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Accompagnement à la certification Qualiopi : comment ça marche ?
La certification Qualiopi est devenue un enjeu incontournable pour les organismes de formation en France. Elle atteste de la qualité des prestations proposées et est désormais indispensable pour accéder aux financements publics et mutualisés, tels que ceux de Pôle emploi ou des OPCO. Cette reconnaissance officielle renforce non seulement la crédibilité auprès des clients, mais elle est aussi un gage de confiance pour les partenaires financiers.
Cependant, le chemin vers l’obtention de cette certification est souvent semé d’embûches. La complexité du Référentiel National Qualité, les nombreuses exigences à respecter et la préparation minutieuse de l’audit peuvent représenter un véritable défi. Le processus est non seulement exigeant en termes de qualité, mais aussi chronophage, ce qui peut mettre à rude épreuve les ressources des organismes, surtout les plus petits.
C’est dans ce contexte que l’accompagnement à la certification Qualiopi prend tout son sens. Faire appel à un expert pour naviguer dans ce processus peut faire toute la différence entre un audit réussi du premier coup et des allers-retours coûteux en temps et en argent. Dans les sections suivantes, nous allons détailler comment fonctionne cet accompagnement et pourquoi il est devenu essentiel pour de nombreux acteurs de la formation.
Comprendre la certification Qualiopi
La certification Qualiopi est un label de qualité délivré aux organismes de formation qui répondent aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Elle est devenue incontournable pour les prestataires souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés, tels que ceux octroyés par l’État, les régions, Pôle emploi ou les OPCO. Mais qu’implique réellement cette certification, et quelles sont les exigences à respecter pour l’obtenir ?
Qu’est-ce que Qualiopi ?
Qualiopi est une marque de certification qui atteste de la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires d’actions de développement des compétences. Son objectif principal est de garantir une offre de formation cohérente et de haut niveau pour les bénéficiaires, en uniformisant les standards à travers un référentiel commun.
Les organismes concernés par Qualiopi sont :
- Les organismes de formation qui dispensent des actions de formation professionnelle.
- Les centres de bilan de compétences qui accompagnent les individus dans l’évaluation de leurs aptitudes professionnelles et personnelles.
- Les organismes de validation des acquis de l’expérience (VAE) qui permettent de reconnaître officiellement les compétences acquises par l’expérience.
- Les centres de formation d’apprentis (CFA) qui proposent des formations en alternance.
Peu importe la taille ou la structure de l’organisme, dès lors qu’il souhaite bénéficier de financements publics ou mutualisés, la certification Qualiopi est indispensable.
Les exigences du Référentiel National Qualité
Pour obtenir la certification Qualiopi, les organismes doivent se conformer aux exigences du Référentiel National Qualité, qui s’articule autour de sept critères clés déclinés en 32 indicateurs.
Les sept critères clés sont les suivants :
- Fournir une information accessible au public sur les prestations proposées, les modalités d’accès et les résultats obtenus.
- Identifier clairement les objectifs des prestations et les adapter aux besoins des bénéficiaires lors de leur conception.
- Adapter les prestations aux publics bénéficiaires, en assurant un accueil, un accompagnement, un suivi et une évaluation personnalisés.
- Mobiliser des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement appropriés pour la mise en œuvre des prestations.
- Assurer la qualification et le développement des compétences du personnel impliqué dans les prestations.
- Inscrire le prestataire dans son environnement socio-économique, en participant à des réseaux professionnels et en s’adaptant aux évolutions du secteur.
- Recueillir et prendre en compte les appréciations et réclamations des parties prenantes pour améliorer en continu les prestations.
Chaque critère est détaillé par des indicateurs spécifiques qui précisent les éléments à mettre en place pour répondre aux exigences du référentiel. Ces indicateurs servent de guide lors de l’audit, permettant à l’organisme certificateur d’évaluer la conformité des pratiques de l’organisme de formation.
Respecter ces critères et indicateurs nécessite une démarche structurée, une documentation rigoureuse et l’implication de toute l’équipe. C’est un processus qui demande du temps et une réelle volonté d’amélioration continue de la qualité des services offerts.

Pourquoi se faire accompagner pour obtenir Qualiopi ?
