La certification Qualiopi est devenue un passage obligé pour tout organisme souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Si certains choisissent de se faire accompagner, d’autres préfèrent se former par eux-mêmes pour maîtriser pleinement la démarche qualité. Se former à Qualiopi, c’est acquérir une compréhension fine des exigences du Référentiel National Qualité, mieux anticiper l’audit et mettre en place des actions concrètes en toute autonomie.
Pourquoi suivre une formation pour obtenir la certification Qualiopi ?
Comprendre les enjeux de la certification Qualiopi
Instaurée par la loi « Avenir professionnel », la certification Qualiopi est obligatoire pour les organismes souhaitant accéder aux financements publics (OPCO, CPF, Pôle emploi, etc.). Elle atteste de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires de formation et repose sur un audit rigoureux réalisé par un organisme certificateur accrédité.
Suivre une formation permet de bien comprendre les 7 critères et les 32 indicateurs du Référentiel National Qualité. Cela évite de tomber dans les pièges classiques, comme les documents incomplets, les preuves non conformes ou une mauvaise interprétation des attentes de l’auditeur. Une formation bien conçue permet aussi de gagner du temps, de mieux structurer son offre, et d’augmenter ses chances d’obtenir la certification du premier coup.
Formation Qualiopi ou accompagnement : quelles différences ?
Les deux approches ne répondent pas aux mêmes besoins. Se former à Qualiopi, c’est opter pour l’autonomie. Vous apprenez à maîtriser les critères du référentiel, à comprendre les attentes de l’audit et à structurer votre démarche qualité par vous-même. C’est une option adaptée si vous aimez gérer les choses en interne, ou si vous disposez déjà d’un bon socle organisationnel.
L’accompagnement, quant à lui, est plus opérationnel et personnalisé. Un consultant vous guide, corrige vos documents, simule des audits blancs et vous aide à rédiger les éléments de preuve. C’est particulièrement utile pour les organismes qui démarrent de zéro, ou ceux qui manquent de temps ou de compétences internes pour se plonger dans les exigences du référentiel.
En résumé, la formation vous donne les clés, l’accompagnement vous ouvre la porte. Certains choisissent même de combiner les deux, pour bénéficier d’un socle théorique solide et d’un appui personnalisé dans la mise en œuvre.
Les types de formations pour se préparer à Qualiopi
Formations en ligne pour la certification Qualiopi
Plateformes de e-learning : LinkedIn Learning, Coursera, etc.
Avec la montée en puissance des plateformes d’apprentissage en ligne, se former à Qualiopi n’a jamais été aussi accessible. Des sites comme LinkedIn Learning, Coursera, OpenClassrooms ou encore Formiris proposent des modules dédiés à la certification Qualiopi, adaptés aux professionnels de la formation. Ces programmes abordent à la fois les critères du référentiel, les bonnes pratiques qualité et les retours d’expérience issus d’audits réels.
Les avantages sont nombreux : souplesse, apprentissage à votre rythme, coût souvent réduit. De plus, certaines formations donnent lieu à des certifications internes reconnues par le secteur, renforçant la crédibilité du stagiaire auprès de futurs financeurs ou partenaires.
Modules interactifs, quiz, vidéos : un apprentissage dynamique
La majorité des formations en ligne adoptent un format multimodal : vidéos explicatives, quiz de validation des connaissances, études de cas interactives, checklists à télécharger, etc. Ce type d’apprentissage favorise l’ancrage mémoriel et l’autonomie du formateur dans sa préparation à l’audit.
Certains modules incluent des tests blancs ou des mises en situation d’audit, permettant de se confronter aux exigences concrètes du certificateur. C’est une manière efficace de se former sans pression, tout en construisant progressivement son dossier de preuves qualité.
Formations en présentiel avec des organismes spécialisés
Sessions intensives avec cas pratiques et retours d’expérience
Les formations en présentiel restent un format plébiscité pour celles et ceux qui préfèrent l’échange direct avec un formateur. De nombreux organismes spécialisés proposent des journées ou demi-journées de formation sur Qualiopi, en petit groupe ou en intra-entreprise. L’objectif : maîtriser les indicateurs, apprendre à constituer des preuves solides et comprendre les attentes concrètes des auditeurs.
Ces formations s’appuient souvent sur des cas concrets issus d’audits réussis ou non, afin d’illustrer les erreurs à éviter. L’échange entre participants permet également de comparer ses pratiques, de bénéficier de conseils pratiques, et de poser des questions en temps réel.
Formateurs experts de la démarche qualité et du RNQ
Les intervenants sont généralement des consultants ou des auditeurs ayant une parfaite connaissance du Référentiel National Qualité. Leur expertise permet de mieux cerner les points sensibles, de répondre précisément aux exigences des financeurs, et d’anticiper les demandes du certificateur lors de l’audit.
