Audit de surveillance Qualiopi : tout ce que l’auditeur va vérifier en 2026-2027

Vous préparez un audit de surveillance Qualiopi en 2026 ou 2027 ? Découvrez les principaux points contrôlés par l’auditeur, les preuves à présenter et les erreurs à éviter pour limiter les risques de non-conformité.

Dans cette vidéo, Jonathan Minakian de Docteur Certif revient sur le déroulement de l’audit de surveillance, les délais à respecter, les obligations liées au BPF et au NDA, ainsi que les évolutions à anticiper pour maintenir sa certification Qualiopi.

Lire la vidéo

Vidéo hébergée par YouTube : la lancer accepte ses cookies.

Note de la rédaction — vidéo mise en ligne le 23 septembre 2026, avant l’entrée en vigueur, le 1er novembre 2026, du décret n° 2026-728 du 1er août 2026. Les propos reflètent la réglementation et les pratiques à cette date. Règles à jour : l’audit de surveillance a lieu entre le 14^e et le 22^e mois après l’obtention du certificat ; une non-conformité majeure se lève en 3 mois, une mineure en 6 mois ; le référentiel compte 33 indicateurs depuis le 1er novembre 2026.

Résumé

Jonathan Minakian, président fondateur de Docteur Certif, reçoit Marc, président fondateur de l’organisme certificateur Alticert, pour le deuxième épisode de « Qualiopi, de quoi tu as peur ? », consacré à l’audit de surveillance. Ils expliquent que l’auditeur s’appuie sur le rapport de l’audit initial et sur des cas concrets réalisés depuis : identification des besoins, vérification des prérequis, enquêtes de satisfaction, traitement des réclamations et des actions correctives. L’audit doit avoir lieu avant 22 mois calendaires après la délivrance du certificat, en pratique entre le 14e et le 22e mois, pour laisser le temps de traiter d’éventuels écarts. Marc insiste sur les risques administratifs : un bilan pédagogique et financier non déposé entraîne la radiation du NDA et le retrait de la liste des organismes certifiés, et tout changement significatif doit être signalé à l’organisme certificateur. Les questions du public portent sur le nouveau décret et la version 10 du référentiel, l’audit en présentiel ou à distance (obligatoirement en présentiel pour les CFA à partir du 1er novembre), la durée de l’audit selon le chiffre d’affaires et le statut de nouvel entrant, et l’échantillonnage des preuves.

Transcription

Présentation des intervenants

Jonathan Minakian : Bonjour à tous, bienvenue à ce nouveau webinar, accompagné de Marc, président fondateur d’Alticert, qui se présentera mieux que moi aujourd’hui. Vous avez obtenu Qualiopi, donc bravo, félicitations. Mais l’obtention de la certification, ce n’est pas la fin du parcours. L’audit de surveillance vient vérifier une chose essentielle : est-ce que votre système qualité fonctionne encore aujourd’hui, ou est-ce qu’il était uniquement prêt pour le jour de l’audit initial ? Pendant 45 minutes, on va voir ce que l’auditeur regarde réellement, quelles preuves préparer et comment éviter les mauvaises surprises.

Je me présente : je m’appelle Jonathan Minakian, je suis président fondateur de Docteur Certif. Nous, on intervient en amont pour aider les organismes de formation à structurer leurs process, leur système, vérifier vos preuves et donc préparer l’audit de surveillance. On aide au NDA, à l’obtention de Qualiopi, au maintien de Qualiopi, à l’ouverture d’EDOF, à l’enregistrement de formations sur France Compétences. On fait plein d’autres choses administratives, que ce soit l’obtention du financement de formation, ou une application pour gérer administrativement son organisme de formation.

Et puis Alticert intervient avec un regard indépendant d’auditeur. L’auditeur ne prépare pas l’organisme, il vérifie si les exigences sont réellement appliquées. Mais on a deux regards qui sont complémentaires. C’est assez unique de pouvoir réunir un accompagnateur et un auditeur, donc profitez-en : si vous avez des questions, on va essayer d’y répondre. Aujourd’hui, on est assez limités dans le temps, on a 45 minutes. On va essayer de répondre à vos interrogations, et ceux qui n’auraient pas eu la réponse à leurs questions peuvent toujours cliquer sur le bouton « Réserver un échange » au bas de l’écran.

Cher Marc, je suis ravi de vous recevoir de nouveau aujourd’hui. Je me permets de partager le petit PDF qu’on a préparé concernant l’audit de surveillance. « Qualiopi, de quoi tu as peur ? », épisode 2 : l’audit de surveillance. L’épisode 1, c’était la semaine dernière, concernant l’audit initial. « Ton système, tu réveilleras ; tes preuves, tu dateras ; ton certificat, tu sécuriseras » : c’est le sous-titre de ce webinar.

On a donc un programme de 45 minutes pour éviter le réveil brutal, qui serait des non-conformités majeures et le fait de se voir retirer la certification Qualiopi. On va voir le vrai rôle de l’audit de surveillance, ce que l’auditeur vérifie à mi-parcours, le dossier qui est à maintenir avec l’activité, les preuves récentes et les différents changements, ainsi que les pièges classiques, ceux qui montrent que le système a dormi, et la méthode antipanique avant, pendant et après la surveillance.

