En bref : Les preuves Qualiopi sont les documents et traces factuelles que tout organisme de formation doit produire pour chacun des 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ). Sans justificatif adapté, un indicateur est réputé non conforme lors de l’audit, même si la pratique existe réellement.
Définition : Le Référentiel National Qualité (RNQ), publié par France Compétences — organisme public chargé de la régulation de la formation professionnelle —, structure la certification Qualiopi autour de 7 critères et 32 indicateurs. Chaque indicateur impose la fourniture de preuves : documents écrits, outils numériques, enregistrements ou tout élément tangible attestant qu’un processus est réellement mis en œuvre. Cette page recense, indicateur par indicateur, les justificatifs attendus et les erreurs les plus courantes constatées en audit.
Qu’est-ce qu’une preuve Qualiopi et pourquoi est-elle indispensable ?
Une preuve Qualiopi est tout élément factuel, document, formulaire, registre, capture d’écran ou enregistrement, qui démontre à l’auditeur qu’un processus décrit est réellement appliqué. Sans preuve matérialisée, une pratique non documentée est considérée absente, quelle que soit la bonne foi de l’organisme.
L’auditeur, mandaté par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (Comité français d’accréditation), vérifie deux niveaux de conformité : la conformité documentaire (les preuves existent) et la conformité effective (les preuves correspondent à la réalité des actions). Il est donc impératif de constituer un système de preuves avant l’audit initial, puis de le maintenir tout au long du cycle de trois ans (audit initial + audit de surveillance à 18 mois).
Quels sont les 7 critères Qualiopi et leur poids en indicateurs ?
Le RNQ répartit les 32 indicateurs en 7 critères thématiques. Chaque critère couvre un domaine clé de la qualité en formation : information, objectifs, adaptation, moyens, compétences, suivi et amélioration continue. Connaître cette architecture permet de prioriser la collecte des preuves.
| Critère | Intitulé synthétique | Nb d’indicateurs |
|---|---|---|
| Critère 1 | Information du public et des parties prenantes | 3 |
| Critère 2 | Identification et définition des objectifs de la prestation | 5 |
| Critère 3 | Adaptation de la prestation aux bénéficiaires | 6 |
| Critère 4 | Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement | 5 |
| Critère 5 | Qualification et développement des compétences des personnels | 3 |
| Critère 6 | Inscription et investissement dans l’environnement professionnel | 3 |
| Critère 7 | Recueil et prise en compte des appréciations et réclamations | 7 |
Pour approfondir la logique de chaque critère, consultez notre guide des 7 critères Qualiopi.
Quelles preuves Qualiopi sont attendues pour chacun des 32 indicateurs ?
Le tableau ci-dessous recense, pour chacun des 32 indicateurs, les justificatifs types attendus par les auditeurs et les erreurs les plus fréquentes relevées lors des audits. Il constitue la liste de référence pour préparer votre dossier de preuves.
| Indicateur | Objet | Preuves attendues | Erreur fréquente en audit |
|---|---|---|---|
| 1.1 | Information accessible sur les prestations | Site web, plaquettes, catalogues avec conditions d’accès, tarifs, délais | Informations incomplètes ou non actualisées (pas de tarifs publics) |
| 1.2 | Information sur les conditions de déroulement | Programme détaillé remis avant inscription, règlement intérieur, CGV | Programme générique sans modalités pédagogiques précisées |
| 1.3 | Information sur l’accessibilité aux personnes handicapées | Mention du référent handicap, procédure écrite d’accueil, contact dédié | Absence de référent handicap identifié ou de procédure formalisée |
| 2.1 | Identification des objectifs opérationnels | Fiche programme avec objectifs pédagogiques mesurables, méthodes d’évaluation | Objectifs formulés en termes de contenu plutôt que de compétences acquises |
| 2.2 | Positionnement préalable du bénéficiaire | Questionnaire de positionnement renseigné, résultats tracés par stagiaire | Positionnement oral non tracé ou questionnaire non conservé |
| 2.3 | Information sur les résultats attendus | Taux de réussite, indicateurs de résultats publiés ou communiqués aux prospects | Absence de données de résultats ou données non actualisées |
