Maintenir sa certification Qualiopi est essentiel pour les organismes de formation souhaitant continuer à bénéficier des avantages qu’elle offre, notamment l’accès aux financements publics et mutualisés. Après avoir passé avec succès l’audit initial et l’audit de surveillance, l’audit de renouvellement représente la prochaine étape clé pour garantir la pérennité de votre certification sur un nouveau cycle de trois ans. Dans cet article, nous vous expliquons en détail ce qu’est l’audit de renouvellement Qualiopi, ses objectifs et les différences avec les audits précédents.
Qu’est-ce que l’audit de renouvellement Qualiopi ?
L’audit de renouvellement Qualiopi est une évaluation approfondie visant à confirmer que votre organisme de formation continue de respecter les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Il permet de prolonger votre certification pour une période supplémentaire de trois ans, assurant ainsi la continuité de vos activités tout en maintenant un haut niveau de qualité.
Définition et objectifs
L’objectif principal de l’audit de renouvellement est de vérifier le maintien et l’efficacité des processus qualité que vous avez mis en place depuis votre audit initial. Cet audit s’assure que votre organisme :
- Respecte toujours les sept critères et les 32 indicateurs du RNQ.
- A intégré une démarche d’amélioration continue dans ses pratiques.
- A su évoluer en tenant compte des changements internes ou externes (nouvelles formations, nouvelles méthodes pédagogiques, etc.).
Les différences avec l’Audit Initial et de surveillance
Bien que l’audit de renouvellement repose sur les mêmes fondamentaux que l’audit initial, il présente certaines spécificités :
- Portée de l’audit : Contrairement à l’audit de surveillance, qui est plus ciblé et souvent réalisé à distance, l’audit de renouvellement est obligatoirement effectué sur site et couvre l’ensemble des indicateurs applicables.
- Objectifs : L’audit initial vise à certifier pour la première fois votre organisme, tandis que l’audit de renouvellement cherche à confirmer le maintien de la conformité et l’efficacité continue de vos processus qualité.
- Fréquence : L’audit de surveillance intervient généralement 18 mois après l’audit initial, alors que l’audit de renouvellement se déroule en fin de cycle de certification, soit tous les trois ans.
L’audit de renouvellement est donc une étape cruciale pour assurer la continuité de votre certification Qualiopi et démontrer votre engagement constant envers la qualité de vos prestations.
Pourquoi est-il important de renouveler sa certification Qualiopi ?
Le renouvellement de votre certification Qualiopi est une étape essentielle pour assurer la pérennité et le développement de votre organisme de formation. Il ne s’agit pas seulement de répondre à une obligation réglementaire, mais aussi de confirmer votre engagement continu envers la qualité de vos prestations. Voici les raisons principales pour lesquelles il est crucial de renouveler votre certification.
Maintenir l’accès aux financements publics et mutualisés
La certification Qualiopi est devenue un prérequis indispensable pour accéder aux financements publics et mutualisés, tels que ceux proposés par les OPCO, les Régions, Pôle Emploi ou encore le CPF. Sans cette certification, vos clients ne pourront plus bénéficier de ces aides financières pour financer leurs formations. En renouvelant votre certification, vous assurez la continuité de votre activité et maintenez votre compétitivité sur le marché de la formation professionnelle.
Renforcer la confiance de vos clients et partenaires
La certification Qualiopi est un gage de qualité reconnu par l’ensemble des acteurs du secteur. Elle témoigne de votre conformité aux exigences du Référentiel National Qualité et de votre engagement dans une démarche d’amélioration continue. En renouvelant votre certification, vous renforcez la confiance de vos clients, partenaires et financeurs. Ils savent qu’ils peuvent compter sur des prestations de formation de haute qualité, ce qui peut favoriser la fidélisation de votre clientèle et l’établissement de nouveaux partenariats stratégiques.
Quand et comment planifier son audit de renouvellement ?