En présentiel, les échanges sont plus personnalisés. Le formateur peut adapter ses recommandations à votre contexte, à votre taille d’organisme, à vos publics, ou à votre historique de certification. C’est une approche rassurante et efficace, surtout pour les organismes de formation en phase de structuration ou confrontés à un renouvellement de leur certification.
Se former à Qualiopi avec un consultant ou un cabinet expert
Un accompagnement sur-mesure pour la mise en conformité
Faire appel à un consultant ou un cabinet expert en certification Qualiopi est une alternative efficace à la formation classique. Plutôt que d’apprendre seul les exigences du référentiel, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé, adapté à la réalité de votre organisme. L’objectif : vous guider pas à pas dans la mise en place d’une démarche qualité conforme aux attentes du certificateur.
Ce type d’accompagnement s’adresse aussi bien aux organismes qui se lancent qu’à ceux déjà certifiés qui souhaitent renouveler leur label. En moyenne, un accompagnement individualisé permet de réduire de 30 à 40 % le temps de préparation à l’audit, selon une étude menée par Certifopac en 2023.
Par ailleurs, certains consultants disposent eux-mêmes d’une certification Qualiopi en tant qu’organisme de formation ou sont d’anciens auditeurs. Leur retour d’expérience est précieux pour comprendre les attentes précises de chaque indicateur et éviter les erreurs courantes.
Diagnostic, plan d’action et préparation à l’audit Qualiopi
La plupart des accompagnements commencent par un diagnostic qualité de votre structure. Ce premier audit permet d’identifier les écarts entre vos pratiques actuelles et les exigences du Référentiel National Qualité. À partir de ce diagnostic, le consultant élabore un plan d’action personnalisé, avec un calendrier et des outils adaptés à votre situation.
Les missions peuvent inclure la rédaction ou la mise à jour de documents (procédures, règlements, modèles de convention…), la mise en place d’indicateurs de suivi, ou encore des audits blancs pour tester votre niveau de conformité avant le passage officiel.
Voici un exemple de déroulé type d’un accompagnement :
| Étape | Description | Durée estimée |
|---|---|---|
| 1. Diagnostic initial | Analyse des pratiques actuelles et des écarts | 1 à 2 jours |
| 2. Plan d’action personnalisé | Feuille de route, outils, accompagnement | 1 semaine |
| 3. Mise en conformité | Production des preuves, structuration interne | 2 à 4 semaines |
| 4. Audit blanc | Simulation d’audit avec conseils correctifs | 1 jour |
Avec cette approche, vous gagnez en efficacité et en sérénité, tout en vous assurant que votre structure est prête à répondre aux exigences des auditeurs de façon claire, documentée et cohérente.
Peut-on utiliser le CPF pour se former à Qualiopi ?
Les certifications éligibles au CPF en lien avec Qualiopi
Le Compte Personnel de Formation (CPF) est un dispositif permettant à toute personne active de financer des formations qualifiantes ou certifiantes. Bien que la certification Qualiopi en elle-même ne soit pas directement éligible au CPF, il existe plusieurs certifications enregistrées au Répertoire Spécifique (RS) qui abordent les compétences nécessaires à la mise en œuvre d’une démarche qualité conforme au Référentiel National Qualité.
Par exemple, certaines formations certifiantes en « management de la qualité », « mise en place de processus qualité » ou « conduite de démarches qualité dans les organismes de formation » sont finançables par le CPF. Elles permettent de développer les compétences requises pour structurer une démarche Qualiopi en interne et peuvent donc constituer une excellente alternative pour se former avec un financement externe.
Voici quelques exemples de certifications compatibles :
| Nom de la certification | Référentiel | Organisme certificateur |
|---|---|---|
| Conduite de démarches qualité en formation | RS5953 | AFNOR Certification |
| Mettre en œuvre une démarche qualité en OF | RS5550 | ICPF |
| Responsable qualité dans un organisme de formation | RS6129 | France Compétences |
Conditions d’accès et démarches administratives
Pour bénéficier du CPF, la formation suivie doit impérativement être certifiante, enregistrée au Répertoire Spécifique ou au RNCP, et dispensée par un organisme de formation lui-même certifié Qualiopi. Autrement dit, on ne peut pas financer n’importe quelle formation avec son CPF, même si le thème est en lien avec la qualité ou la réglementation.