| 2.4 | Conditions d’obtention des certifications visées | Référentiels RNCP/RS accessibles, conventions avec certificateurs, fiches de renseignements | Formation certifiante sans lien documenté au référentiel de certification |
| 2.5 | Délais d’accès à la prestation | Processus d’inscription daté, accusés de réception, planning des sessions | Délais non communiqués ou non tracés dans le dossier stagiaire |
| 3.1 | Analyse du besoin du commanditaire | Cahier des charges, compte-rendu de réunion de cadrage, mail d’analyse de besoin | Commande acceptée sans trace d’analyse préalable du besoin |
| 3.2 | Individualisation de la prestation | Plan de formation individualisé, adaptations documentées du programme selon les résultats du positionnement | Programme identique pour tous les stagiaires sans adaptation individuelle |
| 3.3 | Accompagnement du bénéficiaire | Feuilles de suivi, journal de bord, comptes-rendus de tutorat, échanges écrits | Suivi oral uniquement, aucune trace écrite des échanges formateur-stagiaire |
| 3.4 | Évaluation des acquis en cours et en fin de prestation | Grilles d’évaluation, QCM corrigés, mises en situation notées, attestations de fin de formation | Évaluation finale absente ou non reliée aux objectifs du programme |
| 3.5 | Mise en œuvre des adaptations pédagogiques | Versions adaptées du support, compte-rendu de révision du programme en cours de session | Adaptations mentionnées mais non tracées (déclaratif sans pièce justificative) |
| 3.6 | Accessibilité aux personnes en situation de handicap | Fiche de liaison avec AGEFIPH ou Cap Emploi, adaptations matérielles documentées, bilan du référent handicap | Absence de bilan ou de partenariat actif avec des acteurs du handicap |
| 4.1 | Adéquation des moyens pédagogiques | Liste des supports, plateformes LMS, matériels utilisés avec leur date de mise à jour | Supports obsolètes ou non mis à jour depuis plusieurs années |
| 4.2 | Moyens techniques et locaux | État des lieux des locaux, registre de sécurité, inventaire du matériel, photos si pertinent | Locaux loués sans convention écrite ou registre de sécurité manquant |
| 4.3 | Sous-traitance et portage | Contrats de sous-traitance, CV des intervenants externes, clause qualité dans les contrats | Formateurs externes sans contrat formalisé ou sans vérification des compétences |
| 4.4 | Coordination de la sous-traitance | Réunions de coordination tracées, rapports d’activité des sous-traitants, évaluations | Sous-traitant livrant la prestation sans aucun suivi par le donneur d’ordre |
| 4.5 | Ressources numériques et à distance | Documentation des outils distanciels, politique de sécurité des données, modalités d’accès stagiaires | Plateforme utilisée sans politique de confidentialité ni procédure de support technique |
| 5.1 | Qualifications des intervenants | CV actualisés, diplômes, certifications professionnelles, expériences sectorielles des formateurs | CV générique non mis à jour ou absence de lien entre compétences et contenu enseigné |
| 5.2 | Développement des compétences des intervenants | Plan de développement des compétences, attestations de formation suivie, entretiens professionnels | Aucune action de formation des formateurs sur la période de certification |
| 5.3 | Intégration des nouveaux intervenants | Livret d’accueil, procédure d’intégration, compte-rendu d’entretien de prise de poste | Absence de processus d’intégration formalisé pour les nouveaux formateurs |
| 6.1 | Veille légale et réglementaire | Tableau de veille daté, abonnements à des sources officielles, comptes-rendus de mise à jour | Veille non formalisée ou réalisée sans traçabilité |
| 6.2 | Inscription dans l’environnement professionnel | Adhésions à des réseaux, participation à des salons, partenariats avec des branches professionnelles | Aucun lien documenté avec l’environnement sectoriel de la formation dispensée |
| 6.3 | Relations avec les financeurs (OPCO, CPF, Région…) | Conventions de financement, bilans pédagogiques et financiers, échanges avec les OPCO | Relations avec les financeurs non documentées ou bilans non transmis |
| 7.1 | Recueil de la satisfaction des stagiaires | Questionnaires de satisfaction à chaud renseignés, taux de retour, synthèses par session | Questionnaires collectés mais non analysés ni exploités |