La planification de votre audit de renouvellement Qualiopi est une étape cruciale pour assurer la continuité de votre certification sans interruption. Une bonne organisation vous permettra non seulement de respecter les délais imposés, mais aussi de vous préparer efficacement pour l’audit. Voici comment procéder pour planifier au mieux cette échéance importante.
Période idéale pour réaliser l’audit
Il est recommandé de programmer votre audit de renouvellement environ 4 à 5 mois avant la date d’échéance de votre certification actuelle. Cette anticipation vous offre une marge de manœuvre suffisante pour :
- Traiter d’éventuelles non-conformités : En cas de non-conformités majeures détectées lors de l’audit, vous disposerez ainsi du temps nécessaire pour apporter les corrections requises.
- Éviter les interruptions de certification : Un audit réalisé trop tardivement peut entraîner une suspension temporaire de votre certification, ce qui pourrait impacter votre activité.
En planifiant votre audit à l’avance, vous vous assurez de respecter les délais réglementaires et de maintenir l’accès aux financements publics et mutualisés sans interruption.
Les étapes de la planification
La planification de votre audit de renouvellement se déroule en plusieurs étapes clés, qui nécessitent une préparation rigoureuse et une bonne coordination avec votre organisme certificateur.
Préparation des documents nécessaires
Avant de contacter votre organisme certificateur, assurez-vous de réunir tous les documents indispensables à la constitution de votre dossier. Parmi les éléments généralement requis, on trouve :
- Preuve d’existence juridique : Kbis, statut associatif ou tout autre document attestant de la légalité de votre structure.
- Organigramme à jour : Présentant la structure fonctionnelle et nominative de votre organisme.
- Dernier bilan pédagogique et financier (BPF) : Document essentiel reflétant votre activité sur l’année écoulée.
- Description actualisée de vos activités : Incluant les formations proposées, les modalités pédagogiques (présentiel, distanciel, alternance) et les éventuelles certifications délivrées.
- Catégories d’actions de formation : Celles pour lesquelles vous souhaitez renouveler votre certification ou en ajouter de nouvelles.
La préparation minutieuse de ces documents facilitera les échanges avec votre organisme certificateur et accélérera le processus de planification.
Choix de l’organisme certificateur
Si vous envisagez de changer d’organisme certificateur lors de votre renouvellement, c’est le moment opportun pour le faire. Vous pouvez profiter de cette occasion pour comparer les prestations offertes, les tarifs pratiqués et les services proposés, tels que l’accompagnement personnalisé.
Lorsque vous avez sélectionné votre organisme certificateur :
- Contactez-le suffisamment tôt : Pour vous assurer de la disponibilité des auditeurs et respecter les délais.
- Transmettez votre dossier complet : Comme détaillé précédemment, pour que le certificateur puisse évaluer la durée et les modalités de l’audit.
- Planifiez la date de l’audit : En concertation avec l’auditeur assigné, en tenant compte de vos contraintes respectives.
N’oubliez pas que l’audit de renouvellement est obligatoirement réalisé sur site, même si vous dispensez des formations à distance ou si vous n’avez pas de locaux dédiés. Assurez-vous donc de prévoir un lieu approprié pour accueillir l’auditeur.
En suivant ces étapes, vous mettez toutes les chances de votre côté pour un audit de renouvellement réussi, garantissant ainsi la continuité de votre certification Qualiopi et le maintien de vos activités de formation dans les meilleures conditions.
Les modalités de l’audit de renouvellement
L’audit de renouvellement Qualiopi est une étape clé qui nécessite une préparation minutieuse et une compréhension claire de ses modalités. Il s’agit de s’assurer que votre organisme de formation continue à respecter les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) pour prolonger votre certification de trois années supplémentaires.
Durée et déroulement de l’audit
La durée de l’audit de renouvellement est similaire à celle de l’audit initial et varie en fonction de plusieurs facteurs spécifiques à votre organisme :
- Le chiffre d’affaires annuel lié à vos actions de formation.
- Le nombre de sites où vous dispensez vos formations.