Obtenir la certification Qualiopi est un processus exigeant qui requiert une compréhension approfondie du Référentiel National Qualité et une préparation minutieuse à l’audit. Pour de nombreux organismes de formation, surtout ceux qui n’ont pas d’expérience préalable en matière d’audits qualité, se faire accompagner par un professionnel peut s’avérer être un atout majeur. Examinons les raisons pour lesquelles un accompagnement spécialisé peut faire la différence.
Les avantages d’un accompagnement professionnel
Gain de temps et d’efficacité
L’un des principaux bénéfices d’un accompagnement est le gain de temps considérable qu’il procure. Un expert en certification Qualiopi connaît parfaitement le référentiel et les attentes des auditeurs. Il peut donc guider l’organisme de formation de manière ciblée, en évitant les pièges courants et en optimisant chaque étape de la préparation. Cela permet de réduire significativement le temps consacré à la compréhension des exigences et à la mise en place des processus nécessaires.
Expertise et maîtrise du référentiel
Les accompagnateurs professionnels disposent d’une expertise approfondie du Référentiel National Qualité. Ils peuvent apporter des éclaircissements sur les points complexes, aider à interpréter correctement les indicateurs et suggérer des pratiques éprouvées pour répondre aux exigences. Leur expérience avec d’autres organismes de formation leur permet également de proposer des solutions adaptées et innovantes pour satisfaire aux critères de certification.
Réduction du stress lié à l’audit
La perspective d’un audit peut être source de stress pour les équipes, surtout lorsque l’enjeu est aussi important que l’obtention de Qualiopi. Un accompagnement professionnel apporte une certaine sérénité en préparant l’organisme aux conditions réelles de l’audit. Grâce à des simulations et des conseils personnalisés, l’accompagnateur aide à anticiper les questions de l’auditeur, à présenter les preuves de manière convaincante et à aborder l’audit avec confiance.
Les défis sans accompagnement
Le risque de non-conformités
Sans accompagnement, le risque de passer à côté de certaines exigences du référentiel est plus élevé. Une mauvaise interprétation des indicateurs ou une préparation insuffisante peut entraîner des non-conformités lors de l’audit. Cela peut non seulement retarder l’obtention de la certification, mais aussi engendrer des coûts supplémentaires pour corriger les écarts et éventuellement planifier un nouvel audit.
La complexité de la préparation en solo
La préparation à la certification Qualiopi implique de nombreuses tâches : analyse du référentiel, mise en place de processus internes, collecte des preuves, formation du personnel, etc. Pour un organisme de formation qui gère déjà ses activités quotidiennes, ajouter cette charge de travail peut être particulièrement lourd. Sans l’appui d’un expert, il est facile de se sentir submergé par la quantité d’informations à traiter et les actions à mener.
Comment fonctionne l’accompagnement à la certification ?
Obtenir la certification Qualiopi est un processus qui nécessite une préparation rigoureuse et une compréhension approfondie des exigences du Référentiel National Qualité. L’accompagnement par un professionnel permet de structurer cette démarche en plusieurs étapes clés, assurant ainsi une préparation optimale à l’audit.
Les étapes clés de l’accompagnement
Diagnostic initial
La première étape de l’accompagnement consiste généralement en un diagnostic initial. L’accompagnateur effectue une analyse détaillée de votre organisme de formation pour évaluer sa conformité actuelle par rapport aux exigences du référentiel Qualiopi. Ce diagnostic permet d’identifier les points forts sur lesquels capitaliser et les axes d’amélioration à travailler. Il s’agit d’une sorte de bilan qui servira de base pour élaborer un plan d’action adapté à vos besoins spécifiques.
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Mise en place des actions nécessaires
Suite au diagnostic, l’accompagnateur vous aide à mettre en place les actions nécessaires pour répondre aux exigences du référentiel. Cela peut inclure la formalisation de procédures internes, l’élaboration de documents spécifiques, la mise en place de méthodes d’évaluation, ou encore la formation du personnel aux nouvelles pratiques. L’accompagnateur apporte son expertise pour s’assurer que chaque indicateur du référentiel est correctement adressé, en fournissant des conseils pratiques et des outils adaptés.