| 7.2 | Recueil de la satisfaction des commanditaires | Questionnaires entreprises/OPCO, comptes-rendus de réunion bilan, échanges écrits post-formation | Seuls les stagiaires sont interrogés, les commanditaires (employeurs) sont oubliés |
| 7.3 | Traitement des réclamations | Registre des réclamations, procédure écrite de traitement, réponses apportées tracées | Pas de registre ; réclamations traitées de façon informelle et non documentée |
| 7.4 | Suivi à froid des bénéficiaires | Questionnaire à 3 ou 6 mois post-formation, taux de réponse, analyse des résultats | Suivi à froid absent ou réalisé mais non tracé dans le dossier |
| 7.5 | Indicateurs de résultats | Tableau de bord avec taux de complétion, taux de réussite, taux d’insertion, mis à jour régulièrement | Indicateurs non définis ou non mis à jour depuis l’audit initial |
| 7.6 | Prise en compte des appréciations pour amélioration | Plan d’amélioration daté, actions correctives documentées, lien explicite avec les retours collectés | Améliorations réalisées mais non reliées formellement aux appréciations recueillies |
| 7.7 | Auto-évaluation annuelle | Rapport d’auto-évaluation annuel signé, axes de progression identifiés, revue de direction si applicable | Auto-évaluation réalisée à l’oral ou absente entre les deux audits du cycle |
Pour chaque indicateur, les justificatifs doivent être datés, nominatifs (rattachés à des sessions ou bénéficiaires réels) et accessibles au moment de l’audit. Retrouvez l’analyse approfondie de chaque indicateur dans notre guide complet des 32 indicateurs Qualiopi.
Comment organiser et conserver ses preuves Qualiopi efficacement ?
L’organisation des preuves est aussi importante que leur existence. Un système de classement structuré par indicateur — numérique ou physique — permet de retrouver chaque justificatif en moins de deux minutes lors d’un audit, et d’alimenter l’auto-évaluation annuelle sans effort de reconstitution.
Bonnes pratiques de gestion documentaire
- Arborescence numérique par indicateur : créez un dossier par indicateur (ex. « 2.2 – Positionnement ») contenant les documents de chaque session.
- Nommage normalisé : incluez la date et le nom de la session dans chaque fichier (ex. « 2024-03_Positionnement_FormationExcel_Dupont.pdf »).
- Versionnage des documents récurrents : conservez les versions successives des programmes, questionnaires et règlements intérieurs pour prouver l’évolution continue.
- Tableau de suivi : maintenez un tableau récapitulatif indiquant pour chaque indicateur le statut (conforme / à améliorer), la dernière preuve produite et la date de mise à jour.
- Sauvegarde régulière : le cycle de trois ans suppose une continuité de preuve ; une sauvegarde cloud sécurisée évite la perte de données entre les deux audits.
Quelles erreurs de preuves entraînent une non-conformité lors de l’audit Qualiopi ?
Les non-conformités les plus fréquentes ne portent pas sur des pratiques absentes, mais sur des pratiques existantes et non documentées. Quatre situations reviennent systématiquement : le déclaratif sans trace, les documents génériques non personnalisés, les preuves obsolètes et les chaînes causales manquantes entre recueil de données et actions correctives.
- Le déclaratif sans trace : « Nous faisons toujours un entretien de positionnement » sans aucun formulaire conservé. L’auditeur ne peut valider que ce qu’il peut constater.
- Les documents non datés : un questionnaire de satisfaction sans date ne permet pas de vérifier qu’il est bien utilisé session après session.
- L’absence de bouclage qualité : les retours des stagiaires sont collectés (7.1) mais aucun plan d’amélioration (7.6) n’en découle — la boucle PDCA est rompue.
- Les CV formateurs non actualisés : un CV de 2018 ne démontre pas la compétence actuelle d’un intervenant formant sur un sujet évolutif.
- La sous-traitance sans contrat : faire appel à un formateur indépendant sans convention écrite expose à une non-conformité sur les indicateurs 4.3 et 4.4.
Quelle différence entre un audit initial et un audit de surveillance pour les preuves exigées ?
L’audit initial vérifie la mise en place du système qualité : les preuves doivent couvrir au moins une action de formation réalisée pour chaque indicateur applicable. L’audit de surveillance (à 18 mois) va plus loin : il attend la démonstration d’une démarche d’amélioration continue, avec des preuves d’évolution sur la période écoulée.