Nous, chez Docteur Certif, on vient préparer, structurer, rassurer, avec un objectif : arriver à l’audit de surveillance avec un système qui vit et des preuves évidemment récentes. Et Alticert, à travers Marc, vient auditer, vérifier, certifier votre organisme de formation, avec l’objectif de vérifier que le référentiel national qualité Qualiopi est toujours appliqué, avec évidemment de la méthode et une impartialité naturelle. Donc nous, chez Docteur Certif, on vous aide à rester prêts, et Alticert vérifie que tout est encore conforme.

Ne pas laisser le système s’endormir

Marc (Alticert) : Je voudrais juste rajouter un mot, Nils. Excusez-moi, j’ai un chat dans la gorge. Vous avez utilisé le terme « dormir » et « réveiller ». Moi, j’aurais tendance à dire, mais ça va dans le même sens : il ne faut pas le laisser s’endormir entre deux audits. La meilleure façon de faire qu’un système vive, c’est de ne pas le laisser s’endormir. Il n’a pas été bâti uniquement dans l’objectif d’être certifié, parce que si c’est sa fin en soi, c’est déjà quelque part une erreur de finalité.

L’objectif, c’est de professionnaliser les démarches internes d’un organisme de formation. À partir du moment où elles ont été établies et qu’elles sont pertinentes au regard de l’entité, il est clair qu’elles vont vivre au quotidien, et il n’y a pas d’endormissement à la Belle au bois dormant, réveillée par un prince charmant. Il fonctionne au quotidien. C’est sûrement ce que vous allez dire : c’est la meilleure façon de faire en sorte qu’il n’y ait pas de surprise désagréable au moment de l’audit de surveillance. Je referme la parenthèse.

Jonathan Minakian : Vous avez tout à fait raison, Marc. Merci pour cette intervention. Grosso modo, entre l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement, étant donné qu’on est sur un laps de temps de 3 ans, mieux vaut avoir un système qui fonctionne, et ce dans la durée. Et Docteur Certif est là évidemment pour pouvoir mettre en place ce système avec vous, le coordonner à travers votre propre organisation, en référence au référentiel national qualité.

L’audit de surveillance ne cherche pas un souvenir spécifique de l’audit initial. Vous m’arrêtez, cher Marc, si je dis une bêtise, ça m’arrive souvent, donc il ne faut pas hésiter. Grosso modo, l’idée, c’est d’avoir un audit initial Qualiopi évidemment réussi, mais ensuite il y a l’audit de surveillance, et c’est ce dont on parle aujourd’hui. Lors de l’audit de surveillance, on vient vérifier que les formations que vous avez dispensées sont conformes à la norme Qualiopi, mais aussi votre process organisationnel. Je vous laisse continuer, cher Marc, vous avez le PDF sous les yeux.

Ce que l’auditeur vérifie à mi-parcours

Marc (Alticert) : Oui, tout à fait. Il est quand même, j’allais dire, incontournable de se replonger avant l’audit de surveillance dans ce qui avait été éventuellement souligné, notifié à l’occasion de l’audit initial. L’organisme de certification, comme Alticert, mais il y en a d’autres, laisse un rapport dans lequel sont stipulés les points qui sont considérés comme des écarts. À cette occasion, l’organisme de formation que vous êtes a dû répondre à ces écarts avec des preuves à l’appui des corrections, pour démontrer que la situation avait été corrigée. Tout ça s’est formalisé dans ce qu’on appelle dans notre jargon le rapport initial.

Ce rapport initial, il ne faut pas le mettre dans un tiroir et, une fois qu’on a répondu et obtenu le certificat, l’oublier. Il faut l’exploiter pour s’assurer qu’à l’occasion de l’audit de surveillance, puisqu’il sera aussi dans les mains de l’auditeur qui vient faire l’audit de surveillance, tout a bien été effectivement traité comme il avait été précisé à l’occasion de l’audit initial. C’est donc un document qui peut être considéré comme passé, mais qui en fait va servir de donnée d’entrée à l’occasion de l’audit de surveillance, notamment s’il y a eu des écarts.

Le référentiel en vigueur : là, on est en plein dedans. Sachant que la norme va changer au 1er novembre, vous êtes tous face à la situation où on va être au milieu du gué. On est audité en surveillance, mais on va être audité par rapport à quoi ? Par rapport à la version 9, qui est celle en vigueur actuellement, ou par rapport à la version 10, qui va être en application à partir du 1er novembre de cette année ? Ça reste un point d’interrogation, ce n’est pas totalement tranché au niveau du ministère. Bref, l’important, c’est d’avoir quand même le référentiel en vigueur pour s’assurer qu’on travaille bien sur les bonnes bases.

Les actions réalisées, ça, c’est essentiel. L’auditeur ou l’auditrice de surveillance va se baser sur des cas concrets. Il s’est passé, on va dire, entre 14 et 22 mois entre l’audit initial et l’audit de surveillance. En moyenne, c’est au 18e mois que ça se passe. Il y a donc eu de la matière : des sessions qui ont été organisées, des activités qui ont été réalisées. L’auditeur ou l’auditrice va prendre des cas concrets pour voir si l’ensemble de ces dossiers, sur les points qui les concernent, sont effectivement en conformité avec les attentes du référentiel.

