Est-ce que les formateurs indépendants peuvent bénéficier de Qualiopi ?
Pour un formateur indépendant, Qualiopi n’est pas seulement une contrainte administrative : c’est aussi un puissant levier commercial. Elle rassure les entreprises, les OPCO et les bénéficiaires, en prouvant que vous respectez un Référentiel National Qualité (RNQ) structuré autour de critères très concrets : information du public, adaptation des prestations, compétences des intervenants, suivi des résultats, amélioration continue, etc. Obtenir cette certification revient à professionnaliser toute votre « machine de formation » : du premier contact commercial jusqu’aux attestations de fin de formation.
Certification Qualiopi
La certification Qualiopi est une certification qualité délivrée par des organismes certificateurs accrédités. Elle s’applique à tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent accéder à des financements publics ou mutualisés. En clair, dès qu’un formateur indépendant veut que ses clients puissent mobiliser le CPF, un OPCO, France Travail, une Région, l’Agefiph ou une association Transitions Pro, il doit passer par Qualiopi.
Sur le terrain, Qualiopi joue trois rôles majeurs pour un formateur indépendant :
- Rôle réglementaire : elle conditionne l’accès aux financements publics et mutualisés.
- Rôle commercial : elle devient un argument de crédibilité et de différenciation sur un marché très concurrentiel.
- Rôle organisationnel : elle oblige à formaliser son offre, ses process, ses supports et son suivi, ce qui simplifie ensuite les audits clients, les réponses aux appels d’offres et la gestion quotidienne.
Le référentiel Qualiopi comporte jusqu’à 32 indicateurs, mais tous ne s’appliquent pas systématiquement à un formateur solo. En pratique, un formateur indépendant peut se concentrer sur un périmètre d’actions (souvent « actions de formation » uniquement) et adapter les preuves aux spécificités de son activité : programmes de formation, modalités d’évaluation, questionnaires de satisfaction, procédures de traitement des réclamations, etc.
Formateur Indépendant, Auto-Entrepreneur, Freelance, qui est réellement concerné par Qualiopi ?
En 2025, ce ne sont pas seulement les « gros organismes de formation » qui sont concernés par Qualiopi. Tous les statuts possibles pour exercer en tant que formateur sont potentiellement concernés, dès lors que l’on souhaite accéder à des financements :
| Statut du formateur | Exemples concrets | Qualiopi potentiellement nécessaire ? |
|---|---|---|
| Micro-entrepreneur / auto-entrepreneur | Formateur bureautique, langues, bureautique, sécurité au travail | Oui, dès que les clients souhaitent mobiliser CPF, OPCO, France Travail, etc. |
| Entreprise individuelle (EI) ou EURL | Consultant-formateur qui facture en nom propre ou via une petite structure | Oui, pour tout projet avec financement public ou mutualisé. |
| SASU / SAS / SARL unipersonnelle | Formateur indépendant qui a créé une société pour structurer son activité | Oui, si la société est déclarée comme organisme de formation et sollicite des financements. |
| Sous-traitant d’un organisme de formation | Formateur qui intervient pour le compte d’un OF déjà certifié | De plus en plus souvent oui, selon les contrats et surtout pour les actions financées par le CPF. |
Dans les faits, la frontière ne se joue pas sur le statut juridique, mais sur le modèle économique et commercial. Un formateur qui ne travaille qu’avec des entreprises ou des particuliers qui payent en direct peut encore exercer sans Qualiopi. En revanche, dès que l’on veut apparaître dans des dispositifs comme Mon Compte Formation, répondre à des appels d’offres financés, ou travailler comme sous-traitant sur des actions CPF, la question de Qualiopi devient centrale.
Les évolutions réglementaires récentes, notamment autour du CPF et de la sous-traitance, vont également dans le sens d’un encadrement renforcé : les organismes référencés sur le CPF doivent contrôler beaucoup plus finement leurs sous-traitants, et exigent de plus en plus souvent qu’ils soient eux-mêmes certifiés Qualiopi pour limiter les risques de non-conformité et de fraude.
Qualiopi obligatoire ou non pour un formateur ?
Pour un formateur indépendant, la grande question en 2025 n’est pas seulement « Faut-il que je sois Qualiopi ? », mais plutôt « Dans quels cas Qualiopi est-elle vraiment obligatoire pour mon activité ? ». La réponse dépend directement de la manière dont vos clients financent leurs formations.