Concrètement, lors de l’audit de surveillance, l’auditeur compare l’état du système au moment de l’audit initial avec l’état actuel. Les auto-évaluations annuelles (indicateur 7.7), les plans d’amélioration (7.6) et les indicateurs de résultats actualisés (7.5) deviennent des preuves centrales. Un organisme qui n’a produit aucune trace d’amélioration depuis l’audit initial s’expose à une non-conformité, même si le dossier initial était solide.
Questions fréquentes sur les preuves Qualiopi
Combien de preuves faut-il fournir par indicateur ?
Il n’existe pas de nombre minimal réglementaire. L’auditeur apprécie la qualité et la représentativité des preuves. Pour chaque indicateur applicable, au moins une preuve concrète et récente (couvrant la période auditée) est indispensable. Sur les indicateurs à fort enjeu (évaluation, satisfaction, réclamations), plusieurs pièces issues de sessions différentes renforcent la démonstration.
Un indicateur est-il obligatoire pour tous les organismes ?
Non. Certains indicateurs ne s’appliquent qu’aux organismes réalisant des formations certifiantes (indicateur 2.4), sous-traitant des prestations (4.3 et 4.4) ou dispensant des formations à distance (4.5). Si un indicateur n’est pas applicable à votre activité, vous devez le justifier par écrit avec des arguments circonstanciés. L’auditeur valide ou non cette inapplicabilité.
Les preuves numériques ont-elles la même valeur que les documents papier ?
Oui, les preuves numériques sont pleinement acceptées : captures d’écran horodatées, exports de plateformes LMS, e-mails, formulaires en ligne, fichiers PDF signés électroniquement. L’essentiel est que la preuve soit lisible, identifiable (session, date, bénéficiaire) et accessible lors de l’audit. Une organisation numérique bien structurée est souvent plus probante qu’un dossier papier mal classé.
Que se passe-t-il si une preuve est manquante le jour de l’audit ?
L’auditeur prononce une non-conformité sur l’indicateur concerné. Selon la gravité et le nombre de non-conformités, le résultat peut être : une certification accordée avec recommandations, une certification accordée sous réserve de production de preuves complémentaires dans un délai fixé, ou un refus de certification. Il est donc impératif de préparer le dossier en amont et non le jour J.
Faut-il conserver les preuves après l’audit ?
Oui. Les preuves doivent être conservées a minima jusqu’à l’audit suivant (surveillance à 18 mois, puis renouvellement à 3 ans). Certains documents comme les conventions de formation, bilans pédagogiques et financiers sont soumis à des durées de conservation légales spécifiques. Une bonne pratique consiste à archiver les preuves sur la durée complète du cycle de certification, soit trois ans.
Le référentiel distingue-t-il des indicateurs « socles » d’indicateurs secondaires ?
Le RNQ ne hiérarchise pas formellement les indicateurs, mais certains organismes certificateurs appliquent une pondération ou identifient des indicateurs dont la non-conformité est rédhibitoire (notamment ceux liés à l’information des bénéficiaires et à l’évaluation). Il est conseillé de vérifier le guide de lecture de l’organisme certificateur choisi pour connaître d’éventuelles spécificités d’appréciation.
Comment prouver la veille réglementaire (indicateur 6.1) concrètement ?
Un tableau de veille mis à jour au moins trimestriellement, listant les sources consultées (Légifrance, Journal Officiel, France Compétences, publications de branche), les évolutions identifiées et les actions prises en conséquence, constitue la preuve la plus solide. Des abonnements à des newsletters officielles avec traces de réception complètent utilement ce dispositif.
Un organisme de formation mono-formateur doit-il produire les mêmes preuves ?
Oui, les exigences du RNQ s’appliquent quelle que soit la taille de l’organisme. Un formateur indépendant est soumis aux mêmes 32 indicateurs qu’un grand groupe de formation. Toutefois, certains indicateurs (5.3 intégration des nouveaux intervenants, 4.3 sous-traitance) peuvent être déclarés inapplicables si la structure ne compte qu’un seul intervenant et ne sous-traite pas, sous réserve de justification écrite.
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