Qu’est-ce que je peux prendre comme exemple ? Est-ce qu’il y a bien eu l’identification des besoins des participants ? Est-ce qu’il y a bien eu les quiz ou la vérification des prérequis sur les sessions qui en nécessitent ? Est-ce qu’il y a bien eu les enquêtes de satisfaction auprès des différentes parties prenantes à la fin, et cetera ? Ce sera bien sur de la réalisation, et pas, comme ça a pu être le cas éventuellement à l’audit initial, sur des principes qui allaient être mis en œuvre plus tard. Là, on est vraiment sur des cas concrets.

Et puis le traitement des améliorations continues — ça va d’ailleurs s’amplifier avec la prochaine version : est-ce qu’il y a eu des réclamations ? Est-ce qu’il y a eu des insatisfactions ? Est-ce qu’elles ont été prises en considération ? Est-ce qu’elles ont été traitées ? Tout ça va être pris en considération à l’occasion de l’audit de surveillance.

Intervenant : J’en profite pour dire qu’aujourd’hui, vous avez des solutions logicielles qui vous permettent de vous aider, concernant notamment l’amélioration continue. Ça ne coûte pas cher, et ça permet vraiment d’être organisé, de gagner un temps phénoménal et d’être vraiment préparé pour les audits de surveillance, les audits de renouvellement ou les échéances ultérieures.

Un dossier administratif à jour : NDA et BPF

Jonathan Minakian : Je viens de passer à la slide suivante. « Ton dossier, tu maintiendras », avec un dossier administratif à jour, c’est mieux : le fameux NDA, le bilan pédagogique et financier, on en parlait à l’instant, cher Marc, les coordonnées, le site, la catégorie et la sous-traitance. Peut-être un petit mot par rapport au BPF, puisqu’on en parlait à l’instant ?

Marc (Alticert) : Je vais aller très vite, parce que ce sont vraiment typiquement des situations qui pourraient être ultra facilement évitées. On a fait le point il y a peu de temps, à l’occasion d’une réunion avec l’ensemble des organismes de certification accrédités et reconnus par le ministère pour Qualiopi. En ce moment, on a des vagues d’organismes qui sont certifiés et qui sont rejetés, pour la simple et bonne raison que, n’ayant pas déposé leur bilan pédagogique et financier comme c’est obligatoire chaque année, en général entre le 1er mai et le 31 mai période de dépôt, eh bien en septembre-octobre, leur NDA est radié.

Qui dit radiation de NDA par manque de dépôt de bilan pédagogique et financier dit automatiquement retrait de la liste des entités certifiées. Et à ce moment-là, ce retrait entraîne une suspension qui doit être traitée dans les 3 mois. Les 3 mois sont vite passés, notamment par rapport à certaines DREETS et leurs délais. Il y a alors deux possibilités : soit demander la réactivation de l’accès à Mon Activité Formation pour redéposer un BPF, soit redemander un nouveau NDA, avec toutes les complications que cela peut représenter en termes de certification, alors qu’il suffisait simplement de déposer le bilan pédagogique et financier au bon moment. Voilà.

Jonathan Minakian : Donc la partie administrative est essentielle. Vous pouvez avoir un système qui fonctionne à merveille : si l’administratif n’est pas réalisé, comme par exemple déposer son bilan pédagogique et financier, on se retrouve à zéro. Ça arrive bien trop souvent, malheureusement. Ce dossier administratif doit donc évidemment être à jour, c’est la moindre des choses.

Les changements à maîtriser

On a ensuite les changements, qui doivent être maîtrisés au cours de votre certification Qualiopi. Il peut évidemment y avoir des changements dans votre organisation, que ce soit des changements d’équipe, des offres nouvelles, de nouveaux process ou des outils — des procès, je ne vous le souhaite pas. Donc tout se trace. La présence des audités est importante aussi : est-ce que c’est la direction, est-ce que c’est un référent qualité ou un référent formation qui doit pouvoir expliquer à l’auditeur, lors de cet audit de surveillance, ce qui a été réalisé et comment le process organisationnel sous le référentiel Qualiopi est maintenu ?

Marc (Alticert) : Pardon, j’aurais juste rajouté quelque chose, si c’est possible, sinon je n’interromps pas la parole.

Jonathan Minakian : Non non, vas-y, bien sûr.

Marc (Alticert) : Je voudrais juste dire, au niveau des changements, parce que certains organismes de formation se posent la question : vous êtes certifié pour une activité. Tant que vous restez dans le périmètre de l’activité, il n’y a pas de changement. Autrement dit, j’avais une formation A, j’ai créé entre-temps la formation B, la formation C et la formation D : peu importe, ça reste l’activité de formation. Votre certification couvre cela. Il n’y a pas de problématique, il n’y a pas à préciser à l’organisme certificateur que j’ai créé de nouveaux modules, ça, c’est bon. Par contre, si vous voulez rajouter le bilan de compétences, là, c’est une autre activité, c’est différent. Je n’en parlerai pas maintenant. C’est tout ce que je voulais dire : les changements, oui, mais certains qui peuvent être considérés comme des changements ne le sont pas en réalité.

