Preuves Qualiopi : la liste des justificatifs par indicateur

En bref : les preuves Qualiopi sont les documents et les traces qui montrent à l’auditeur qu’un organisme de formation applique réellement chacun des indicateurs du référentiel national qualité. À partir du 1er novembre 2026, ce référentiel compte 7 critères et 33 indicateurs (décret n° 2026-728 du 1er août 2026) ; jusqu’au 31 octobre 2026, il en compte 32. Cette page donne, indicateur par indicateur, des exemples de preuves et les points de vigilance. Ce sont des exemples courants, pas une liste officielle : aucun texte ne fixe la liste des pièces à fournir.

Qu’est-ce qu’une preuve Qualiopi ?

Une preuve Qualiopi est un élément concret, daté et rattaché à une prestation réelle, qui démontre qu’une exigence du référentiel est appliquée : un document rempli, un enregistrement, un échange écrit, une capture de plateforme, un compte rendu. Une pratique sans trace ne peut pas être constatée par l’auditeur, quelle que soit la bonne foi de l’organisme.

Une preuve recevable réunit quatre qualités :

• Pertinente : elle répond directement à l’indicateur audité.
• Datée et authentique : c’est un document utilisé, pas un modèle vierge.
• Traçable : on sait qui l’a produite, pour quelle action et quel bénéficiaire.
• Accessible : elle se retrouve vite, grâce à un classement par indicateur.

L’auditeur est mandaté par l’organisme certificateur, accrédité par le COFRAC. Il vérifie que les preuves existent et qu’elles correspondent aux prestations réellement délivrées.

Quels indicateurs s’appliquent à votre organisme ?

Les preuves à réunir dépendent des catégories d’actions certifiées. L’annexe du décret n° 2026-728 indique, pour chaque indicateur, les catégories auxquelles il s’applique : 22 indicateurs sont communs aux quatre catégories, les autres sont spécifiques.

Certains indicateurs ne jouent en outre que dans une situation précise : les indicateurs 3, 7 et 16 lorsque la prestation conduit à une certification professionnelle, le 13 pour les formations en alternance, le 27 en cas de sous-traitance ou de portage salarial, le 28 lorsque le parcours comprend des périodes de formation en situation de travail. Hors de ces situations, l’indicateur ne s’applique pas.

Preuves Qualiopi par indicateur : exemples critère par critère

Les tableaux suivants reprennent les 33 indicateurs du référentiel applicable à partir du 1er novembre 2026. Pour chacun : son objet résumé, les catégories concernées, des exemples de preuves et un point de vigilance. Les exemples sont donnés à titre indicatif : d’autres pièces peuvent convenir, et le guide de lecture du ministère du Travail propose ses propres exemples. Chaque numéro renvoie à la fiche détaillée de l’indicateur.

Critère 1 : information du public (indicateurs 1 à 3)

Critère 2 : objectifs et conception des prestations (indicateurs 4 à 8)

Critère 3 : accueil, suivi et évaluation des bénéficiaires (indicateurs 9 à 16)

Critère 4 : moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement (indicateurs 17 à 20)

Critère 5 : compétences des personnels (indicateurs 21 et 22)

Critère 6 : environnement professionnel (indicateurs 23 à 29)

Critère 7 : appréciations, réclamations et amélioration (indicateurs 30 à 33)

Erreurs sur l’indicateur 32 : ce qui fait échouer la preuve

L’indicateur 32 demande au prestataire de mettre en place une démarche d’amélioration continue à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations. Dans sa version applicable au 1er novembre 2026, il demande en plus une analyse des risques sur la qualité des formations délivrées. Il s’applique aux quatre catégories d’actions. Les erreurs les plus courantes tiennent à une chaîne de preuves incomplète :

• Collecter sans analyser : des questionnaires (indicateur 30) et des réclamations (indicateur 31) archivés, sans synthèse ni conclusion.
• Améliorer sans relier : un programme modifié, mais rien ne montre que la modification répond à un retour ou à une réclamation.
• Décider sans suivre : un plan d’actions sans responsable, sans échéance ni vérification de l’effet obtenu.
• Oublier l’analyse des risques : à partir du 1er novembre 2026, une démarche limitée aux retours ne couvre plus tout l’indicateur.
• Confondre avec l’indicateur 33 : l’évaluation des contenus et des enseignements par les apprenants est un indicateur distinct, réservé à l’apprentissage.

Une preuve solide de l’indicateur 32 tient souvent en un tableau : la source (retour, réclamation ou risque identifié), l’analyse, l’action décidée, le responsable, l’échéance et le résultat constaté. Le détail est sur la fiche de l’indicateur 32.

Comment constituer et organiser son dossier de preuves Qualiopi ?

