En bref : La checklist Qualiopi couvre les 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ), répartis en 7 critères. En vous auto-évaluant sur chacun avant votre audit, vous identifiez vos écarts de conformité et constituez les preuves documentaires attendues par l’organisme certificateur.
Définition : Qualiopi est la marque de certification qualité des prestataires de formation professionnelle, créée par la loi du 5 septembre 2018 et obligatoire pour accéder aux financements publics ou mutualisés (OPCO — Opérateur de Compétences, CPF, contrat d’apprentissage…). Elle repose sur le Référentiel National Qualité (RNQ), publié par France Compétences, qui définit 7 critères déclinés en 32 indicateurs à respecter.
Qu’est-ce que la checklist Qualiopi et à quoi sert-elle ?
La checklist Qualiopi est un outil d’auto-évaluation structuré autour des 32 indicateurs du RNQ. Elle permet à tout organisme de formation (OF) de mesurer son niveau de conformité avant un audit initial, de renouvellement ou de surveillance, et de prioriser les actions correctives avant le jour J.
L’audit Qualiopi est mené par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation). L’auditeur vérifie, preuves à l’appui, que chaque indicateur est respecté. Une non-conformité majeure peut bloquer la certification. Utiliser une checklist en amont réduit ce risque en transformant votre préparation en démarche méthodique plutôt qu’en improvisation de dernière minute.
Quels sont les 7 critères Qualiopi couverts par la grille ?
Les 7 critères du RNQ structurent l’intégralité de la checklist : ils vont de la communication sur les prestations jusqu’à la veille réglementaire, en passant par les conditions d’accueil et le suivi des stagiaires. Chaque critère regroupe plusieurs indicateurs dont le nombre varie selon l’activité déclarée.
Pour une présentation détaillée de chaque critère, consultez la page dédiée aux 7 critères Qualiopi.
| N° | Critère | Indicateurs | Enjeu principal |
|---|---|---|---|
| 1 | Conditions d’information du public | 7 | Transparence sur les offres, délais, tarifs, accessibilité |
| 2 | Identification et analyse des besoins | 3 | Positionnement pédagogique, adaptation aux bénéficiaires |
| 3 | Conception des prestations | 4 | Adéquation des contenus, méthodes et ressources |
| 4 | Conditions de déroulement des prestations | 6 | Suivi, évaluation, attestations, accessibilité handicap |
| 5 | Compétences et mobilisation des ressources | 5 | Qualifications des formateurs, sous-traitants, ressources matérielles |
| 6 | Inscription dans l’environnement professionnel | 4 | Partenariats, relations avec les financeurs, RNCP/RS |
| 7 | Recueil et utilisation des appréciations | 3 | Satisfaction, amélioration continue, indicateurs de résultats |
| Total | 32 | — | |
Quelle est la grille des 32 indicateurs à auto-évaluer ?
Cette grille liste les 32 indicateurs du RNQ avec, pour chacun, la question de conformité à se poser, le niveau de preuve attendu et un statut d’avancement à renseigner. Elle constitue le cœur opérationnel de la checklist Qualiopi.
Pour une description approfondie de chaque indicateur, référez-vous au guide complet des 32 indicateurs Qualiopi.
| Ind. | Critère | Question de conformité | Preuves typiques attendues | Statut |
|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Critère 1 | Les offres de formation sont-elles diffusées avec les objectifs, les prérequis, les modalités et les délais d’accès ? | Programme détaillé, page web ou catalogue avec mentions obligatoires | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 1.2 | Critère 1 | Les tarifs et les modalités de financement sont-ils accessibles au public ? | Grille tarifaire publique, mention CPF/OPCO | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 1.3 | Critère 1 | Les indicateurs de résultats (taux de satisfaction, d’insertion…) sont-ils publiés ? | Tableau de bord publié sur site, Mon Compte Formation si applicable | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 1.4 | Critère 1 | Les certifications ou titres visés (RNCP, RS) sont-ils clairement mentionnés ? | Référence RNCP/RS dans les supports de communication | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 1.5 | Critère 1 | Les délais d’accès aux formations sont-ils communiqués ? | Mentions sur catalogue, formulaire d’inscription avec délai indicatif | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 1.6 | Critère 1 | Les conditions d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap sont-elles indiquées ? | Mention du référent handicap, coordonnées accessibles | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 1.7 | Critère 1 | Le NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) est-il affiché dans les communications officielles ? | Convention de formation, devis, site web | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 2.1 | Critère 2 | Un recueil des besoins du bénéficiaire est-il réalisé avant chaque formation ? | Fiche de positionnement, entretien préalable tracé | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 2.2 | Critère 2 | Le recueil des besoins des financeurs et commanditaires est-il formalisé ? | Cahier des charges, appel d’offres, échanges tracés | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 2.3 | Critère 2 | Les objectifs pédagogiques sont-ils définis et communiqués avant le démarrage ? | Convention, programme signé avec objectifs opérationnels | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 3.1 | Critère 3 | Le contenu pédagogique est-il adapté aux objectifs et au public cible ? | Séquençage pédagogique, fiches de cours, supports | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 3.2 | Critère 3 | Les méthodes et modalités pédagogiques (présentiel, distanciel, mixte) sont-elles documentées ? | Programme précisant les modalités, guide du formateur | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 3.3 | Critère 3 | Les mises à jour de contenus sont-elles tracées et justifiées ? | Historique de révision, procédure de mise à jour | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 3.4 | Critère 3 | L’environnement numérique ou matériel nécessaire est-il identifié et disponible ? | Inventaire matériel, accès plateforme LMS documenté | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 4.1 | Critère 4 | La remise des documents contractuels (convention, programme, règlement) est-elle systématique ? | Conventions signées, accusés de réception | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 4.2 | Critère 4 | Les évaluations des acquis sont-elles réalisées en cours et en fin de formation ? | Grilles d’évaluation, quiz, corrigés tracés | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 4.3 | Critère 4 | Une attestation de fin de formation ou de résultats est-elle délivrée à chaque bénéficiaire ? | Modèle d’attestation, registre d’émission | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 4.4 | Critère 4 | Le suivi de l’exécution de la prestation est-il formalisé (feuilles d’émargement, connexions LMS…) ? | Émargements signés, logs de connexion | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 4.5 | Critère 4 | Un référent handicap est-il désigné et ses coordonnées sont-elles accessibles ? | Fiche de poste, mention sur site et documents | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 4.6 | Critère 4 | Les éventuels sous-traitants sont-ils soumis aux mêmes exigences qualité ? | Contrat de sous-traitance, vérification Qualiopi du prestataire | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 5.1 | Critère 5 | Les compétences des formateurs sont-elles documentées (CV, titres, expériences) ? | CV à jour, copies de diplômes ou certifications | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 5.2 | Critère 5 | Le développement des compétences des formateurs est-il planifié et suivi ? | Plan de développement, bilans annuels | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 5.3 | Critère 5 | Les ressources pédagogiques et techniques sont-elles adaptées et maintenues ? | Inventaire, contrats de maintenance, accès LMS | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 5.4 | Critère 5 | Les intervenants extérieurs (vacataires, experts) sont-ils sélectionnés selon des critères définis ? | Grille de sélection, dossier d’habilitation | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 5.5 | Critère 5 | L’environnement d’accueil (locaux, matériel, numérique) est-il adapté aux prestations ? | Descriptif des locaux, rapport de conformité accessibilité | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 6.1 | Critère 6 | L’OF est-il en lien avec les branches professionnelles, employeurs ou partenaires du secteur ? | Conventions de partenariat, comptes rendus de réunions | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 6.2 | Critère 6 | Les certifications préparées (RNCP, RS) sont-elles actives et rattachées à un certificateur ? | Fiches RNCP/RS à jour sur France Compétences | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 6.3 | Critère 6 | Une veille sur les évolutions réglementaires et sectorielles est-elle organisée ? | Procédure de veille, sources documentées, compte rendu | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 6.4 | Critère 6 | Les résultats obtenus par les bénéficiaires sont-ils analysés et valorisés ? | Tableau de suivi des insertions, taux de réussite publié | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 7.1 | Critère 7 | La satisfaction des bénéficiaires est-elle recueillie de façon systématique à l’issue de chaque prestation ? | Questionnaire de satisfaction, taux de retour tracé | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 7.2 | Critère 7 | La satisfaction des commanditaires et financeurs est-elle également recueillie ? | Bilan avec OPCO, compte rendu client | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
| 7.3 | Critère 7 | Les appréciations collectées sont-elles analysées et conduisent-elles à des actions d’amélioration documentées ? | Plan d’amélioration continue, revue annuelle de direction | ☐ Conforme ☐ Partiel ☐ À faire |
Quelles preuves documentaires sont exigées par l’auditeur ?
L’auditeur Qualiopi ne se contente pas d’une déclaration : il vérifie des preuves tangibles. Pour chaque indicateur, il existe un type de preuve attendu — document écrit, trace numérique, témoignage ou observation directe. La checklist doit donc intégrer une colonne « preuve disponible » pour chaque point.
Les quatre catégories de preuves
| Catégorie | Exemples concrets | Conseils de classement |
|---|---|---|
| Documents écrits | Conventions, programmes, règlements intérieurs, attestations | Classer par session et par bénéficiaire dans un dossier numérique |
| Traces numériques | Logs LMS, captures d’écran, exports de plateforme | Exporter et archiver régulièrement avec horodatage |
| Données quantitatives | Taux de satisfaction, taux de réussite, taux d’insertion | Consolider dans un tableau de bord annuel actualisé |
| Procédures internes | Fiches de processus, plans de veille, organigrammes | Dater et versionner chaque document |
Comment utiliser cette checklist Qualiopi pour préparer l’audit ?
L’auto-évaluation avec la checklist Qualiopi se déroule en trois phases : un diagnostic initial pour repérer les indicateurs « À faire » ou « Partiels », un plan d’action priorisé pour les combler, puis une vérification finale simulant les questions de l’auditeur avant la date d’audit.