Jonathan Minakian : Je voudrais souligner quelque chose. On peut aujourd’hui avoir un organisme de formation certifié Qualiopi pour action de formation, par exemple pour former en intelligence artificielle. Très bien. Si demain vous avez envie de créer une formation — je vais dire une bêtise — en peinture de mur par exemple, c’est votre société qui est certifiée Qualiopi, ce n’est pas votre formation. Je pense que ce que Marc veut dire, c’est que vous avez quatre Qualiopi : action de formation, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience et CFA. Et c’est au niveau de ces changements structurels-là qu’il peut y avoir une grosse attention, même, et souvent un audit pour connaître le process de ce nouveau Qualiopi qui arriverait dans votre organisation.

Le parcours de l’audit de surveillance et le délai de 22 mois

Allez, je passe à la slide suivante : le parcours de l’audit de surveillance. On vient de le dire : c’est relire le rapport initial, vérifier les actions correctives, mettre à jour le dossier administratif, préparer les preuves récentes et passer l’audit de surveillance. Et s’il y a des écarts à traiter, il faut évidemment les traiter. Est-ce que vous avez un petit mot là-dessus, cher Marc ?

Marc (Alticert) : Tout écart nécessite une correction, on est d’accord. Le seul petit mot que je dirais, c’est : attention à la planification. Attention à la planification. Le délai maximum à ne pas dépasser pour le maintien — là, je ne parle pas de renouvellement : la surveillance amène à un maintien de la certification obtenue — c’est 22 mois, en jours calendaires. Vous regardez vos certificats et vous rajoutez 22 mois à la date de délivrance du certificat pour savoir à quel moment vous ne devez pas dépasser la surveillance. Mais l’audit, lui, doit être réalisé quelque temps auparavant, pour être sûr de ne pas dépasser s’il y a des corrections à traiter. En général, on le fait 2 à 3 mois avant.

Jonathan Minakian : D’où le « entre 14 et 22 mois ». C’est ça.

Marc (Alticert) : C’est ça. De façon à ce que si, malheureusement, à l’occasion de la surveillance, il y a des écarts à traiter, vous puissiez les traiter de façon sereine, et pas dans l’urgence, de peur d’être suspendu s’ils ne sont pas faits avant la date anniversaire.. Voilà.

Sondage : ce qui inquiète le plus

Jonathan Minakian : Écoutez, nickel. Je vais lancer un petit sondage. Vous êtes 18 participants. Qu’est-ce qui vous inquiète le plus dans l’audit de surveillance ? Ce sera l’occasion de répondre à travers vos réponses. Est-ce que c’est une non-conformité ? Est-ce que ce sont des preuves qui seraient trop anciennes ? Est-ce que c’est une question imprévue de l’auditeur, ou un changement mal documenté ? Ou bien c’est tout simplement de ne pas savoir répondre ? J’aimerais bien connaître vos réponses à ce sondage. C’est intéressant de mieux vous connaître et peut-être justement de pouvoir répondre à certaines interrogations.

Ah oui. On a cinq votants, et quatre personnes qui votent pour la non-conformité — cinq, six pour la non-conformité. Une personne pour des preuves trop anciennes, et une question imprévue de l’auditeur. C’est intéressant comme sondage. Trois personnes pour la question imprévue de l’auditeur : ça, c’est le côté surprenant. Donc six personnes pour la non-conformité, trois personnes pour la question imprévue de l’auditeur.

Je pense que les non-conformités, on peut les traiter assez rapidement, assez facilement si elles sont mineures. Si elles sont majeures, évidemment, ça reste du travail supplémentaire et de fond à mettre en place. Et en ce qui concerne une question imprévue de l’auditeur, je laisse le soin à Marc de pouvoir répondre là-dessus.

Marc (Alticert) : Je ne sais pas ce qu’est une question imprévue de l’auditeur. Le périmètre des investigations de l’auditeur est défini par son ordre de mission, par le référentiel et par les attendus du guide de lecture, de la version 9 pour l’instant. Une question inattendue — j’essaie de concrétiser ce que ça peut être —, si c’est en dehors du questionnement attendu sur Qualiopi, elle n’a pas lieu d’être. On peut simplement lui poser la question.

Un audit réussi, ça fait des années que je le dis, c’est un audit partagé. L’auditeur n’a pas la science infuse, il ne connaît pas votre entreprise, il ne connaît pas votre métier aussi bien que vous le connaissez. Par contre, il connaît les exigences. Donc si, à un moment donné, vous ne dialoguez pas, il y aura un malentendu. Il faut absolument, si l’auditeur vous pose une question qui vous semble sortir du champ ou incompréhensible, lui demander simplement ce qu’il entend par cette question, de façon à pouvoir lui répondre correctement.

Jonathan Minakian : Une participante me dit que les trois votes, en fait — j’avais mal lu la ligne —, étaient pour un changement mal documenté. Effectivement, je viens de m’en apercevoir, merci pour la précision. Un changement mal documenté : typiquement, on est dans le process organisationnel et le fait de bien se préparer à l’audit de surveillance.