Un dossier de preuves efficace est classé par indicateur, tenu à jour au fil des sessions et relié à une matrice qui dit, pour chaque indicateur, quelle preuve existe, qui la produit et à quelle fréquence. L’auditeur doit pouvoir passer d’un indicateur à sa preuve sans attendre.

• Un dossier par indicateur, nommé par son numéro et son objet, par exemple « 11 Évaluation des acquis ».
• Des noms de fichiers courts qui portent la date, la formation et le type de pièce.
• Des versions conservées pour les programmes, les questionnaires et les procédures : elles montrent l’évolution d’un audit à l’autre.
• Des exemples tirés de plusieurs formations, de formats différents (présentiel, distanciel, mixte), car l’auditeur peut en demander plusieurs.
• Une collecte continue : questionnaires et grilles prêts avant chaque session, et une personne chargée de chaque type de pièce.
• Une vérification avant l’audit : fichiers qui s’ouvrent, liens qui fonctionnent, signatures électroniques exploitables (voir la signature électronique en formation).

Un audit blanc permet ensuite de répondre aux questions de l’auditeur avec les seules pièces du dossier : les indicateurs sans preuve apparaissent d’eux-mêmes. Pour la préparation complète, voir la checklist Qualiopi et les questions posées en audit.

Audit initial ou de surveillance : quelles preuves présenter ?

À l’audit initial, l’auditeur vérifie que les processus sont en place et que les preuves disponibles couvrent chaque indicateur applicable. À l’audit de surveillance, réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification, il regarde la mise en œuvre sur la période écoulée : sessions réalisées, retours exploités, améliorations décidées et suivies. Le certificat est valable trois ans, et son renouvellement passe par un nouvel audit.

Les preuves de surveillance se préparent donc dès l’audit initial : conserver les synthèses de satisfaction, le registre des réclamations, le plan d’amélioration et le tableau de veille au fil des mois évite de devoir les reconstituer. Pour aller plus loin : ce que l’auditeur regarde à l’audit initial et l’audit de surveillance.

Questions fréquentes sur les preuves Qualiopi

Combien de preuves faut-il fournir par indicateur ?

Aucun texte ne fixe de nombre de preuves par indicateur. L’auditeur apprécie si les pièces présentées démontrent que l’exigence est appliquée sur la période auditée. Une preuve récente par indicateur applicable est un minimum ; sur l’évaluation, le suivi ou les réclamations, des pièces issues de plusieurs sessions rendent la démonstration plus solide.

Existe-t-il une liste officielle des preuves Qualiopi ?

Non. Le décret fixe les critères et les indicateurs, pas les pièces à fournir. Le guide de lecture du ministère du Travail donne, pour chaque indicateur, le niveau attendu et des exemples de preuves, à titre indicatif. Le guide diffusé jusqu’ici commente le référentiel à 32 indicateurs ; une version alignée sur les 33 indicateurs applicables au 1er novembre 2026 est attendue du ministère. Voir le guide de lecture Qualiopi.

Que se passe-t-il si une preuve manque le jour de l’audit ?

L’absence de preuve donne lieu à une non-conformité sur l’indicateur concerné. Une non-conformité mineure appelle un plan d’action à mettre en œuvre dans les six mois ; une non-conformité majeure doit être corrigée sous trois mois, et aucune certification n’est délivrée tant qu’elle reste ouverte (arrêté du 6 juin 2019, articles 1 et 5). Le détail est sur la page non-conformités Qualiopi.

Les preuves numériques sont-elles acceptées ?

Oui : le référentiel n’impose aucun support papier. Captures d’écran datées, exports de plateforme, courriels, formulaires en ligne et documents signés électroniquement sont utilisables, à condition d’être lisibles, rattachés à une session et à un bénéficiaire, et accessibles pendant l’audit.

Combien de temps conserver ses preuves ?

Les preuves servent d’un audit à l’autre : l’audit de surveillance porte sur la période écoulée depuis l’audit initial, et le renouvellement intervient à l’échéance des trois ans. Les conserver sur toute la durée du cycle de certification permet de démontrer l’amélioration continue.

Un formateur indépendant doit-il produire les mêmes preuves ?

Oui : le référentiel s’applique quelle que soit la taille de l’organisme, selon les catégories d’actions certifiées. Les preuves sont proportionnées à l’activité, et un indicateur lié à une situation absente ne s’applique pas : un formateur qui ne sous-traite pas et ne recourt pas au portage salarial n’est pas concerné par l’indicateur 27.

Docteur Certif est un cabinet d’accompagnement : il aide les organismes de formation à constituer et à vérifier leur dossier de preuves, indicateur par indicateur, avant l’audit mené par leur certificateur. Découvrir l’accompagnement à la certification Qualiopi.