Formation Qualiopi : comprendre le référentiel national qualité
La certification Qualiopi est devenue essentielle pour les organismes de formation en France. Elle assure la reconnaissance de leurs prestations par rapport au référentiel national de qualité. Mais de quoi s’agit-il exactement et comment obtenir cette certification ? Ce guide a pour but de vous expliquer en détail ce qu’est la certification Qualiopi, son importance, et la manière dont les prestataires d’actions de formation peuvent l’obtenir.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi?
La certification Qualiopi est un label délivré aux organismes de formation qui répondent à des critères précis établis par le référentiel national de qualité. Cette certification garantit que les services fournis respectent des normes strictes et sont ainsi éligibles aux financements publics.
Le référentiel national de qualité, en vigueur depuis janvier 2020, fixe sept critères principaux que les prestataires doivent respecter. Ces critères couvrent divers aspects allant de l’accueil et du suivi des apprenants à la gestion administrative et financière des formations proposées.
Pourquoi est-elle obligatoire?
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes de formation souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés tels que les financements OPCO (Opérateurs de Compétences), Pôle Emploi, ou encore les Régions. Cette obligation vise à harmoniser et à rehausser la qualité des offres de formation sur tout le territoire français.
En obtenant la certification, un organisme de formation démontre non seulement son engagement envers une amélioration continue de ses services, mais aussi sa capacité à répondre efficacement aux besoins des apprenants et des entreprises partenaires.
Les étapes pour obtenir la certification
Obtenir la certification Qualiopi implique de suivre plusieurs étapes bien définies. Le processus peut sembler complexe, mais avec une préparation adéquate, les prestataires d’actions de formation peuvent y parvenir sans difficulté majeure.
Préparation et auto-évaluation
Avant de soumettre sa candidature pour la certification, il est crucial de procéder à une auto-évaluation rigoureuse. Les organismes doivent examiner leur fonctionnement selon les critères du référentiel national de qualité. Cela permet d’identifier les points forts et les améliorations nécessaires.
De plus, la documentation et les preuves de conformité, telles que les procédures internes, les témoignages de satisfaction des apprenants, ou encore les résultats des évaluations, doivent être soigneusement compilées et organisées.
Choisir un certificateur accrédité
Une fois l’auto-évaluation complétée, il faut choisir un certificateur accrédité par le Comité Français d’Accréditation (COFRAC). Ces organismes sont chargés de vérifier la conformité des candidatures par rapport au référentiel national de qualité. Quelques exemples de certificateurs accrédités incluent LNE, ICPF & PSI et Bureau Veritas Certification.
Il est recommandé de comparer les offres et de lire les avis avant de faire son choix. Une bonne relation avec le certificateur peut simplifier le processus d’audit et de certification.
Le déroulement de l’audit de certification
Une fois l’organisme préparé et le certificateur choisi, l’étape suivante est l’audit de certification. Cet audit comprend généralement deux phases : un audit initial et un audit de surveillance.
L’audit initial
L’audit initial se déroule habituellement sur site. Durant cette phase, l’auditeur examine les documents fournis, réalise des entretiens avec le personnel et analyse les différents procédés mis en place par l’organisme de formation. Le but est de s’assurer que toutes les exigences du référentiel national de qualité sont respectées.
A la fin de cette visite, l’auditeur rédige un rapport détaillé mettant en lumière les conformités observées ainsi que les écarts éventuels. Les organismes ont ensuite un délai raisonnable pour corriger ces écarts.
L’audit de surveillance
Un an après l’audit initial, un audit de surveillance est effectué pour confirmer que les pratiques mises en œuvre restent conformes aux critères de la certification Qualiopi. Cet audit vérifie aussi les actions correctives apportées suite aux observations faites lors de l’audit initial. S’il révèle de nouvelles non-conformités majeures, l’organisme risque de perdre sa certification.
Les avantages de la certification Qualiopi
Obtenir la certification Qualiopi présente plusieurs avantages indéniables pour les organismes de formation certifiés.
Accès aux financements publics
Le principal avantage est sans doute l’éligibilité aux financements publics et mutualisés. En effet, sans cette certification, il est impossible pour un organisme d’obtenir des subventions publiques, rendant l’accès à certaines aides financières limité voire impossible.
Avec la certification, les clients privés et institutionnels sont également rassurés quant à la qualité des prestations fournies. Ils peuvent donc investir sans crainte dans les programmes de développement des compétences offerts.
Amélioration continue et réputation
La démarche vers la certification pousse les organismes à améliorer continuellement leurs méthodes et leurs performances. Cela bénéficie directement aux apprenants qui profitent de formations de meilleure qualité.
Par ailleurs, disposer de la certification Qualiopi renforce la crédibilité de l’organisme auprès des clients potentiels, augmentant ainsi sa visibilité et sa réputation sur le marché de la formation. Dans un monde où les ressources sont devenues incontestablement finies, il devient crucial pour chaque entreprise d’adapter sa gestion. Pour en savoir plus sur cette approche indispensable, consultez cet article sur la gestion d’entreprise durable.
Conseils pour réussir l’obtention de la certification Qualiopi
La préparation est la clé pour réussir l’obtention de la certification Qualiopi. Voici quelques conseils utiles :
- Anticiper le travail de préparation : Commencez tôt et laissez-vous suffisamment de temps pour rassembler les éléments justificatifs demandés.
- Impliquer toute l’équipe : La réussite dépend de l’implication de chaque membre de l’organisation. Assurez-vous que vos collaborateurs comprennent bien les exigences du référentiel national de qualité et qu’ils participent activement à la préparation et au déroulement de l’audit.
- Recourir à des experts : N’hésitez pas à consulter des spécialistes de la certification pour bénéficier de conseils avisés et éviter les erreurs courantes.
- Adapter et améliorer constamment : Même après l’acquisition de la certification, continuez d’évaluer et d’améliorer vos process pour maintenir un haut niveau de qualité.
Bien que la route vers la certification puisse paraître longue et exigeante, se focaliser sur ces étapes permettra de structurer et simplifier votre démarche. De cette façon, vous pourrez garantir la réussite de votre demande de certification Qualiopi.
Pour mieux comprendre pourquoi l’accompagnement Qualiopi est indispensable pour réussir votre certification, lisez notre article ici : Pourquoi l’accompagnement Qualiopi est essentiel pour réussir sa certification