Audit blanc et non-conformités

Une participante nous dit bonjour du 24 : « Je suis en préparation de l’audit de surveillance pour janvier 2027, avec un audit blanc en octobre 2026. » Je pense que vous vous y prenez à l’avance, c’est bien, ça veut dire que vous êtes organisée. C’est peut-être un peu tôt : nous, on a tendance à faire les audits blancs un mois avant les audits, qu’ils soient initiaux, de surveillance ou de renouvellement. Mais c’est bien de le faire en tout cas.

Marc (Alticert) : Moi, je voudrais juste poser une question à cette personne : est-ce que c’est un consultant externe qui fait l’audit blanc ? Parce que ça ne peut pas — c’est strictement interdit — être fait par un organisme certificateur.

Jonathan Minakian : Je le suppose, cher Marc, mais n’hésitez pas à répondre. La non-conformité : tiens, on a le retour du mot qui fait transpirer. On a la non-conformité mineure : c’est un écart ponctuel, qu’on peut corriger, qu’on peut prouver et qu’on peut donc sécuriser. En revanche, quand on est sur une non-conformité majeure, c’est qu’on a un risque relativement sérieux et que le système ne fonctionne plus, ou que l’action corrective n’a pas tenu. S’il y a eu une action corrective due à une non-conformité précédente et que cette action corrective n’a pas tenu, évidemment, ça se retrouve en non-conformité majeure.

Et on se retrouve avec un piège : c’est de répondre avec une preuve ancienne. Le bon réflexe, c’est d’avoir un fait récent, tracé, avec une amélioration. Et le but, ce n’est pas spécialement de montrer que vous avez été certifié, c’est vraiment de prouver, pour cet audit de surveillance, que vous méritez de le rester.

Les pièges classiques

Allez, les pièges classiques. Peut-être que vous avez une ribambelle d’anecdotes à nous raconter, cher Marc, sur les preuves trop anciennes, les actions correctives oubliées, les réclamations invisibles, les changements non tracés.

Marc (Alticert) : Si je les prends dans l’ordre : la preuve trop ancienne, ça pose un autre débat. Il se peut qu’entre l’audit initial et l’audit de surveillance, malencontreusement, il n’y ait eu aucune activité. Malheureusement, des situations comme celle-là existent, et, n’ayant pas d’activité, l’organisme certificateur a l’obligation de retirer la certification. Ce n’est pas un plaisir, ce n’est pas une joie, ce n’est pas notre pouvoir, c’est notre devoir, puisque c’est une obligation réglementaire. S’il n’y a eu aucune session avec aucun participant sur les 18 mois précédant l’audit de surveillance, et qu’il n’y avait qu’une session de formation avant l’audit initial, on est en légitimité de se poser la question du bien-fondé de la délivrance d’une certification à un organisme qui ne fonctionne pas.

Après, des preuves trop anciennes sur certains modules qui ne fonctionnent pas tous les jours : dans ces cas-là, l’auditeur changera son échantillonnage, prendra d’autres modules qui sont plus récents et trouvera les preuves qui vont bien.

Les réclamations invisibles : c’est sûr que ne pas avoir de réclamation peut être considéré comme un signe de performance, c’est tout à fait juste. Mais ça peut aussi être un signe de défaillance du circuit de collecte des réclamations. Si je ne donne pas de numéro de téléphone, ou si je donne une fausse adresse mail, les réclamations n’arriveront jamais. Ça va donc forcément être un sujet d’approfondissement de la part de votre auditeur si vous annoncez que vous n’avez eu aucune réclamation, aucune insatisfaction de quelque nature que ce soit.

Les actions correctives oubliées : je l’entends comme le fait d’avoir répondu à un écart à l’occasion de l’audit initial mais, une fois la porte refermée derrière l’auditeur et le certificat obtenu, de ne pas l’avoir fait vivre. Ça, ce n’est pas acceptable, puisqu’une action corrective doit s’inscrire dans la durée — c’est ce que je viens de dire, Nils. Automatiquement, ça amènera à un rebattement des cartes, puisque l’action corrective a été proposée, mise en place sur un module, une session, et après est tombée aux oubliettes.

Et les changements non tracés : ce n’est pas si évident que ça, et ce n’est même pas à l’occasion de l’audit de surveillance. Tous les organismes de certification ont des conditions générales de certification, et dans ces conditions — c’est même imposé dans la réglementation —, il est stipulé que tout changement significatif doit être signalé à l’organisme certificateur : un changement de propriétaire, un changement de statut, un changement d’adresse. Tout ça doit être signalé, même en dehors de l’audit de surveillance, dès lors que c’est effectif. Et le fait de ne pas le signaler pourrait être considéré comme une rupture contractuelle vis-à-vis des conditions générales de certification. Qui dit rupture contractuelle dit arrêt de la certification.

La méthode antipanique : avant, pendant, après

Jonathan Minakian : Très clair, merci. Et malheureusement, ça arrive bien trop souvent. C’est pour ça qu’on organise un webinar sur ce sujet. On a cette méthode antipanique avec l’avant, le pendant et l’après. Avant, l’idée, on l’a vu, c’est de relire le rapport initial, de vérifier évidemment les actions correctives et d’identifier les actions auditées. Pendant, c’est montrer ce qui a été fait récemment, expliquer les éventuels changements s’il y en a eu, et relier les preuves et les indicateurs. Et puis l’après, c’est lire les écarts s’il y en a, corriger la cause de ces écarts s’il y en a, et envoyer des preuves solides si besoin est.