On peut résumer les principaux cas de figure dans le tableau ci-dessous :
| Situation | Mode de financement | Qualiopi obligatoire ? | Remarques clés pour un formateur indépendant |
|---|---|---|---|
| Formation vendue à une entreprise qui paye sur son budget propre | Autofinancement entreprise (aucun recours à CPF, OPCO, etc.) | Non | Un numéro de déclaration d’activité (NDA) reste nécessaire, mais Qualiopi n’est pas exigée. |
| Formation vendue à un particulier qui paye de sa poche | Autofinancement 100 % privé | Non | Vous pouvez intervenir sans Qualiopi, mais vous ne pouvez pas proposer le recours au CPF. |
| Formation financée par un OPCO | Fonds mutualisés via l’OPCO de l’entreprise | Oui | L’OPCO exige la certification Qualiopi pour financer la prestation. |
| Formation financée via le CPF (Mon Compte Formation) | CPF, cofinancements France Travail, Régions, etc. | Oui | Il faut être référencé sur Mon Compte Formation et certifié Qualiopi. |
| Intervention comme sous-traitant sur une action CPF | Contrat avec un organisme référencé CPF | De facto oui dans la plupart des cas | Les nouvelles règles de sous-traitance imposent un contrôle accru ; les OF exigent souvent que leurs sous-traitants soient eux-mêmes certifiés. |
| Financements spécifiques (ex. FAFCEA à partir de 2026) | Fonds de formation dédiés à certaines professions | Progressivement oui | Les exigences Qualiopi se généralisent à de nouveaux financeurs à l’horizon 2026. |
On voit bien qu’un formateur indépendant qui souhaite baser son développement sur les financements (OPCO, CPF, fonds spécifiques, etc.) n’a plus vraiment le choix : Qualiopi devient un passage obligé. À l’inverse, celui qui choisit un modèle 100 % autofinancé peut encore exercer sans Qualiopi, mais renonce alors à une grande partie des opportunités de marché et aux budgets formation des entreprises.
Les étapes de la certification Qualiopi
Le parcours pour obtenir la certification Qualiopi pour un formateur indépendant en 2025 se découpe typiquement en trois phases. Voici un schéma simplifié :
- Phase préparation : audit interne, repérage des écarts, mise en place des processus.
- Phase dossier & audit initial : constitution des preuves + passage de l’audit initial chez un certificateur accrédité.
- Phase suivi & renouvellement : audit de surveillance (souvent dans les 14 à 22 mois), puis audit renouvellement tous les 3 ans.
Voici un tableau avec les principales étapes et responsabilités pour un formateur indépendant :
| Étape | Action formateur indépendant | Délai indicatif |
|---|---|---|
| Pré-audit interne | Analyse des 7 critères + repérage des indicateurs non couverts + plan de mise en conformité | 1-3 mois |
| Constitution dossier & preuves | Rassembler documents (contrat, convention, objectifs, supports, évaluations, satisfaction, etc.) | 1-2 mois |
| Audit initial | Réception visite ou audit à distance de l’organisme certificateur, échange & vérification des preuves | Journée + rapport 1-4 semaines |
| Levée non-conformités | Corriger et remonter preuves si non-conformités mineures/majeures | 3-6 mois selon gravité |
| Obtention certificat | Réception du certificat Qualiopi, communication sur site / facture / plaquette | Immédiat après validation |
| Audit de surveillance | Préparer l’audit de suivi (vérification indicateurs, amélioration continue) | 14-22 mois après audit initial |
| Audit renouvellement | Nouvelle demande de certification, maintien des processus | Tous les 3 ans |
Préparation du dossier : preuves, documents, processus, outils indispensables
La préparation du dossier pour Qualiopi est une étape structurante et souvent déterminante. Voici les principaux éléments à intégrer :
- Convention ou contrat de formation (avec objectifs, durée, modalités, public, tarifs).
- Programme pédagogique détaillé, supports de formation, modalités d’évaluation.
- Questionnaire de positionnement, plan d’accompagnement personnalisé, témoignant de l’adaptation au public.
- Suivi des stagiaires : feuilles de présence, évaluations, attestation de fin, taux d’atteinte des objectifs.
- Enquête de satisfaction, recueil des appréciations, traitement des réclamations, plan d’amélioration.
- Moyens techniques et pédagogiques : logiciel LMS, plateforme distanciel, espace numérique, matériel adapté.
- Plan de formation continue du formateur, veille métier, sous-traitance éventuelle, partenariats professionnels.
- Circulation des documents, traçabilité, registre des versions, preuve d’archivage, accès handicap.
Questions fréquentes sur Qualiopi pour les formateurs indépendants
Qualiopi est obligatoire uniquement si un formateur indépendant souhaite que ses prestations soient financées par le CPF, les OPCO, France Travail ou les Régions. Pour les formations 100 % autofinancées (entreprises ou particuliers qui payent sans financement public), Qualiopi n’est pas obligatoire. Cependant, elle reste fortement recommandée pour renforcer la crédibilité et répondre aux nouvelles exigences des entreprises et organismes financeurs.
En 2025, le coût moyen d’un audit Qualiopi pour un formateur indépendant varie entre 700 € et 1 500 € selon l’organisme certificateur et la présence ou non d’un audit sur site. À cela s’ajoutent parfois des coûts de préparation (documents, outils, conseils) allant de 0 € à 500 € selon l’accompagnement choisi.
La durée moyenne pour un formateur indépendant est de 1 à 3 mois selon l’avancement du dossier. La préparation du référentiel peut prendre quelques semaines, l’audit initial dure une journée et l’obtention du certificat arrive après validation du rapport (souvent sous 1 à 4 semaines).
Oui, un auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur peut obtenir Qualiopi. Le statut juridique n’a aucune incidence sur l’éligibilité. Ce qui compte, c’est la conformité au Référentiel National Qualité et la capacité à fournir les preuves demandées (programmes, positionnement, évaluations, satisfaction, conformité administrative).
