Traitement des non-conformités Qualiopi : délais et erreurs

En bref. Une non-conformité Qualiopi est un écart au Référentiel national qualité relevé par l’auditeur. Son traitement suit des délais fixés par l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit (article 5). Non-conformité mineure : plan d’action adressé au certificateur dans le délai qu’il fixe, mis en œuvre sous six mois, vérifié à l’audit suivant ; non levée à cet audit, elle devient majeure. Non-conformité majeure : actions correctives effectives sous trois mois à compter de la notification ; à défaut, la certification est refusée (audit initial) ou suspendue (audit de surveillance, complémentaire ou de renouvellement), puis retirée ou non renouvelée trois mois après la suspension.

Qu’est-ce qu’une non-conformité Qualiopi ?

Une non-conformité Qualiopi est un manquement à un indicateur du Référentiel national qualité, constaté par l’auditeur lors d’un audit initial, de surveillance, de renouvellement ou complémentaire. Le référentiel compte 7 critères et 32 indicateurs jusqu’au 31 octobre 2026, 33 à partir du 1er novembre 2026 (décret n° 2026-728 du 1er août 2026) ; le 33e ne concerne que les actions de formation par apprentissage. Le détail des indicateurs est sur la page Référentiel Qualiopi.

Deux règles de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié expliquent la plupart des écarts :

• l’absence de preuve le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité (articles 1er et 2) : une pratique réelle mais non documentée est un écart ;
• lorsque l’organisme est certifié ou candidat sur plusieurs catégories d’actions, le libellé de la non-conformité précise les catégories concernées (articles 1er et 2), et le certificateur peut délivrer la certification sur les seules catégories conformes (article 1er).

Non-conformité majeure ou mineure : quelle différence ?

La différence tient d’abord à l’indicateur concerné. L’article 5 de l’arrêté fixe une liste de 17 indicateurs qui ne peuvent donner lieu qu’à des non-conformités majeures. Les autres indicateurs peuvent être pondérés par le certificateur et donner lieu à des non-conformités mineures ou majeures.

Les 17 indicateurs « majeurs uniquement » (article 5, numérotation du référentiel) :

Deux autres règles font basculer un dossier :

• cinq non-conformités mineures non levées à la prise de décision constituent une non-conformité majeure (article 1er) ;
• une certification ne peut être délivrée tant qu’il reste une non-conformité majeure non levée (article 1er).

Dans sa version consultée le 21 octobre 2026 sur Légifrance, l’arrêté ne mentionne pas l’indicateur 33, applicable à l’apprentissage à partir du 1er novembre 2026.

Quels sont les délais de traitement d’une non-conformité Qualiopi ?

Les délais courent à compter de la notification des non-conformités à l’organisme audité. Ils sont fixés par l’article 5 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié, dans sa rédaction issue de l’arrêté du 31 mai 2023, et sont les mêmes quel que soit l’audit.

La vérification du traitement des non-conformités peut donner lieu à un audit complémentaire, à distance ou sur site (article 5).

Refus, suspension, retrait : que se passe-t-il selon l’audit ?

La conséquence d’une non-conformité majeure non traitée dans les trois mois dépend de l’audit au cours duquel elle a été relevée (article 5) :

• audit initial : le certificateur notifie un refus de certification ;
• audit de surveillance, audit complémentaire ou audit de renouvellement : le certificateur notifie une suspension de la certification ; sans actions correctives dans les trois mois qui suivent, la certification est retirée ou n’est pas renouvelée.

Trois précisions de l’arrêté :

• Renouvellement : l’audit de renouvellement doit avoir lieu avant l’échéance du certificat, dans des délais compatibles avec la levée des éventuelles non-conformités majeures avant cette échéance (article 3). Le prévoir tard, c’est réduire le temps de traitement.
• Organismes multi-sites : si un site présente une non-conformité majeure au moment de la décision, la certification est refusée (audit initial) ou suspendue (autres audits) pour l’ensemble de l’organisme, dans la limite des délais de l’article 5 (article 6).
• Après un refus ou un retrait : l’organisme ne peut pas déposer de nouvelle demande sur la catégorie d’actions concernée avant trois mois ; il doit ensuite indiquer au certificateur les non-conformités signalées et démontrer qu’elles ont été résolues (article 8).

Sans certification valide, un prestataire ne peut plus accéder aux fonds publics ou mutualisés de la formation (CPF, OPCO, France Travail, Régions…).

Comment traiter une non-conformité Qualiopi ?

Le traitement d’une non-conformité tient en un plan d’actions daté, dont chaque ligne associe un écart, sa cause, une action, un responsable, une échéance et une preuve. C’est sur les preuves que le certificateur lève l’écart, pas sur les intentions.

1. Lire le libellé exact de la non-conformité, son niveau (mineure ou majeure), les catégories d’actions visées et la date de notification, qui fait courir les délais.
2. Chercher la cause : procédure absente, procédure non appliquée, ou pratique réelle mais non tracée. Corriger le seul document fautif ne suffit pas si la cause se reproduit à la session suivante.
3. Corriger l’écart constaté : produire ou mettre à jour le document, appliquer la pratique manquante.
4. Étendre la correction à toutes les actions concernées, pas seulement à celle que l’auditeur a échantillonnée.
5. Rassembler les preuves datées : documents mis à jour, émargements, évaluations, comptes rendus, extraits d’outils.
6. Transmettre au certificateur dans le délai : plan d’action d’une mineure dans le délai qu’il a fixé, preuves d’une majeure dans les trois mois. Conservez la trace de l’envoi.
7. Préparer l’audit suivant : une mineure est vérifiée à l’audit suivant, et l’audit de surveillance prête une attention particulière à l’efficacité des actions correctives (article 2).