Et la petite phrase magique, c’est : « Depuis l’audit initial, voilà ce qu’on a fait, et surtout ce qu’on a maintenu. » Si je devais rajouter un petit mot là-dessus… Très bien. On a le cas pratique : le système qui s’est endormi, avec la situation qu’on voit souvent : « On avait tout préparé pour l’audit initial », et on en reste là. Et quand on se retrouve face à la question de l’auditeur : « Montrez-moi une action récente et ce qu’elle a produit », il faut pouvoir sortir la bonne réponse : « On a réalisé cette action, avec la preuve qui est datée, on l’a analysée, et ça nous a permis de l’améliorer. » La surveillance n’aime pas les souvenirs. Ce qu’elle apprécie, ce sont des traces récentes, fraîches, qu’on est en capacité de démontrer.

À retenir, avant l’épisode 3, qui a lieu la semaine prochaine — j’en profite pour vous le dire, c’est le 29 septembre à 11 h, où de nouveau Marc et moi serons présents, cette fois-ci sur le sujet de l’audit de renouvellement. Pour cet audit de surveillance, c’est maintenir un dossier vivant, qui vit dans le temps à travers votre organisme de formation et le référentiel national qualité ; c’est pouvoir prouver via des traces récentes, datées, retrouvables ; c’est relier les changements, qui doivent être évidemment expliqués, facilement reliables les uns aux autres ; et évidemment améliorer, parce qu’une démarche qualité se pilote dans le temps. Peut-être un petit mot là-dessus, cher Marc ?

Qualiopi, de la contrainte à l’outil de pilotage

Marc (Alticert) : C’est très clair, donc je ne vois pas trop ce que je pourrais rajouter. Ce que je peux me permettre de dire, c’est que pour des entités comme les organismes de formation, surtout quand ce sont de petites structures, la démarche Qualiopi est dans un premier temps ressentie comme une contrainte réglementaire incontournable : quand on est sous-traitant, quand on travaille avec de gros donneurs d’ordre de formation, quand on est un organisme de formation qui fait appel à des fonds publics, en particulier s’il y a des formations certifiantes au RS, au RNCP, au CPF, et cetera. Et dans la contrainte, on ne fait jamais les choses complètement, parce que personne n’aime marcher avec une épée dans le dos.

Par contre, si on prend un petit peu de recul — vous allez me dire : « C’est facile, à votre poste », mais j’ai aussi été organisme de formation il y a très longtemps —, il est toujours très intéressant de rebondir sur une contrainte pour en faire une force commerciale et professionnelle. Si on commence à regarder ce système comme un véritable outil structurel de maîtrise du processus de formation, de professionnalisation des activités, de fil conducteur pour les intervenants externes qui viennent intervenir pour mon OF, et cetera, on ne le voit plus du même œil. Et avec cette logique-là, on le prend comme un outil quotidien qu’on fait vivre.

Il est certain qu’à 4 ou 5 jours de l’audit de surveillance, commencer à prendre les dossiers, à chercher les feuilles de présence, à voir si elles ont été signées, c’est un boulot monstre. C’est un boulot monstre, et on n’a plus la force ni la capacité de le faire quand on se retrouve le dos au mur. Par contre, si on réalise les activités au quotidien, ça passe comme une lettre à la poste.

Jonathan Minakian : Je suis tout à fait d’accord avec vous, Marc. Parfois, on a des clients qui nous appellent : « Attention, Docteur Certif, audit de surveillance, est-ce que vous pouvez nous aider ? » Et nous, on a tendance à refuser ces clients, tout simplement parce qu’on n’aura pas le temps de revoir tout le système organisationnel de l’organisme de formation. C’est ce qu’on disait tout à l’heure : il doit vivre dans le temps.

Et pour ça, aujourd’hui, vous avez plusieurs solutions. D’une part, par exemple, un suivi régulier de la part d’un accompagnateur spécialisé Qualiopi, qui va faire vivre le process qualité de votre organisme de formation. Vous avez aussi des solutions logicielles qui vous permettent de mettre vos preuves dans un seul endroit, pour qu’elles ne soient pas éparpillées, ce qui va vous permettre de gagner du temps pour les retrouver, par exemple. Il y a vraiment plein d’outils aujourd’hui nécessaires à un organisme de formation, dans sa bonne organisation, pour arriver prêt à un audit de surveillance ou à un audit de renouvellement.

Sondage : sur quel sujet avez-vous besoin d’aide ?

Et d’ailleurs, j’en profite, je vais lancer un nouveau petit sondage, très rapidement. Il est assez simple : sur quel sujet est-ce que vous auriez le plus besoin d’aide ? C’est intéressant à savoir. Est-ce que ce serait plutôt de relire le rapport d’audit initial ? De vérifier vos preuves ? De mettre à jour vos documents ? De préparer les réponses à l’auditeur, par exemple ? Ou alors de suivre votre démarche qualité dans le temps ?

