
- Amélioration interne : Le processus d’audit incite les organismes à revoir et optimiser leurs processus, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle.
- Conformité réglementaire : Être certifié Qualiopi permet de se conformer aux obligations légales en vigueur depuis 2022.
- Image de marque : La certification renforce la réputation de l’organisme en démontrant son engagement envers la qualité et la satisfaction des apprenants.
En somme, l’audit Qualiopi n’est pas seulement une obligation légale, mais aussi une opportunité pour les organismes de formation d’améliorer leurs pratiques, d’accroître leur visibilité et de consolider leur position sur le marché de la formation professionnelle.
Les différents types d’audits Qualiopi
La certification Qualiopi s’appuie sur un cycle d’audit structuré pour garantir une qualité constante des prestations des organismes de formation. Ce cycle comprend plusieurs types d’audits, chacun ayant un rôle spécifique dans le processus de certification et de maintien de la qualité.
L’audit Initial : première étape vers la certification
L’audit initial est la première étape cruciale pour obtenir la certification Qualiopi. Il s’agit d’une évaluation approfondie de l’organisme de formation par un auditeur indépendant, qui vérifie la conformité des processus et des pratiques aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Cet audit porte sur les 7 critères et les 32 indicateurs du référentiel, couvrant des aspects tels que l’information du public, la conception des formations, l’adaptation aux publics formés et la mesure de la satisfaction des apprenants.
Lors de l’audit initial, l’auditeur analyse les preuves documentaires, mène des entretiens avec le personnel et observe les activités pour s’assurer que l’organisme répond aux normes requises. Cet audit se déroule généralement sur site, permettant une immersion complète dans l’environnement de travail. Pour les organismes nouvellement créés ou sans historique de formation, l’audit se concentre sur les dispositions prévues pour respecter le référentiel, même si aucune action de formation n’a encore été réalisée.
L’audit de surveillance : assurer la continuité de la qualité
L’audit de surveillance intervient entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’obtention de la certification initiale. Son objectif principal est de vérifier que l’organisme maintient et améliore continuellement la qualité de ses prestations. Cet audit est généralement moins long que l’audit initial et se concentre sur les points suivants :
- Vérification des actions correctives : L’auditeur s’assure que les non-conformités relevées lors de l’audit initial ont été traitées efficacement.
- Évaluation des évolutions : Il examine les changements majeurs intervenus dans l’organisme depuis l’audit initial, tels que les modifications de processus, de personnel ou de prestations.
- Contrôle de la conformité continue : Il vérifie que l’organisme respecte toujours les exigences du RNQ et qu’il a mis en place un système d’amélioration continue.
L’audit de surveillance est essentiel pour conserver la certification Qualiopi et pour démontrer l’engagement constant de l’organisme envers la qualité.
L’audit de renouvellement : maintenir sa certification
Au terme du cycle de certification de trois ans, l’organisme doit réaliser un audit de renouvellement pour prolonger sa certification Qualiopi. Cet audit ressemble à l’audit initial et inclut une réévaluation complète des processus et des pratiques de l’organisme par rapport au référentiel. Les objectifs de l’audit de renouvellement sont les suivants :
- Confirmer la conformité : S’assurer que l’organisme continue de respecter les 7 critères et les 32 indicateurs du RNQ.
- Évaluer l’amélioration continue : Vérifier que l’organisme a mis en place des actions pour améliorer ses prestations et qu’il tient compte des retours des parties prenantes.
- Adapter aux évolutions : Prendre en compte les éventuels changements réglementaires ou sectoriels survenus depuis la certification précédente.
La réussite de l’audit de renouvellement permet à l’organisme de poursuivre ses activités avec la certification Qualiopi pour un nouveau cycle de trois ans. Cela assure non seulement la conformité réglementaire, mais renforce également la confiance des clients et des partenaires en démontrant un engagement durable envers la qualité.
Préparer et réussir son audit qualiopi
La préparation est la clé du succès pour obtenir la certification Qualiopi. Une démarche structurée et méthodique vous permettra d’aborder l’audit avec confiance et d’optimiser vos chances de réussite.
Se familiariser avec le référentiel national qualité
La première étape consiste à bien comprendre le Référentiel National Qualité (RNQ). Ce référentiel est le cœur de la certification Qualiopi et définit les exigences que doivent respecter les organismes de formation. Il est essentiel de lire attentivement ce document pour saisir les attentes précises en matière de qualité.
