Les 5 étapes pour se faire accompagner Qualiopi en 2025
Table des matières
- Étape 1 : auto‑diagnostic qualité initial en 2025
- Étape 2 : constitution du dossier de preuves et préparation documentaire
- Étape 3 : choix du certificateur accrédité COFRAC
- Étape 4 : audit initial Qualiopi – déroulement et traitement des non‑conformités
- Étape 5 : certification, audit de surveillance et renouvellement
- Questions fréquentes sur Qualiopi 2025
Étape 1 : auto‑diagnostic qualité initial en 2025
Pourquoi débuter par un auto‑diagnostic Qualiopi en 2025 ?
L’auto‑diagnostic est l’étape stratégique de départ : il permet d’identifier vos forces et vos écarts par rapport aux critères du Référentiel National Qualité (RNQ) en toute transparence. En 2025, avec la version 9 du guide de lecture publiée en janvier 2024, chaque indicateur est précisément défini et attend une preuve documentaire solide : mieux vaut donc commencer par faire le point pour éviter les mauvaises surprises en audit.
Grâce à cet exercice, vous élaborez un plan d’action personnalisé, en mobilisant votre équipe dès le départ. L’objectif ? Répondre efficacement aux 7 critères et 32 indicateurs du RNQ et entrer dans une démarche qualité structurée dès le premier jour.
Comprendre les 7 critères et 32 indicateurs du RNQ à évaluer
Le RNQ repose sur sept critères principaux, déclinés en 32 indicateurs à disposition variable selon votre type d’action (formation, VAE, apprentissage) :
| Critère | Objectif principal |
|---|---|
| Information des publics | Transparence, plaquettes, prérequis, tarifs |
| Conception et adaptation des prestations | Analyse des besoins, progression, mode pédagogique |
| Mise en œuvre des actions | Ressources, adaptation, accompagnement |
| Environnement socio‑économique | Partenariats, veille métiers |
| Ressources techniques et humaines | Compétences formateurs, veille, accessibilité |
| Démarche qualité et amélioration continue | Evaluations, gestion des réclamations |
| Conformité réglementaire | Réglement intérieur, RGPD, mentions légales |
Chacun de ces critères doit être évalué lors de l’auto‑diagnostic : par exemple, vérifiez que votre site internet et vos plaquettes sont à jour (Critère 1), que les fiches de suivi pédagogique existent et sont exploitées (Critères 2 et 6), etc.
Outils et checklist pour un pré‑audit efficace
Pour conduire cet auto‑diagnostic, plusieurs outils s’avèrent utiles :
- Une check‑list organisée par critère/RNQ, permettant de cocher indicateur par indicateur si une preuve existe ou non.
- Un audit blanc interne réalisé environ 2 mois avant l’audit officiel pour repérer les non‑conformités restantes et engager le plan d’action correctif.
- Des réunions d’équipe dédiées : mobiliser direction, pédagogique et administratif assure un diagnostic plus fiable et partagé.
Le planning conseillé :
| Délai avant l’audit | Action recommandée |
|---|---|
| J‑60 | Réaliser l’auto‑diagnostic complet + audit blanc |
| J‑30 à J‑15 | Mettre en œuvre les premières corrections |
| J‑7 | Vérifier l’accessibilité des documents, préparer l’auditeur |
Cette préparation méthodique permet d’aborder l’audit initial avec confiance, en réduisant les risques de non‑conformités et en démontrant une réelle maîtrise des exigences Qualiopi.
Étape 2 : constitution du dossier de preuves et préparation documentaire
Documents indispensables : NDA, SIRET, bilans pédagogiques…
Pour constituer un dossier solide en 2025, plusieurs éléments administratifs sont incontournables :
- NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) : justificatif exigé par la DREETS. Un récépissé de moins de trois mois suffit pour un nouvel entrant .
- Justificatif juridique : extrait K‑bis ou équivalent, à jour.
- Bilan pédagogique et financier (BPF) ou premières données comptables si vous êtes nouveau, nécessaires pour l’audit initial.
- Conventions et curriculum vitae des formateurs, fiches pédagogiques et plans de formation.
- Procédures qualité documentées (réclamations, suivi satisfaction, évaluation). Tous ces éléments démontrent la conformité aux indicateurs du RNQ.