Préparation à l’audit et simulation
Une fois les actions mises en place, l’accompagnement se focalise sur la préparation à l’audit. Il s’agit de vous familiariser avec le déroulement de l’audit, de vous entraîner à présenter vos processus et à fournir les preuves requises. Certains accompagnateurs proposent des audits à blanc, ou simulations d’audit, qui reproduisent les conditions réelles de l’évaluation. Cette étape permet d’identifier les derniers ajustements à effectuer et de gagner en confiance avant le jour J.
Les types d’accompagnement disponibles
Il existe plusieurs formes d’accompagnement, adaptées aux besoins et aux ressources de chaque organisme de formation.
Formation sur le référentiel Qualiopi
Cette option consiste à suivre une formation dédiée au référentiel Qualiopi. Elle permet de comprendre en profondeur les exigences de la certification et de savoir comment les appliquer au sein de son organisme. C’est une solution intéressante pour ceux qui souhaitent maîtriser eux-mêmes la préparation, tout en bénéficiant d’un cadre pédagogique pour assimiler les informations.
Conseil personnalisé et coaching
Le conseil personnalisé offre un accompagnement sur mesure, avec un expert qui vous guide tout au long du processus. Il vous aide à élaborer vos documents, à mettre en place vos procédures et à résoudre les problématiques spécifiques à votre structure. Ce coaching individualisé est particulièrement efficace pour obtenir des résultats rapides et adaptés à vos besoins.
Audit à blanc (pré-audit)
L’audit à blanc est une simulation de l’audit réel, réalisée par un professionnel qui joue le rôle de l’auditeur. Cette démarche permet de tester vos préparations, d’identifier les éventuelles non-conformités et de vous entraîner à présenter vos preuves. C’est un excellent moyen de se préparer psychologiquement et opérationnellement à l’audit officiel, en minimisant le risque de mauvaises surprises.
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Comment choisir le bon accompagnateur Qualiopi ?
Le choix d’un accompagnateur pour votre démarche de certification Qualiopi est une décision stratégique qui peut grandement influencer le succès de votre audit. Il est essentiel de sélectionner un professionnel compétent et adapté à vos besoins spécifiques. Voici les critères à considérer pour faire le bon choix.
Les critères de sélection importants
Expérience dans le secteur de la formation
Il est primordial que l’accompagnateur possède une expérience solide dans le domaine de la formation professionnelle. Une connaissance approfondie du secteur lui permettra de comprendre les enjeux spécifiques auxquels vous faites face et de vous proposer des solutions adaptées. Il sera plus à même de vous guider dans la mise en place de processus conformes aux exigences du référentiel, tout en tenant compte des particularités de votre activité.
Connaissance approfondie du référentiel
Assurez-vous que l’accompagnateur maîtrise parfaitement le Référentiel National Qualité. Il doit être capable d’interpréter les 32 indicateurs avec précision et de vous expliquer clairement ce qui est attendu lors de l’audit. Certains accompagnateurs sont également auditeurs certifiés, ce qui peut être un atout supplémentaire, car ils connaissent les attentes des organismes certificateurs et les points sur lesquels les auditeurs sont particulièrement attentifs.
Références et témoignages clients
N’hésitez pas à demander des références ou à consulter les témoignages de clients précédents. Cela vous donnera une idée de la qualité de l’accompagnement proposé et de la satisfaction des organismes qui ont fait appel à ses services. Un accompagnateur avec une bonne réputation et des retours positifs est généralement un gage de sérieux et de compétence.
Les questions à poser avant de s’engager
Avant de faire votre choix, il est important de poser certaines questions à l’accompagnateur potentiel pour vous assurer qu’il correspond à vos attentes.
Méthodologie d’accompagnement
Demandez-lui de vous détailler sa méthodologie d’accompagnement. Comment prévoit-il de vous aider à préparer la certification ? Propose-t-il des ateliers pratiques, des sessions de formation, des audits à blanc ? Une approche structurée et transparente vous permettra de savoir à quoi vous attendre et de vous projeter dans le processus.
Tarifs et prestations incluses
Clarifiez les tarifs et les prestations incluses dans l’offre. Le coût de l’accompagnement peut varier en fonction de la durée, du niveau d’intervention et des services proposés (formation, coaching, audit à blanc, etc.). Assurez-vous de comprendre ce qui est compris dans le prix et s’il y a des frais supplémentaires à prévoir. Il est également utile de comparer plusieurs devis pour trouver l’offre qui offre le meilleur rapport qualité-prix en fonction de vos besoins et de votre budget.