Intéressant. On a deux votes pour vérifier les preuves. Trois votes. Super. N’hésitez pas, pour ceux qui le peuvent, à cliquer, c’est toujours intéressant. La vérification des preuves peut se faire soit par un suivi, j’allais dire quotidien, mais automatisé par le biais d’outils, soit par un accompagnateur qui suit votre organisme de formation dans son process qualité, à raison d’une fois tous les deux mois fréquence. La mise à jour des documents aussi, et le suivi de la démarche qualité dans le temps.

Je pense que c’est vraiment important de ne pas se presser, de ne pas se stresser, surtout en se réveillant 3 semaines avant l’audit de surveillance. J’en ai vu combien, des organismes de formation qui nous appellent vraiment en toute urgence. Et c’est vraiment très délicat de pouvoir y répondre. Merci en tout cas pour vos votes à tous, merci beaucoup.

Une participante nous dit : « Oui, bonne idée d’actualiser les preuves par un outil. » Franchement, ça ne coûte pas grand-chose aujourd’hui. Nous, on a un outil chez Docteur Certif où, premièrement, tout est automatisé. Et deuxièmement, c’est évidemment expliqué par nos accompagnateurs Qualiopi, et ça vous permet de ne pas stresser. Et franchement, pour ce que ça coûte, ça vous fait gagner un temps fou sur la gestion administrative quotidienne.

Questions des participants

Super. J’espère que vous êtes tous prêts pour l’audit de surveillance. On a quand même quelques questions. La même participante nous dit : « Je prépare mon audit de surveillance depuis mars 2026, pour un audit blanc en octobre 2026 et un audit de surveillance en janvier 2027. » Franchement, c’est bien. Ce serait intéressant de comprendre la manière dont vous fonctionnez exactement. Je pense que ça mériterait peut-être un petit coup de fil ensemble : n’hésitez pas, vous pouvez cliquer sur le bouton « Réserver un échange ». Je serais curieux de savoir comment vous vous organisez.

Question d’un participant : Est-ce que le nouveau décret impacte l’audit de surveillance actuel pour un OF qui réalise des actions de formation ? Et allez-vous faire un webinar concernant les nouveaux indicateurs ?

Jonathan Minakian : Je suppose que la question porte sur le décret du 1er août. Cher Marc ?

Marc (Alticert) : Si je reprends le contexte de la question : pour un OF qui ne fait que des activités de formation, le décret ne va pas être très impactant en matière d’audit de surveillance. Il va être impactant dans le fait qu’il y aura des critères, et des modifications de certains critères. Il y a le fameux 33 indicateur 33 qui est apparu, qui nécessitera un travail de toutes les entités, qu’elles fassent de la formation, du bilan de compétences ou de la VAE.

Par contre, pour les CFA, il va y avoir un gros impact : l’audit à distance n’existe plus, ce sera obligatoirement du présentiel. Aussi surprenant que ça puisse paraître, même si le CFA est un CFA hors les murs, même s’il fait de la formation à distance, l’audit de surveillance, comme l’audit initial, sera forcément en présentiel. Ça, c’est pour la partie modification des modalités d’audit.

Et puis après, on attend un peu. On avait une réunion au ministère la semaine dernière, tous les organismes certificateurs ; il y a un groupe de travail qui est en train de se constituer. La problématique, c’est que le décret est paru, mais le décret, sans les arrêtés, ne peut pas entrer en application. Il y a des points qui ne sont pas encore spécifiés, et les arrêtés, pour l’instant, ne sont pas publiés. Et le guide de lecture n’est pas publié.

Ce que je sens venir, c’est que le guide de lecture n’est pas un texte obligatoire. Le guide de lecture, c’est un facilitateur d’audit et de compréhension des exigences. Mais à partir du moment où les arrêtés vont être publiés, le décret et les arrêtés pourront entrer en application dans les délais impartis, c’est-à-dire au 1er novembre, même si le guide de lecture version 10 n’est pas encore publié. Ça, je le sens venir gros comme une maison.

Jonathan Minakian : Très bien. Du coup, ça méritera, je pense, quand on aura la réponse, de faire un webinar concernant les nouveaux indicateurs, parce que ce n’est vraiment pas la première fois qu’on nous pose la question. On a une autre très bonne question d’une participante, qui nous demande : est-ce que l’audit de surveillance se déroule en ligne ou en présentiel ? Est-ce que nous avons le choix ? Marc, je vous laisse.

Marc (Alticert) : Vous avez le choix. Les organismes, aujourd’hui, quelle que soit leur activité, ont le choix dans l’immédiat. Après, je vous ai dit que dans la prochaine version, à partir du 1er novembre, les CFA ne pourront plus, ils n’auront plus le choix. Mais pour les autres, jusqu’à présent et jusqu’à preuve du contraire avec les arrêtés qui sont dans les tuyaux, l’organisme audité a le choix du présentiel ou du distanciel. Et aussi bizarre que ça puisse paraître, il y en a un certain nombre qui aiment bien le présentiel, parce que justement on peut dialoguer plus facilement avec l’auditeur, et on a la possibilité de valoriser ses réponses et ses documents plus facilement que par écran interposé.