- Les catégories d’actions pour lesquelles vous êtes certifié (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage).
En général, l’audit de renouvellement s’étend sur une à plusieurs journées, permettant à l’auditeur de passer en revue l’ensemble des indicateurs du RNQ. Le déroulement de l’audit comprend :
- Une réunion d’ouverture : Présentation de l’audit, rappel des objectifs et du planning.
- L’évaluation des indicateurs : Examen approfondi de vos processus, documents et preuves de conformité.
- Une réunion de clôture : Restitution des constats, discussion des éventuelles non-conformités et explication des étapes suivantes.
Il est crucial de noter que l’audit de renouvellement porte sur tous les indicateurs applicables, contrairement à l’audit de surveillance qui est plus ciblé. Cela signifie que vous devez être prêt à démontrer la conformité de l’ensemble de vos processus et pratiques.
Lieu de réalisation : sur site obligatoirement
Depuis l’arrêté du 31 mai 2023, il est obligatoire que l’audit de renouvellement soit réalisé sur site, quelle que soit la nature de vos formations (présentielles ou à distance) ou même si vous n’avez pas de locaux dédiés. Cette exigence permet à l’auditeur de :
- Observer votre environnement de travail : Même si vous travaillez depuis un espace de coworking ou votre domicile.
- Vérifier l’affichage obligatoire : Comme le certificat Qualiopi et les mentions légales.
- Rencontrer physiquement votre équipe : Pour mieux comprendre vos pratiques et votre organisation.
Si vous n’avez pas de locaux fixes, il vous appartient de convenir avec l’auditeur d’un lieu approprié pour la réalisation de l’audit.
Coûts et tarification
Le coût de l’audit de renouvellement est proportionnel à sa durée, qui dépend elle-même des caractéristiques de votre organisme. Les principaux facteurs influençant le tarif sont :
- Votre chiffre d’affaires annuel : Un CA plus élevé peut entraîner une durée d’audit plus longue.
- Le nombre de sites : Plusieurs sites nécessitent plus de temps pour être audités.
- Les catégories d’actions : L’ajout de nouvelles catégories lors du renouvellement peut augmenter la durée de l’audit.
Il est judicieux de comparer les offres des différents organismes certificateurs, non seulement sur les tarifs mais aussi sur les services proposés. Certains offrent des accompagnements personnalisés pour vous aider à préparer au mieux votre audit.
Astuce : Planifiez votre audit suffisamment à l’avance pour éviter les surcoûts liés à une organisation en urgence. En anticipant, vous avez également plus de temps pour préparer vos documents et vous assurer que tout est en ordre.
En résumé, comprendre les modalités de l’audit de renouvellement vous permet de vous préparer efficacement et d’aborder cette étape sereinement. Cela contribue non seulement à maintenir votre certification, mais aussi à renforcer la qualité de vos prestations et la confiance de vos clients.
Comment se préparer efficacement à l’audit de renouvellement ?
La préparation à l’audit de renouvellement Qualiopi est une étape déterminante pour assurer le succès de votre certification. Une bonne organisation et une mise à jour régulière de vos pratiques vous permettront d’aborder cette échéance sereinement. Voici quelques conseils pour vous préparer efficacement.
Mise à jour de vos processus et procédures
Il est essentiel de revoir et d’actualiser l’ensemble de vos processus et procédures internes. Depuis votre audit initial ou de surveillance, votre organisme a peut-être évolué. Assurez-vous que toutes les modifications apportées à vos méthodes de travail sont bien documentées et conformes aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
- Révisez vos documents : Manuels qualité, procédures, fiches de processus, etc.
- Mettez à jour vos formations : Vérifiez que le contenu de vos formations est toujours pertinent et conforme aux attentes du marché.
- Évaluez vos outils : Assurez-vous que vos outils pédagogiques et administratifs sont à jour et efficaces.