Erreurs fréquentes à l’audit initial et à l’audit de surveillance

Les erreurs ci-dessous découlent directement de l’arrêté ou des indicateurs du référentiel. Elles concernent autant l’audit initial que les audits suivants.

Croire qu’un nouvel organisme est dispensé de certains indicateurs

Un organisme dans sa première année d’activité, ou qui débute une nouvelle catégorie d’actions, est « nouvel entrant ». Pour les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32, l’audit initial vérifie la formalisation du processus ; leur mise en œuvre effective est vérifiée à l’audit de surveillance, dont la durée est alors majorée d’une demi-journée (articles 1er et 2). Les processus écrits à l’audit initial doivent donc produire des preuves avant la surveillance.

Oublier ce que l’audit de surveillance revoit en priorité

L’audit de surveillance, réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification, revoit au minimum : les indicateurs en non-conformité à l’audit initial, les 17 indicateurs « majeurs uniquement » applicables, les indicateurs 1, 17 et 19 et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3 (article 2). Voir notre page sur l’audit de surveillance Qualiopi.

Ne pas afficher son certificat

L’organisme certifié affiche son certificat dans ses locaux et sur son site internet, ou en remet une copie sur demande s’il n’a pas de site (article 1er). Le certificateur le vérifie à l’audit de surveillance, et son non-respect donne lieu à une non-conformité majeure (article 2).

Avoir la pratique sans la preuve

C’est l’écart le plus simple à éviter. Exemples d’erreurs sur les indicateurs :

• un positionnement à l’entrée réalisé à l’oral, sans trace par bénéficiaire (indicateur 8) ;
• des objectifs rédigés trop vaguement pour être évalués (indicateur 5, majeur uniquement) ;
• une veille légale, métier ou pédagogique réelle mais ni datée ni exploitée (indicateurs 23, 24 et 25) ;
• des appréciations recueillies mais jamais analysées ni suivies d’actions (indicateur 30, indicateur 32) ;
• des formateurs sous-traitants dont on ne vérifie pas le respect du référentiel (indicateur 27, majeur uniquement) ;
• un programme en ligne qui ne correspond plus à la prestation réellement délivrée (indicateur 1).

Pour préparer les preuves indicateur par indicateur, voir la liste des justificatifs par indicateur et notre checklist Qualiopi. Pour le renouvellement, la page erreurs à éviter au renouvellement complète celle-ci.

Peut-on contester une non-conformité ?

Oui, en deux temps.

D’abord auprès du certificateur. Les organismes certificateurs sont accrédités par le COFRAC selon la norme NF EN ISO/IEC 17065, qui leur impose une procédure de plaintes et d’appels (paragraphe 7.13) ; le programme d’accréditation Qualiopi du COFRAC y renvoie. La procédure et ses délais sont ceux de votre certificateur : lisez votre contrat de certification dès la réception du rapport, et appuyez la contestation sur des preuves écrites.

Ensuite, si le certificateur ne traite pas correctement votre plainte, vous pouvez la signaler par écrit au COFRAC, qui traite les plaintes visant les organismes qu’il accrédite (procédure de traitement des plaintes GEN PROC 05). Cette voie relève des règles de l’accréditation, pas d’un texte du ministère du Travail.

L’arrêté ne prévoit pas que la contestation suspende les délais de l’article 5 : mieux vaut engager les actions correctives en parallèle.

Questions fréquentes

Combien de non-conformités mineures font une non-conformité majeure ?

Cinq. L’existence d’au moins cinq non-conformités mineures non levées au moment de la décision constitue une non-conformité majeure (arrêté du 6 juin 2019 modifié, article 1er). Une seule non-conformité majeure non levée suffit à empêcher la délivrance de la certification.

Quel est le délai pour lever une non-conformité majeure Qualiopi ?

Trois mois à compter de la notification : les actions correctives doivent être effectives dans ce délai, puis vérifiées par le certificateur dans le mois qui suit. À défaut, la certification est refusée à l’audit initial ou suspendue aux autres audits ; sans correction dans les trois mois suivant la suspension, elle est retirée ou non renouvelée (article 5).

Quel est le délai pour une non-conformité mineure ?

Le plan d’action est adressé au certificateur dans le délai qu’il fixe et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. Sa mise en œuvre est vérifiée à l’audit suivant ; si la non-conformité n’est pas levée à cet audit, elle est requalifiée en non-conformité majeure (article 5).

Une non-conformité mineure empêche-t-elle d’obtenir Qualiopi ?

Pas à elle seule. La certification ne peut pas être délivrée tant qu’une non-conformité majeure reste non levée ; une mineure se traite par un plan d’action. Mais cinq mineures non levées au moment de la décision valent une majeure (article 1er).

Peut-on redemander la certification après un refus ou un retrait ?

Oui, après un délai de trois mois à compter du refus ou du retrait, pour la catégorie d’actions concernée. L’organisme indique alors au certificateur les non-conformités qui lui avaient été signalées et démontre qu’elles ont été résolues (article 8).

Source : arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail, modifié notamment par l’arrêté du 31 mai 2023 (JORF du 8 juin 2023) ; version en vigueur consultée sur Légifrance le 21 octobre 2026.