Le coût de l’accompagnement à la certification Qualiopi
Obtenir la certification Qualiopi est un investissement, non seulement en temps mais aussi en ressources financières. Comprendre le coût de l’accompagnement est essentiel pour planifier votre budget et choisir l’option qui correspond le mieux à vos besoins et à vos contraintes. Plusieurs facteurs influencent le prix de l’accompagnement, et il existe des solutions adaptées à différents budgets.
Les facteurs influençant le prix
Type d’accompagnement choisi
Le type d’accompagnement est le premier facteur qui impacte le coût. Les prestations peuvent varier considérablement, allant de simples sessions de formation à un accompagnement complet comprenant des audits à blanc et un suivi personnalisé.
- Formation sur le référentiel : Des formations groupées ou individuelles qui vous aident à comprendre les exigences de Qualiopi. Elles sont généralement moins coûteuses et peuvent être suffisantes pour ceux qui souhaitent gérer eux-mêmes la préparation.
- Conseil personnalisé : Un accompagnement sur mesure avec des sessions de coaching adaptées à votre organisme. Ce type de prestation est plus onéreux en raison du temps et de l’expertise dédiés spécifiquement à votre structure.
- Audit à blanc : La réalisation d’un audit simulé pour évaluer votre préparation peut également ajouter au coût, mais elle offre une valeur ajoutée significative en vous permettant de corriger les non-conformités avant l’audit officiel.
Taille et besoins spécifiques de l’organisme
La taille de votre organisme de formation et vos besoins spécifiques influencent également le coût de l’accompagnement.
- Petits organismes ou formateurs indépendants : Ils peuvent nécessiter moins de temps d’accompagnement, ce qui réduit le coût global.
- Organismes de plus grande taille : Avec plusieurs sites, une équipe importante et des processus plus complexes, le temps d’accompagnement sera plus long et le coût plus élevé.
- Activités multiples : Si votre organisme propose plusieurs types d’actions (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage), l’accompagnement devra couvrir tous ces aspects, ce qui peut augmenter le prix.
Les solutions pour les petits budgets
Si votre budget est limité, il existe des alternatives pour bénéficier d’un accompagnement efficace sans vous ruiner.
Formations groupées
Participer à des formations groupées est une option économique. Ces sessions rassemblent plusieurs organismes et permettent de partager les coûts. Elles offrent une introduction complète au référentiel Qualiopi et fournissent des outils pour vous aider dans votre préparation.
Ressources en ligne et webinaires
De nombreuses ressources en ligne gratuites ou à faible coût sont disponibles :
- Webinaires : Des sessions en ligne animées par des experts qui couvrent différents aspects de la certification.
- Guides et tutoriels : Des documents téléchargeables qui expliquent étape par étape comment se préparer à l’audit.
- Forums et communautés : Échanger avec d’autres professionnels qui sont passés par le processus peut être très utile pour obtenir des conseils pratiques.
Aides et financements possibles
Il est également possible de bénéficier de financements ou d’aides pour réduire le coût de l’accompagnement :
- OPCO : Les opérateurs de compétences peuvent financer tout ou partie de l’accompagnement si celui-ci est réalisé sous forme de formation.
- Subventions régionales ou nationales : Certaines régions ou institutions proposent des aides pour soutenir les organismes de formation dans leur démarche qualité.
- Crédits d’impôt : Dans certains cas, les dépenses liées à la formation et à l’amélioration de la qualité peuvent être éligibles à des crédits d’impôt.
En explorant ces différentes options, même les organismes disposant de budgets modestes peuvent accéder à un accompagnement de qualité pour préparer sereinement leur certification Qualiopi.
Préparer l’audit Qualiopi avec sérénité
La préparation de l’audit Qualiopi est une étape cruciale qui nécessite une organisation rigoureuse et l’implication de l’ensemble de votre équipe. En adoptant les bonnes pratiques et en anticipant les éventuelles non-conformités, vous pouvez aborder l’audit avec confiance et sérénité.