Rassembler les éléments de preuve
L’audit de renouvellement nécessite de fournir des preuves tangibles de la mise en œuvre de vos processus qualité. Il est donc crucial de rassembler à l’avance tous les documents qui attestent de votre conformité aux critères Qualiopi.
- Collectez les attestations et évaluations : Rassemblez les évaluations des stagiaires, les attestations de formation, les rapports d’activité, etc.
- Préparez vos enregistrements : Conservez des traces de vos actions de formation, y compris les supports utilisés, les feuilles de présence, les échanges avec les apprenants.
- Organisez vos preuves : Classez vos documents de manière logique pour faciliter le travail de l’auditeur.
Impliquer votre équipe dans la démarche qualité
La réussite de l’audit de renouvellement repose également sur l’engagement de toute votre équipe. Impliquer vos collaborateurs dans la démarche qualité renforce non seulement la cohésion interne, mais assure aussi une meilleure préparation.
- Sensibilisez votre personnel : Organisez des réunions pour informer votre équipe des enjeux de l’audit et des rôles de chacun.
- Formez vos collaborateurs : Proposez des formations internes pour renforcer leurs compétences en matière de qualité.
- Encouragez la communication : Favorisez les échanges au sein de l’équipe pour identifier rapidement les éventuels points d’amélioration.
En mettant en place ces actions, vous optimisez vos chances de réussite lors de l’audit de renouvellement. Pour un accompagnement personnalisé dans cette démarche, n’hésitez pas à faire appel à des experts en accompagnement de renouvellement, qui sauront vous guider pas à pas vers la réussite de votre certification.
Les actions à entreprendre pendant l’audit
L’audit de renouvellement Qualiopi est non seulement une évaluation de vos pratiques actuelles, mais aussi une opportunité pour votre organisme de formation de déclarer les changements intervenus depuis votre dernière certification, d’étendre vos activités et de corriger d’éventuelles non-conformités.
Déclarer les changements ou évolutions de votre organisme
Il est essentiel de profiter de l’audit de renouvellement pour informer l’auditeur de tous les changements significatifs survenus au sein de votre organisme. Ces évolutions peuvent inclure :
- Nouvelles formations : Si vous avez ajouté de nouveaux programmes ou modifié substantiellement le contenu de vos formations existantes.
- Modifications des modalités pédagogiques : Passage à des formations en ligne, hybrides, ou utilisation de nouvelles technologies éducatives.
- Changements organisationnels : Modification de la structure de votre équipe, recrutement de nouveaux formateurs, ou partenariats avec des sous-traitants.
- Nouveaux locaux : Si vous avez déménagé ou ouvert de nouveaux sites de formation.
La déclaration de ces changements permet à l’auditeur de prendre en compte ces éléments lors de l’évaluation et de s’assurer que votre organisme reste conforme aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
Demander une extension de catégorie d’actions
Si vous envisagez d’élargir le périmètre de vos activités en ajoutant de nouvelles catégories d’actions, l’audit de renouvellement est le moment idéal pour le faire. Les catégories d’actions peuvent inclure :
- Actions de formation
- Bilans de compétences
- Actions permettant de valider les acquis de l’expérience (VAE)
- Actions de formation par apprentissage
Pour demander une extension :
- Informez votre organisme certificateur de votre souhait d’ajouter de nouvelles catégories lors de la préparation de l’audit.
- Préparez les preuves de conformité aux indicateurs spécifiques à ces nouvelles catégories.
- Intégrez ces éléments dans votre dossier pour que l’auditeur puisse les évaluer pendant l’audit.
Cela peut augmenter la durée de l’audit, mais vous évitera de devoir planifier un audit complémentaire ultérieurement, optimisant ainsi vos ressources.
Gérer les non-conformités éventuelles
Malgré une préparation rigoureuse, des non-conformités peuvent être relevées lors de l’audit. Il est crucial de savoir comment les gérer efficacement pour ne pas compromettre le renouvellement de votre certification.
- Non-conformités mineures : Elles doivent être corrigées dans un délai fixé par l’organisme certificateur, généralement avant le prochain audit.