Tableaux de suivi : satisfaction, évaluation des acquis, amélioration continue
L’un des points fréquents de non-conformité à l’audit concerne le recueil et le traitement des appréciations :
- L’indicateur 30 (recueil des appréciations) représente 44 % des écarts détectés selon ICPF en 2024 ([turn0search5])
- D’autres écarts fréquents incluent l’usage incorrect du logo Qualiopi (26 %) et l’affichage inadéquat du certificat (20 %)
Un tableau structuré est donc indispensable :
| Indicateur RNQ | Preuve attendue | Statut |
|---|---|---|
| Recueil des appréciations (30) | Questionnaires à chaud & suivi relances | ✅ ou ❌ |
| Positionnement (8) | Test de positionnement ou entretien d’entrée | ✅ ou ❌ |
| Usage du logo Qualiopi | Captures de site, documents officiels | ✅ ou ❌ |
Ce type de suivi contribue à une démarche qualité transparente et facilitée à l’audit.
Cas concret : structurer un dossier complet pour un centre VAE ou bilan de compétences
Voici un exemple illustratif pour un centre VAE :
- Un fichier Excel listant chaque candidat VAE avec date de positionnement, parcours, validation.
- Une synthèse du taux de réussite VAE sur l’année précédente (ex. 78 %), joint à un plan d’amélioration.
- Procédé documenté interne sur l’accompagnement, les entretiens, les dossiers pris en charge.
Ce cas respecte les exigences des indicateurs du critère 2 (adaptation aux besoins) et du critère 6 (amélioration continue).
Étape 3 : choix du certificateur accrédité COFRAC
Pourquoi choisir un organisme certifié COFRAC est essentiel en 2025
En 2025, il est impératif de choisir un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (Comité français d’accréditation), gage de conformité à la norme ISO 17065. Cette reconnaissance garantie que l’audit respecte les exigences de compétence, d’impartialité et de méthodologie imposées par le référentiel Qualiopi.
L’accréditation COFRAC protège votre certification : un organisme non accrédité ne peut pas délivrer un certificat valide pour le CPF ou les financements publics. En phase de renouvellement ou de transfert, la règle reste la même.
Comment planifier l’audit initial : délais, modalités, sur site ou à distance
L’audit initial doit être organisé en fonction de votre secteur d’activité, du chiffre d’affaires dans les catégories certifiées et du nombre de sites concernés. Le guide professionnel précise que la durée et la modalité peuvent varier selon ces paramètres.
En 2025, deux modalités sont possibles :
- Audit sur site : recommandé pour les organismes multisites ou avec des indications terrain à vérifier (cas des évaluations en situation réelle, sous-traitance, cours présentiel).
- Audit à distance : possible si la durée est inférieure à 4 heures et pour les structures simples (un seul site, dossier complet), via une visioconférence sécurisée.
Voici un calendrier type recommandé :
| Moment | Action |
|---|---|
| J‑60 à J‑45 | Contacter plusieurs certificateurs COFRAC pour devis et disponibilité |
| J‑45 à J‑30 | Choisir le certificateur adapté selon votre périmètre (VAE, formation, apprentissage) |
| J‑30 à J‑15 | Formaliser la commande et fixer la date d’audit |
| J‑7 | Vérifier logistique, connexion (pour audit à distance), et planification au jour J |
Étape 4 : audit initial Qualiopi – déroulement et traitement des non‑conformités
Déroulé typique de l’audit initial : entretiens, pièces documentaires, vérifications terrain
L’audit initial Qualiopi comprend trois grandes phases :
- Analyse documentaire : l’auditeur vérifie l’ensemble des preuves déposées (conventions, bilans, suivi satisfaction, évaluations, RGPD).
- Entretiens ciblés avec les responsables pédagogiques, administratifs ou d’équipe pour s’assurer de l’appropriation des pratiques.
- Vérifications terrain : l’auditeur confronte documentaire et réalité opérationnelle, notamment si vous recourez à la sous‑traitance ou dispensez des modules en présentiel.