Les bonnes pratiques à adopter
Impliquer toute l’équipe
La réussite de la certification Qualiopi repose sur la mobilisation de tous les membres de votre organisme de formation. Chaque collaborateur joue un rôle essentiel dans la mise en place et le respect des processus qualité.
- Sensibilisation collective : Organisez des sessions d’information pour expliquer les enjeux de la certification et les bénéfices attendus pour l’organisme et les apprenants.
- Définition des rôles : Attribuez des responsabilités précises à chacun en fonction de ses compétences et de son domaine d’intervention.
- Communication interne : Favorisez un échange régulier d’informations et de feedbacks pour assurer une cohésion d’équipe et une compréhension commune des objectifs à atteindre.
Documenter toutes les procédures
Une documentation précise et à jour est essentielle pour démontrer la conformité de vos pratiques lors de l’audit.
- Formalisation des processus : Élaborez des procédures écrites pour chaque activité clé, en détaillant les étapes, les responsables et les outils utilisés.
- Collecte des preuves : Rassemblez les documents attestant de la mise en œuvre effective de vos processus (supports de formation, évaluations, feuilles de présence, etc.).
- Gestion documentaire : Mettez en place un système organisé pour stocker et accéder facilement à l’ensemble des documents requis.
Réaliser des revues internes régulières
Les revues internes sont un outil précieux pour évaluer l’efficacité de vos processus et identifier les axes d’amélioration.
- Audits internes : Planifiez des vérifications périodiques pour vous assurer que les procédures sont bien suivies et conformes au référentiel.
- Analyse des résultats : Discutez en équipe des conclusions des audits internes pour comprendre les causes des éventuels écarts.
- Actions correctives : Définissez et mettez en place des mesures pour remédier aux dysfonctionnements identifiés, en fixant des objectifs et des délais clairs.
Anticiper les non-conformités éventuelles
Prévoir les possibles non-conformités vous permet de les gérer efficacement et de réduire leur impact lors de l’audit officiel.
Comment les identifier et les corriger
- Auto-évaluation : Utilisez le référentiel Qualiopi comme grille d’auto-évaluation pour vérifier votre conformité point par point.
- Feedback externe : Faites appel à un tiers, comme un consultant ou un pair, pour obtenir un regard neuf sur vos pratiques.
- Plan d’amélioration : Pour chaque non-conformité potentielle, élaborez un plan d’action détaillé incluant les étapes à suivre, les ressources nécessaires et les responsables.
L’importance de l’amélioration continue
La démarche Qualiopi s’inscrit dans un processus d’amélioration continue visant à perfectionner en permanence la qualité de vos prestations.
- Culture de qualité : Encouragez une attitude proactive où chaque collaborateur est attentif aux possibilités d’amélioration.
- Suivi des indicateurs : Mettez en place des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité de vos actions et ajuster vos stratégies en conséquence.
- Formation continue : Investissez dans le développement des compétences de votre équipe pour rester à la pointe des évolutions du secteur et des attentes des apprenants.
En adoptant ces pratiques, vous créez un environnement propice à la réussite de votre audit Qualiopi et au-delà, vous installez une dynamique positive au sein de votre organisme de formation. Cette approche vous permettra non seulement d’obtenir la certification, mais aussi de renforcer la satisfaction de vos clients et la réputation de votre structure sur le long terme.
Obtenir la certification Qualiopi est une étape essentielle pour les organismes de formation souhaitant garantir la qualité de leurs prestations et accéder aux financements publics ou mutualisés. Ce processus, bien que rigoureux, offre une occasion précieuse de structurer et d’améliorer vos pratiques internes, renforçant ainsi la confiance de vos clients et partenaires.
L’accompagnement professionnel apparaît comme un atout majeur pour naviguer sereinement à travers les exigences du Référentiel National Qualité. En faisant appel à des experts, vous maximisez vos chances de réussite dès le premier audit, tout en gagnant du temps et en évitant les écueils courants. Que vous optiez pour un conseil personnalisé, une formation dédiée ou un audit à blanc, les solutions d’accompagnement s’adaptent à vos besoins et à vos ressources.