Mais vous avez le choix. La seule contrainte, et ça, c’est de la responsabilité de l’organisme certificateur, comme nous chez Alticert, c’est de s’assurer qu’on a accès à distance aux informations souhaitées. Autrement dit : est-ce que vous avez la capacité de faire un audit à distance de façon informatique fiable, stable, avec des données qui sont présentables à l’écran, et cetera ?

La durée de l’audit de surveillance et le cas des nouveaux entrants

Jonathan Minakian : J’en profite pour pousser un petit peu plus loin la question. Combien de temps dure un audit de surveillance ? Est-ce que c’est une demi-journée, ou est-ce que c’est une journée ? Et quels sont les critères qui vont définir la demi-journée ou la journée ?

Marc (Alticert) : Jusqu’à présent, c’est très simple, ce sont deux critères. La durée est fonction du chiffre d’affaires de l’activité. Je vais prendre le cas le plus classique : l’organisme de formation fait moins de 150 000 € de chiffre d’affaires — ce qui n’est pas systématiquement le cas, il y en a qui font plusieurs millions, mais prenons ce cas de figure. Dans ce cas-là, il y a un deuxième critère qui entre en ligne de compte : est-ce que cet organisme est considéré comme un nouvel entrant ou pas ? S’il est considéré comme un nouvel entrant, c’est-à-dire qu’à la date de l’audit il n’avait pas déposé de bilan pédagogique et financier et qu’il est dans sa première année d’activité, sa durée d’audit de surveillance est majorée d’une demi-journée. Si ce n’est pas le cas, la durée d’audit de surveillance est d’une demi-journée.

Autrement dit : je suis un organisme de formation qui existe depuis 10 ans, j’ai déposé des bilans pédagogiques et financiers, et je me lance seulement cette année dans Qualiopi : mon audit de surveillance durera une demi-journée. Je suis un nouvel entrant, je viens de créer mon organisme de formation, je n’ai pas encore déposé de bilan pédagogique et financier, je m’engage sur l’honneur, moi-même en tant que dirigeant de l’OF ou mon comptable, à déclarer moins de 150 000 € de chiffre d’affaires : automatiquement, mon audit de surveillance aura une demi-journée telle que c’est prévu, plus une demi-journée vu ma situation de nouvel entrant, ce qui fait un jour de surveillance.

Quel référentiel et quelles preuves pour un audit en 2027 ?

Question d’un participant : Si j’ai mon audit en 2027, devrai-je me référer au référentiel du 1er novembre pour les formations faites en 2025 ?

Jonathan Minakian : Une question intéressante. À votre avis ?

Marc (Alticert) : Oui, c’est logique et évident, peu importe quand vous les avez faites, [inaudible] application au 1er novembre, et les arrêtés vont être calés par rapport à ça. Donc oui. Sauf que les modifications portent essentiellement sur la partie amélioration continue. Donc ça s’applique sans aucun problème, ce n’est pas lié aux sessions.

Jonathan Minakian : Est-ce que vous avez peut-être d’autres questions ? Mesdames, mesdemoiselles, messieurs, n’hésitez pas si vous en avez, c’est vraiment le moment. Je pense qu’on a fait un bon tour. Merci, avec plaisir. Une participante nous indique qu’on ne lui a jamais laissé le choix sur le mode de l’audit, présentiel ou à distance. C’est quand même une drôle de façon de faire. Mais très bien.

Une participante nous demande : « Les preuves doivent-elles bien être celles de l’année passée, par exemple 2026 pour un audit en 2027, ou peuvent-elles porter sur des années antérieures ? » Ça, c’est intéressant. Qu’est-ce que vous en pensez ?

Marc (Alticert) : C’est l’échantillon de l’auditeur : c’est lui qui a le pouvoir de décider sur quels dossiers il va se baser. A priori, s’il y a eu de nouvelles sessions, il travaillera plutôt sur les sessions les plus récentes, pour voir si le système a fonctionné. On ne va pas remonter plus loin que l’audit initial.

Conclusion

Jonathan Minakian : Normal. En tout cas, sachez qu’on était déjà très contents de pouvoir faire ce webinar avec vous. Merci pour votre présence, pour votre activité sur les sondages et pour toutes ces questions. J’espère qu’on n’a pas été trop flous, qu’on a été clairs et que tout a été bien compréhensible : c’est vraiment le but de cet exercice. Chez Docteur Certif, on peut vous accompagner sur l’audit initial, sur l’audit de surveillance, sur l’audit de renouvellement, sur la mise en place de l’organisation et des process de votre organisme de formation, mais aussi sur la présentation d’outils qui vont vous permettre de gagner un temps phénoménal pour administrer votre organisme de formation. Et on se fera un plaisir de répondre à toutes vos interrogations s’il en reste.

Marc, merci beaucoup, c’était super. Avec vous, ça marche toujours très bien. Alors, ne vous étonnez pas : j’ai deux prénoms, Jonathan Nils, et parfois, au choix, certains m’appellent Jonathan ou Nils. En tout cas, c’était vraiment un super plaisir. Marc, merci encore pour votre présence, et à la semaine prochaine. Merci à toutes, merci à tous. Au revoir.