- Non-conformités majeures : Vous disposez d’un délai de trois mois pour apporter les corrections nécessaires. L’organisme certificateur a ensuite un mois pour vérifier les actions mises en place.
Étapes pour gérer les non-conformités :
- Analyser les causes : Comprendre l’origine de la non-conformité pour éviter sa réapparition.
- Élaborer un plan d’action : Définir les mesures correctives et préventives à mettre en place.
- Documenter les actions : Conserver toutes les preuves des corrections apportées.
- Informer l’organisme certificateur : Transmettre le plan d’action et les preuves associées dans les délais impartis.
En cas de doute ou pour un accompagnement personnalisé dans la gestion des non-conformités, n’hésitez pas à faire appel à des experts en accompagnement de renouvellement qui peuvent vous guider dans cette démarche.
Que faire en cas de non-conformités ?
Lors de l’audit de renouvellement Qualiopi, il est possible que l’auditeur identifie des non-conformités dans vos processus ou pratiques. Pas de panique, ces situations sont courantes et des solutions existent pour y remédier efficacement. L’essentiel est de comprendre la nature des non-conformités et de mettre en place un plan d’action pour les corriger dans les délais impartis.
Types de non-conformités : Majeures et mineures
Il existe deux types de non-conformités que l’auditeur peut relever :
- Non-conformités mineures : Ce sont des écarts limités qui n’affectent pas significativement la qualité de vos prestations ou le respect global des exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Elles peuvent être corrigées sur une période plus longue et n’empêchent pas la délivrance du certificat.
- Non-conformités majeures : Ces écarts ont un impact important sur la qualité de vos prestations et indiquent une non-conformité significative avec les exigences du RNQ. La certification ne peut être accordée ou renouvelée tant que ces non-conformités ne sont pas levées.
Délais et processus de correction
Non-conformités mineures
- Délai de correction : Vous disposez généralement d’un délai de six mois pour apporter les corrections nécessaires.
- Processus :
- Analyse de la non-conformité : Comprendre l’origine de l’écart et son impact sur vos activités.
- Mise en place d’un plan d’action : Définir les mesures correctives et préventives à appliquer.
- Mise en œuvre des actions : Appliquer les changements nécessaires au sein de votre organisme.
- Documentation : Conserver les preuves des actions menées pour les présenter lors du prochain audit.
Non-conformités majeures
- Délai de correction : Vous avez un maximum de trois mois pour corriger les non-conformités majeures.
- Processus :
- Réaction rapide : Prioriser la résolution des non-conformités majeures dès leur identification.
- Plan d’action détaillé : Élaborer un plan précis avec des étapes claires pour corriger les écarts.
- Validation par l’auditeur : Une fois les corrections apportées, l’auditeur vérifiera la conformité des actions mises en place.
- Décision de certification : Si les non-conformités sont levées de manière satisfaisante, la certification pourra être renouvelée.
Important : Si les non-conformités majeures ne sont pas corrigées dans les délais, cela peut entraîner le refus de renouvellement de votre certification Qualiopi. Il est donc crucial de réagir rapidement et efficacement.
Pour vous accompagner dans ce processus, n’hésitez pas à faire appel à des experts en accompagnement de renouvellement. Ils peuvent vous aider à élaborer un plan d’action adapté et à assurer le suivi nécessaire pour lever les non-conformités dans les temps.
Conclusion
Renouveler votre certification Qualiopi est une étape cruciale pour assurer la continuité et la pérennité de votre organisme de formation. En comprenant les enjeux et en vous préparant efficacement à l’audit de renouvellement, vous maintenez non seulement votre accès aux financements publics et mutualisés, mais vous renforcez également la confiance de vos clients et partenaires.
L’audit de renouvellement est l’occasion de faire le point sur vos pratiques, d’intégrer les évolutions de votre organisme et de poursuivre votre démarche d’amélioration continue. En impliquant votre équipe et en vous organisant méthodiquement, vous aborderez cette étape avec sérénité.