Les étapes pour utiliser votre CPF sont les suivantes :
- Se connecter à son compte sur moncompteformation.gouv.fr
- Rechercher une formation éligible via mots-clés comme “Qualité”, “Démarche Qualité”, “Organisme de formation”
- Vérifier l’éligibilité et les dates disponibles
- Faire la demande de financement directement en ligne
Bon à savoir : certains financeurs peuvent compléter votre CPF (région, OPCO, Pôle emploi) si vos droits ne couvrent pas la totalité du coût. Il est donc pertinent de se rapprocher de ces organismes pour connaître les possibilités de co-financement.
Autres ressources utiles pour se former à la certification Qualiopi
Webinaires sur la démarche Qualiopi
Webinaires de France Compétences et organismes privés
Pour ceux qui souhaitent se former de manière souple et interactive, les webinaires sont une excellente solution. Organisés régulièrement par des acteurs institutionnels ou privés, ces événements permettent d’accéder à une information à jour sur les exigences de la certification Qualiopi, les bonnes pratiques qualité et les retours d’audit.
France Compétences propose notamment des webinaires pédagogiques sur les évolutions réglementaires, les exigences du Référentiel National Qualité et les conditions de financement. D’autres structures privées comme Certifopac, ICPF ou des cabinets de conseil spécialisés organisent également des sessions ouvertes, souvent gratuites, avec des échanges en direct et des réponses à vos questions concrètes.
Ces formats courts (1h à 2h) sont idéaux pour rester informé, valider ses connaissances ou s’initier à la démarche avant de se lancer dans une formation complète.
Livres et guides pour se former à Qualiopi en autonomie
Le guide Qualiopi du CNEFOP : une ressource de référence
Les livres et guides spécialisés permettent une montée en compétence autonome, à son rythme. Ils sont particulièrement adaptés aux profils autodidactes ou à ceux qui souhaitent approfondir certains points techniques du référentiel.
Parmi les ressources les plus connues, on retrouve le “Guide pratique de la certification Qualiopi” publié sous l’égide du CNEFOP. Ce document offre une vue d’ensemble claire et structurée des 7 critères et des 32 indicateurs du Référentiel National Qualité. Il contient également des exemples de preuves, des mises en garde sur les erreurs fréquentes et des recommandations issues de retours d’audit.
D’autres éditeurs proposent également des ouvrages dédiés à la qualité en formation, à la gestion documentaire ou à la conduite d’audit interne. Ces lectures peuvent constituer une base solide pour construire ou améliorer sa démarche qualité.
Tableau comparatif des moyens de se former à Qualiopi
| Type de formation | Avantages | Inconvénients | Coût estimé |
|---|---|---|---|
| Formation en ligne | Flexible, accessible 24/7, souvent moins cher | Moins de personnalisation, apprentissage autonome | 0 à 400 € |
| Formation en présentiel | Interactions directes, accompagnement humain | Plus contraignant en termes de planning | 300 à 1 000 € |
| Accompagnement par un consultant | Personnalisé, efficace, audit blanc inclus | Coût plus élevé, dépend de l’expert | 800 à 2 500 € |
| Webinaires | Gratuits ou peu coûteux, format court | Généralistes, peu de mise en pratique | 0 à 100 € |
Questions fréquentes dans la formation Qualiopi
Non, suivre une formation n’est pas obligatoire pour obtenir la certification Qualiopi. Toutefois, elle est fortement recommandée pour comprendre en profondeur les exigences du Référentiel National Qualité, structurer sa démarche et gagner du temps dans la préparation à l’audit.
La durée varie en fonction du format choisi. Une formation en ligne peut durer entre 3 et 10 heures, tandis qu’une formation en présentiel peut s’étaler sur 1 à 3 jours. Un accompagnement avec un consultant peut s’étendre sur plusieurs semaines selon votre niveau de préparation.
Les formations en ligne coûtent généralement entre 0 et 400 €. Les formations en présentiel varient de 300 à 1 000 €, tandis qu’un accompagnement personnalisé par un cabinet peut atteindre 2 500 € ou plus. Des financements sont parfois possibles via le CPF ou les OPCO.
Indirectement, oui. Certaines formations certifiantes liées à la qualité en formation sont éligibles au CPF. Il suffit qu’elles soient enregistrées au Répertoire Spécifique et dispensées par un organisme certifié Qualiopi.
Si vous êtes autonome, organisé et déjà familier avec les démarches qualité, une formation suffit souvent. Si vous démarrez de zéro, manquez de temps ou souhaitez un regard expert, un accompagnement sur-mesure est recommandé.
Oui, certains webinaires, MOOC ou contenus en ligne sont accessibles gratuitement. Ils permettent de s’initier à la démarche Qualiopi ou de se mettre à jour sur les évolutions du référentiel.
Idéalement, dès que vous envisagez de proposer des formations financées par des fonds publics. Anticiper plusieurs mois avant l’audit permet de structurer sereinement votre démarche qualité et de constituer des preuves solides.