En fin de compte, la certification Qualiopi ne représente pas seulement une obligation réglementaire, mais une opportunité de croissance et de développement pour votre organisme. En investissant dans la qualité et en adoptant une démarche d’amélioration continue, vous posez les bases d’un succès durable et d’une réputation solide dans le secteur de la formation professionnelle.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi et pourquoi est-elle obligatoire ?
La certification Qualiopi est une marque de qualité délivrée aux organismes de formation qui répondent aux exigences du Référentiel National Qualité. Elle est obligatoire depuis le 1ᵉʳ janvier 2022 pour tous les prestataires souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés, tels que ceux de l’État, des régions, de Pôle emploi ou des OPCO. Cette certification atteste de la qualité des processus mis en place et renforce la confiance des clients et partenaires.
Pourquoi est-il recommandé de se faire accompagner pour obtenir Qualiopi ?
Se faire accompagner par un professionnel permet de gagner du temps, d’augmenter l’efficacité de la préparation et de réduire le stress lié à l’audit. Un expert en certification Qualiopi maîtrise le référentiel et les attentes des auditeurs, vous aidant ainsi à éviter les erreurs courantes, à mettre en place les bonnes pratiques et à optimiser vos chances de réussite dès le premier audit.
Combien coûte un accompagnement à la certification Qualiopi ?
Le coût de l’accompagnement varie en fonction du type de service choisi, de la taille de votre organisme et de vos besoins spécifiques. Les tarifs peuvent aller de quelques centaines d’euros pour des formations groupées ou des ressources en ligne, à plusieurs milliers d’euros pour un accompagnement personnalisé complet incluant des audits à blanc. Il est conseillé de comparer plusieurs offres et de vérifier les possibilités de financements ou d’aides disponibles.
Comment choisir le bon accompagnateur pour la certification Qualiopi ?
Pour choisir un accompagnateur adapté, vérifiez son expérience dans le secteur de la formation, sa connaissance approfondie du Référentiel National Qualité et consultez les témoignages ou références de clients précédents. Posez-lui des questions sur sa méthodologie d’accompagnement, les services inclus dans son offre et les tarifs pratiqués afin de vous assurer qu’ils correspondent à vos besoins.
Est-il possible d’obtenir la certification Qualiopi sans accompagnement ?
Oui, il est tout à fait possible de préparer et de réussir l’audit Qualiopi sans accompagnement externe. Cependant, cela nécessite une bonne compréhension du référentiel, une organisation rigoureuse et un investissement en temps conséquent. L’accompagnement peut faciliter le processus, surtout si vous manquez d’expérience en matière d’audits qualité.
Quelles sont les étapes principales de l’accompagnement à la certification Qualiopi ?
Les étapes clés incluent :
Suivi post-audit : accompagnement pour lever d’éventuelles non-conformités et maintenir la qualité sur le long terme.
Diagnostic initial : évaluation de votre situation par rapport au référentiel.
Mise en place des actions : élaboration et déploiement des processus nécessaires pour répondre aux exigences.
Préparation à l’audit : entraînement via des simulations ou audits à blanc.
Quelles solutions existent pour les petits organismes disposant d’un budget limité ?
Pour les petits budgets, plusieurs options s’offrent à vous :
Communautés professionnelles : échanger avec d’autres organismes pour partager des conseils et des bonnes pratiques.
Formations groupées : moins coûteuses, elles permettent de partager les frais.
Ressources en ligne et webinaires : accessibles à moindre coût, voire gratuitement.
Aides financières : certaines subventions ou financements par les OPCO peuvent couvrir une partie des coûts d’accompagnement.
Obtenir la certification Qualiopi est un enjeu majeur pour les organismes de formation souhaitant garantir la qualité de leurs prestations et accéder aux financements publics ou mutualisés. Cependant, le processus de certification peut sembler complexe et intimidant. C’est pourquoi un accompagnement professionnel peut faire toute la différence en vous guidant à chaque étape du parcours. Dans cet article, nous allons explorer en détail comment fonctionne l’accompagnement à la certification Qualiopi, ses avantages, et comment il peut faciliter votre démarche vers la conformité.
Si vous êtes également intéressé par l’acquisition ou la cession d’un organisme de formation, n’hésitez pas à consulter notre guide complet sur le sujet : Guide complet pour l’achat et la vente d’un organisme de formation.