Traitement des non‑conformités : mineures vs majeures, délais et preuve à fournir
En 2024‑2025, le taux de non‑conformités remonte significativement : chez ICPF, sur 1 217 audits initiaux réalisés, 44 % incluaient au moins une NC liée à l’indicateur 30 (recueil des appréciations), 26 % concernaient l’usage du logo Qualiopi, et 20 % l’affichage du certificat. Retrouvez plus d’information sur Qualiopi
Les types de NC sont :
- Non‑conformité mineure : écart ponctuel, à corriger sous 6 mois. Attention, au-dessus de 4 mineures, elles deviennent considérées comme majeures.
- Non‑conformité majeure : écart structurel à traiter impérativement sous 3 mois. La certification est suspendue tant que les preuves ne sont pas apportées.
Taux de réussite au premier audit avec accompagnement expert (statistiques 2025)
Selon Digi‑Certif, seuls 49 % des prestataires sont certifiés Qualiopi, 4 % sont en cours de processus, et 42 % ne le sont pas ou ne le sont plus. Ce taux reste particulièrement bas lorsque les organismes n’ont pas bénéficié d’un accompagnement structuré.
En revanche, les études indiquent que les prestataires accompagnés (audit blanc, checklist, coaching RH/qualité) peuvent doubler voire tripler leurs chances de réussite au premier passage. L’impact est clair : mieux préparé, l’organisme réduit fortement les risques de blocage ou d’échec. Retrouvez une aide pour réussir Qualiopi
Cas d’accompagnement réussi : exemple type
Par exemple, un centre VAE ayant mis en place :
- Un audit blanc deux mois avant l’audit officiel.
- Un plan d’action ciblé sur les indicateurs 8 (positionnement) et 30 (appréciations).
- Un suivi personnalisé des feedbacks avec tableau d’amélioration continue.
Ce centre a obtenu sa certification dès le premier passage sans NC majeure, démontrant que l’accompagnement méthodique permet un réel gain de temps et de sérénité.
Étape 5 : certification, audit de surveillance et renouvellement
Validité de la certification : durée de 3 ans et audit de surveillance (14‑22 mois)
La certification Qualiopi est attribuée pour une durée initiale de trois ans. Entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’audit initial, un audit de surveillance est exigé pour vérifier le maintien de la conformité aux 7 critères du RNQ.
Cet audit intermédiaire vise à garantir que les bonnes pratiques mises en œuvre sont toujours appliquées, notamment au regard de la traçabilité documentaire, des retours d’expérience et de l’amélioration continue. L’anticipation permet d’éviter toute interruption de financement liée au non-respect du cycle programmé. L’agence d’accompagnement Docteur Certif est spécialisée dans les audit de surveillance et renouvellement.
Anticiper le renouvellement : planification dès le 30ᵉ mois pour éviter rupture
Pour éviter toute rupture de certification à la fin du cycle de trois ans, il est fortement conseillé de lancer le processus de renouvellement dès le 30ᵉ mois. Cela inclut :
- La mise à jour du dossier documentaire (BPF, NDA, CV, bilans pédagogiques…) ;
- Le recueil systématique des appréciations récentes ;
- La réalisation d’un nouvel audit blanc si nécessaire pour ajuster les processus ;
- La prise de contact avec un certificateur accrédité pour planifier l’audit de renouvellement.
Un démarrage précoce garantit une continuité dans l’accès aux financements publics et mutualisés, indispensables pour pérenniser les actions de formation.
Questions fréquentes sur Qualiopi 2025
Non, la certification Qualiopi n’est pas légalement obligatoire pour tous les organismes de formation. En revanche, elle devient impérative si vous souhaitez accéder à des financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO, subventions publiques) ; sans elle, vos formations ne peuvent être financées par ces dispositifs.
Le processus complet prend généralement entre 3 et 6 mois : diagnostic initial, constitution du dossier, audit initial et corrections en cas de NC. Le délai dépend fortement de votre niveau de préparation et de la disponibilité des certificateurs COFRAC.
L’audit initial est facturé entre 900 € et 1 600 € HT par jour selon la taille du centre et le nombre de sites. L’accompagnement (audit blanc, plan d’action, suivi personnalisé) peut atteindre entre 3 000 € et 7 000 €, avec une moyenne autour de 1 700 € pour un accompagnement structuré.
La certification Qualiopi est valable trois ans. Un audit de surveillance est requis entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois après l’audit initial pour vérifier le maintien de la conformité aux critères du RNQ. En cas de non‑conformité non corrigée, le certificat peut être suspendu.