- Phase 1 — Diagnostic (J-90 à J-60) : renseignez chaque statut de la grille (Conforme / Partiel / À faire) et listez les preuves manquantes.
- Phase 2 — Plan d’action (J-60 à J-14) : attribuez un responsable et une date limite à chaque point « Partiel » ou « À faire ». Concentrez l’effort sur les indicateurs sans aucune preuve existante.
- Phase 3 — Revue finale (J-14 à J-0) : rejouez l’audit en interrogeant vos formateurs et vos dossiers comme le ferait l’auditeur. Vérifiez que toutes les preuves sont datées, signées et accessibles en un seul endroit.
Quelles sont les non-conformités les plus fréquentes repérées lors d’un audit Qualiopi ?
D’après la structure même du RNQ, certains indicateurs concentrent davantage d’écarts : l’absence d’évaluations des acquis tracées (4.2), le manque de publication des indicateurs de résultats (1.3 et 6.4), et l’inexistence d’un plan de développement des compétences des formateurs (5.2) figurent parmi les points les plus souvent non conformes.
- Indicateur 1.3 : les taux de satisfaction et de résultats ne sont pas publiés ou ne sont pas calculés de façon homogène.
- Indicateur 4.2 : les évaluations des acquis existent mais ne sont pas archivées par session.
- Indicateur 5.2 : aucun plan formalisé de développement des compétences des formateurs n’est produit.
- Indicateur 7.3 : les questionnaires de satisfaction sont collectés mais les résultats ne conduisent pas à des actions d’amélioration documentées.
- Indicateur 6.3 : la veille réglementaire est informelle et non tracée.
Questions fréquentes sur la checklist Qualiopi
La checklist Qualiopi est-elle officielle ou fournie par France Compétences ?
France Compétences publie le Référentiel National Qualité (RNQ), qui liste les 32 indicateurs officiels. La checklist d’auto-évaluation est un outil pratique dérivé de ce référentiel, non fourni directement par France Compétences. Elle doit couvrir l’intégralité des 32 indicateurs pour être exploitable avant un audit.
Tous les 32 indicateurs sont-ils obligatoires pour un organisme de formation ?
Le nombre d’indicateurs applicables dépend des activités déclarées par l’organisme (actions de formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage). Certains indicateurs sont spécifiques à une ou plusieurs catégories d’actions. L’organisme certificateur précise les indicateurs concernés lors du cadrage de l’audit.
À quelle fréquence faut-il refaire l’auto-évaluation sur la checklist ?
Il est recommandé de réaliser une auto-évaluation complète au moins une fois par an, et systématiquement 2 à 3 mois avant chaque audit (initial, de surveillance à 18 mois, ou de renouvellement à 3 ans). Une revue trimestrielle des indicateurs à risque permet de maintenir un niveau de conformité continu.
Quelle est la différence entre un audit initial et un audit de surveillance ?
L’audit initial est réalisé à la première certification Qualiopi. L’audit de surveillance intervient à 18 mois et porte sur un échantillon d’indicateurs pour vérifier le maintien de la conformité. L’audit de renouvellement, à 3 ans, couvre à nouveau l’ensemble des 32 indicateurs applicables.
Une non-conformité découverte lors de l’auto-évaluation bloque-t-elle la certification ?
Non — c’est précisément l’intérêt de l’auto-évaluation : identifier les écarts avant l’audit pour les corriger. Une non-conformité majeure constatée par l’auditeur peut en revanche suspendre ou refuser la certification. La checklist sert à prévenir ce scénario en amont.
Peut-on utiliser la checklist pour un audit de surveillance à 18 mois ?
Oui. Même si l’audit de surveillance porte sur un périmètre réduit d’indicateurs, parcourir la grille complète des 32 points reste utile pour détecter d’éventuelles dérives depuis l’audit initial. Il suffit de filtrer les indicateurs retenus par votre organisme certificateur pour cet audit.
Comment structurer le dossier de preuves pour accompagner la checklist ?
Organisez les preuves en reprenant la numérotation des indicateurs (1.1 à 7.3). Pour chaque indicateur, constituez un sous-dossier avec les documents datés et versionnés. Un classement numérique partagé facilite l’accès rapide lors de l’audit, notamment si celui-ci se déroule à distance.
Quand la checklist Qualiopi doit-elle être commencée avant l’audit ?
Démarrez l’auto-évaluation au moins 90 jours avant la date d’audit prévue. Ce délai permet de compléter les preuves manquantes, de former les équipes aux exigences RNQ et de procéder à une revue finale sans précipitation dans les deux semaines précédant l’audit.
Besoin d’un accompagnement Qualiopi pour valider vos 32 indicateurs ?
Docteur Certif vous guide de l’auto-évaluation jusqu’à la remise de vos preuves à l’auditeur. Gagnez en sérénité et évitez les non-conformités évitables. Découvrir l’accompagnement Qualiopi.