Les 7 critères et les 32 indicateurs à maîtriser
Le RNQ est structuré autour de 7 critères principaux, déclinés en 32 indicateurs. Ces critères couvrent l’ensemble des aspects de votre activité, tels que :
- L’information des publics : transparence sur les prestations offertes.
- La conception des prestations : identification précise des objectifs de formation.
- L’adaptation aux publics formés : personnalisation des parcours de formation.
- Les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement : adéquation des ressources mobilisées.
- La qualification et le développement des compétences du personnel : formation continue des formateurs.
- L’inscription dans son environnement professionnel : veille sectorielle et partenariats.
- La prise en compte des appréciations et des réclamations : démarche d’amélioration continue.
Maîtriser ces critères et leurs indicateurs vous permettra de démontrer votre conformité lors de l’audit.
Évaluer et adapter ses processus internes
Procédez à une analyse approfondie de vos processus actuels en les comparant aux exigences du RNQ. Identifiez les écarts et les points de non-conformité éventuels. Par exemple, assurez-vous que vos méthodes d’évaluation des acquis correspondent aux objectifs pédagogiques définis.
Identifier les points forts et les axes d’amélioration
Mettez en avant vos atouts, tels qu’un taux de satisfaction élevé de vos stagiaires (par exemple, 95 % de taux de satisfaction). Repérez également les domaines nécessitant des améliorations, comme la formalisation de certaines procédures ou la mise à jour de documents clés.
Collecter et organiser les éléments de preuve
Rassemblez l’ensemble des documents attestant de votre conformité aux critères du RNQ. Cela inclut :
- Plans de formation et programmes détaillés
- Procédures internes et modes opératoires
- Supports pédagogiques
- Enquêtes de satisfaction et rapports d’évaluation
- CV et certifications de vos formateurs
Organisez ces documents de manière cohérente pour faciliter leur consultation lors de l’audit.
Constituer un dossier complet et cohérent
Un dossier bien structuré est essentiel. Classez vos documents par critère et indicateur. Par exemple, regroupez tous les éléments relatifs à la prise en compte des besoins spécifiques des publics sous le critère correspondant. Assurez-vous que chaque document est à jour et signé si nécessaire.
Réaliser un audit interne préliminaire
Avant l’audit officiel, effectuez un audit interne pour évaluer votre préparation. Cette étape permet de :
- Tester la pertinence de vos processus
- Identifier des non-conformités potentielles
- Former votre équipe aux questions de l’auditeur
Impliquer vos collaborateurs renforce leur engagement dans la démarche qualité.
Simuler l’audit pour mieux se préparer
Organisez des sessions de simulation en reproduisant les conditions réelles de l’audit. Préparez des réponses aux questions possibles de l’auditeur et vérifiez votre capacité à fournir rapidement les preuves demandées. Cette préparation vous aidera à réduire le stress et à gagner en efficacité le jour J.
En suivant ces étapes, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir votre audit Qualiopi et obtenir la certification, synonyme de reconnaissance de la qualité de vos prestations.
Le déroulement de l’audit qualiopi
L’audit Qualiopi est un processus structuré qui se déroule en plusieurs étapes clés, de la préparation initiale à la décision finale de certification. Comprendre ces étapes vous permettra de vous préparer efficacement et d’aborder l’audit avec sérénité.
Avant l’audit : planification et préparation
La phase de préparation est cruciale pour le succès de votre audit. Elle implique une organisation minutieuse et une communication transparente avec l’organisme certificateur.
Constitution du dossier et transmission des documents
La première étape consiste à rassembler tous les éléments de preuve démontrant votre conformité aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Ces documents incluent notamment :
- Preuve d’existence juridique : extrait Kbis, statut de l’entreprise.
- Organigramme nominatif et fonctionnel : schéma clair de la structure de votre organisme.
- Programmes de formation détaillés : objectifs, contenus, méthodes pédagogiques.
- Procédures internes : gestion des réclamations, évaluations, amélioration continue.
- CV et certifications des formateurs : qualifications et expériences professionnelles.
- Bilan Pédagogique et Financier (BPF) : pour les organismes existants, attestant de l’activité de formation.
Astuce : Organisez vos documents par critère du RNQ pour faciliter leur consultation par l’auditeur. Une bonne organisation peut réduire le temps de l’audit de 10 à 15 %.