N’hésitez pas à vous faire accompagner par des experts pour optimiser votre préparation et maximiser vos chances de succès. Pour un soutien personnalisé dans votre démarche de renouvellement, découvrez nos solutions d’accompagnement de renouvellement.
Qu’est-ce que l’audit de renouvellement Qualiopi ?
L’audit de renouvellement Qualiopi est une évaluation réalisée par un organisme certificateur pour prolonger votre certification pour une nouvelle période de trois ans. Il vise à vérifier que votre organisme de formation continue de respecter les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) et maintient un haut niveau de qualité dans ses prestations.
Pourquoi est-il important de renouveler sa certification Qualiopi ?
Renouveler votre certification est essentiel pour maintenir l’accès aux financements publics et mutualisés, tels que ceux proposés par les OPCO, Pôle Emploi ou le CPF. Cela renforce également la confiance de vos clients et partenaires en démontrant votre engagement continu envers la qualité et l’amélioration de vos services.
Quand dois-je planifier mon audit de renouvellement ?
Il est recommandé de planifier votre audit de renouvellement environ 4 à 5 mois avant la date d’échéance de votre certification actuelle. Cette anticipation vous permet de disposer du temps nécessaire pour traiter d’éventuelles non-conformités et éviter toute interruption de votre certification.
Comment se déroule l’audit de renouvellement ?
L’audit de renouvellement se déroule sur site et suit les mêmes modalités que l’audit initial. L’auditeur examinera l’ensemble des indicateurs applicables du RNQ, évaluera vos processus, vérifiera la conformité de vos pratiques et s’assurera que vous avez maintenu une démarche d’amélioration continue depuis votre dernière certification.
Que faire si mon organisme a évolué depuis le dernier audit ?
Vous devez informer l’auditeur de tous les changements survenus au sein de votre organisme, tels que l’ajout de nouvelles formations, des modifications dans les modalités pédagogiques, des changements organisationnels ou l’ouverture de nouveaux locaux. Ces informations permettront à l’auditeur d’évaluer correctement votre conformité aux exigences du RNQ.
Puis-je ajouter de nouvelles catégories d’actions lors de l’audit de renouvellement ?
Oui, l’audit de renouvellement est le moment idéal pour demander une extension de votre certification à de nouvelles catégories d’actions (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage). Vous devrez fournir des preuves de conformité aux indicateurs spécifiques à ces nouvelles catégories, ce qui peut augmenter la durée de l’audit.
Comment gérer les non-conformités détectées lors de l’audit ?
En cas de non-conformités, vous devez mettre en place un plan d’action pour les corriger dans les délais impartis : trois mois pour les non-conformités majeures et six mois pour les mineures. Il est important de documenter les actions entreprises et de les communiquer à l’organisme certificateur pour validation.
Que se passe-t-il si je ne réalise pas l’audit de renouvellement avant l’échéance ?
Si l’audit de renouvellement n’est pas réalisé avant la date d’échéance de votre certification, vous risquez une interruption de votre certification Qualiopi. Cela peut entraîner la perte de l’accès aux financements publics et mutualisés jusqu’à ce que la certification soit renouvelée. Il est donc crucial de planifier l’audit à l’avance.
Est-il possible de changer d’organisme certificateur lors du renouvellement ?
Oui, vous pouvez changer d’organisme certificateur lors de l’audit de renouvellement. Il est conseillé de comparer les offres, les tarifs et les services proposés par différents organismes pour choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins. Assurez-vous de communiquer cette décision suffisamment tôt pour respecter les délais de planification.
Comment bien me préparer à l’audit de renouvellement ?
Pour vous préparer efficacement, mettez à jour vos processus et procédures, rassemblez tous les éléments de preuve attestant de votre conformité aux exigences du RNQ, et impliquez votre équipe dans la démarche qualité. Vous pouvez également recourir à un accompagnement personnalisé pour maximiser vos chances de réussite.