Une fois le dossier complet, transmettez-le à l’organisme certificateur selon les modalités convenues, généralement au moins 15 jours avant la date prévue de l’audit.
Choix de l’auditeur et planification des dates
Après avoir signé le contrat avec l’organisme certificateur et réglé les frais d’audit, vous recevrez une proposition d’auditeur. Vous avez la possibilité de :
- Accepter l’auditeur proposé : si son profil vous convient.
- Demander un autre auditeur : en cas de conflit d’intérêts potentiel ou autre motif légitime.
La planification de la date d’audit se fait en concertation avec l’auditeur, en tenant compte des disponibilités de chacun. Il est recommandé de :
- Prévoir l’audit sur une période calme pour votre activité.
- S’assurer de la disponibilité des personnes clés de votre équipe.
- Bloquer une journée entière pour l’audit initial, dont la durée varie en fonction de la taille de l’organisme (généralement entre 1 et 2 jours).
Pendant l’audit : Les étapes clés
Le jour de l’audit, plusieurs phases se succèdent pour permettre à l’auditeur d’évaluer votre conformité au RNQ.
La réunion d’ouverture : Présentation et contexte
L’audit débute par une réunion d’ouverture, qui vise à :
- Présenter les participants : auditeur et représentants de l’organisme.
- Rappeler les objectifs de l’audit et le déroulement de la journée.
- Confirmer le périmètre de l’audit : catégories d’actions concernées, sites audités.
- Établir un climat de confiance : encourager les échanges ouverts et constructifs.
Cette réunion dure généralement entre 30 minutes et 1 heure.
L’évaluation des indicateurs : Analyse et questions
C’est le cœur de l’audit. L’auditeur examine chaque indicateur applicable du RNQ en s’appuyant sur :
- L’analyse des documents fournis : il vérifie leur conformité et leur adéquation.
- Des entretiens avec les responsables, formateurs et, si possible, des apprenants.
- Des observations : visite des locaux, des équipements, observation de sessions de formation.
L’auditeur peut poser des questions pour clarifier certains points. Soyez prêt à :
- Fournir des exemples concrets : illustrations pratiques de vos processus.
- Expliquer vos méthodes : comment vous répondez aux exigences du RNQ.
- Démontrer votre engagement envers la qualité et l’amélioration continue.
La Réunion de Clôture : Conclusions et Non-Conformités
En fin de journée, l’auditeur organise une réunion de clôture pour :
- Présenter ses constats : indicateurs conformes et non conformes.
- Expliquer les non-conformités éventuelles : distinctions entre majeures et mineures.
- Indiquer les délais pour la mise en œuvre des actions correctives :
- 3 mois pour les non-conformités majeures.
- 6 mois pour les non-conformités mineures.
- Décrire les prochaines étapes : validation des actions correctives, décision de certification.
Cette réunion est l’occasion de poser des questions et de s’assurer que vous avez bien compris les attentes pour la suite.
Après l’audit : Suivi et actions correctives
La phase post-audit est déterminante pour l’obtention de la certification, surtout si des non-conformités ont été relevées.
Traitement des non-conformités éventuelles
Si des non-conformités ont été identifiées, vous devez :
- Analyser chaque non-conformité : comprendre son origine et son impact.
- Définir des actions correctives appropriées :
- Pour une non-conformité majeure : mettre en place des actions immédiates et apporter des preuves de leur efficacité.
- Pour une non-conformité mineure : planifier des actions à plus long terme, avec un calendrier précis.
- Transmettre les preuves de la mise en œuvre des actions à l’auditeur dans les délais impartis.
Bon à savoir : Selon les statistiques, environ 60 % des organismes obtiennent leur certification après avoir corrigé des non-conformités mineures.
Décision de certification et délivrance du certificat
Une fois les actions correctives validées :
- L’auditeur transmet son rapport final à l’organisme certificateur.
- Le comité de décision de l’organisme certificateur examine le dossier complet.
- La décision de certification est prise :
- Positive : vous recevez votre certificat Qualiopi, valable 3 ans.
- Ajournée : en cas de non-conformités non levées dans les délais, un nouvel audit peut être nécessaire.
Après obtention du certificat :
- Communiquez sur votre certification : mettez à jour vos supports de communication.
- Maintenez vos efforts : préparez-vous dès maintenant pour l’audit de surveillance qui aura lieu entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois.
