Audit initial Qualiopi : ce que l’auditeur vérifie vraiment

Vous préparez votre audit initial Qualiopi et vous vous demandez quelles preuves seront réellement vérifiées par l’auditeur ? Dans ce webinar, Docteur Certif, spécialiste de l’accompagnement Qualiopi, et Alticert, organisme certificateur, croisent leurs regards pour vous expliquer concrètement le déroulement d’un audit.

Découvrez les preuves attendues, les erreurs pouvant entraîner des non-conformités, la manière de préparer votre dossier et les bonnes pratiques pour aborder votre certification Qualiopi plus sereinement.

Vidéo : Audit initial Qualiopi : accompagnateur + auditeur face à face !

Note de la rédaction — vidéo mise en ligne le 16 septembre 2026, avant l’entrée en vigueur, le 1er novembre 2026, du décret n° 2026-728 du 1er août 2026. Les propos reflètent la réglementation et les pratiques à cette date. Règles à jour : l’audit de surveillance a lieu entre le 14^e et le 22^e mois après l’obtention du certificat ; une non-conformité majeure se lève en 3 mois, une mineure en 6 mois ; le référentiel compte 33 indicateurs à partir du 1er novembre 2026 (32 jusqu’au 31 octobre 2026).

Résumé

Dans ce webinar, Jonathan Minakian, président et fondateur de Docteur Certif, et Marc, l’un des trois associés fondateurs de l’organisme certificateur Alticert, présentent le déroulement d’un audit initial Qualiopi, du point de vue de l’accompagnateur et de celui de l’auditeur. Ils rappellent que l’auditeur évalue la conformité au référentiel sans accompagner, que l’audit initial exige au moins une action déjà réalisée et se tient en présentiel au siège de l’organisme, et que le guide de lecture (version 9 au moment du webinar) détaille les attendus indicateur par indicateur. Ils expliquent qu’un accompagnateur peut être présent le jour de l’audit mais ne peut pas remplacer le dirigeant ou un salarié de l’organisme. Ils précisent la différence entre non-conformité mineure et majeure, qui porte sur le délai de traitement (3 mois renouvelables pour une majeure), et passent en revue les pièges classiques : preuves introuvables, procédures vitrines, indicateurs oubliés, « amélioration fantôme ».

Transcription

Présentation des intervenants

Jonathan Minakian : Bonjour à toutes, bonjour à tous. Bienvenue dans ce webinar.

[Consignes techniques du webinaire — passage omis]

Alors aujourd’hui, on va aborder le spectre de l’audit initial à travers une équipe d’accompagnateurs qui est Docteur Certif. Nous, en fait, on accompagne au montage des dossiers Qualiopi. Je suis le président et fondateur de Docteur Certif. On apporte un maximum de services pour les organismes de formation : des services commerciaux, mais surtout des services administratifs. On s’occupe de l’obtention du numéro de déclaration d’activité, du montage du dossier Qualiopi. On peut aussi être présents pour défendre, entre guillemets, votre dossier auprès de l’auditeur pour un audit initial Qualiopi, un audit de surveillance, un audit de renouvellement.

On s’occupe aussi de l’ouverture des droits à EDOF, mais aussi de l’enregistrement de formations au RS ou au RNCP sur France Compétences. Et on peut vous aider évidemment à trouver des partenaires qui vont habiliter votre organisme de formation à utiliser leurs formations enregistrées sur France Compétences, de façon à ce que vous puissiez proposer des formations au CPF à vos apprenants. Ça, c’est un premier élément. On fait aussi de l’obtention de financement de formation pour vos apprenants : on vous aide administrativement à monter les dossiers, à les suivre et à obtenir le financement, parce que ce n’est pas facile à travers 11 OPCO et autant de critères différents. On a aussi une application de gestion administrative quotidienne de votre organisme de formation.

Donc aujourd’hui, pour en revenir à nos moutons, on est sur l’accompagnement à l’audit initial et l’audit initial, et j’ai le plaisir de vous présenter Marc, qui se présentera mieux que moi, mais qui travaille chez Alticert. Je vous en prie, cher Marc.

Marc (Alticert) : Merci Nils. Oui, donc moi je suis un des trois associés fondateurs d’un organisme de certification Qualiopi reconnu par le ministère et accrédité par le Comité français d’accréditation, le COFRAC. Nous existons depuis 2019 et à ce jour, nous avons plusieurs centaines d’entités certifiées, avec comme caractéristique des petites structures, mais également de très grands groupes. Notre caractéristique à nous, en tant qu’organisme certificateur, c’est surtout d’être à taille humaine. La plupart de nos clients apprécient notre équipe d’auditeurs et surtout font remonter le fait que, par échange de mails, par appel sur nos portables, ils ont directement en face d’eux les décisionnaires de l’organisme certificateur. Ce qui est loin d’être le cas dans certains autres gros organismes certificateurs où, avant d’atteindre la tête, il faut passer d’abord par plusieurs strates intermédiaires. Voilà, je n’en dirai pas plus pour présenter Alticert, mais à ce jour, on gère plusieurs centaines d’entités certifiées.

Jonathan Minakian : Merci pour votre présence aujourd’hui, cher Marc. On voit sur cette première slide : « Ton dossier tu prépareras, tes preuves tu rangeras, ton audit tu réussiras. » Et c’est exactement ce pour quoi on est réunis aujourd’hui. J’ajoute une petite chose : vous pouvez réserver un échange avec Marc ou moi en cliquant sur le bouton « Nous recontacter » au bas de votre écran. Je me permets de passer à la slide suivante, Marc.

Marc (Alticert) : Oui.

Jonathan Minakian : Voilà. Donc aujourd’hui, on a 45 minutes pour enlever la blouse de panique, parce que c’est souvent le cas en fait pour des nouveaux entrants qui abordent le sujet de Qualiopi. Je vous laisse la parole, cher Marc.

Le rôle de l’audit initial et la préparation du dossier

Marc (Alticert) : Alors, l’étape sur laquelle on va un peu se focaliser, mais il y a toute la partie préparatoire, c’est le rôle de l’audit initial. Il est clair que l’audit est un élément important dans le déroulé du schéma de certification, puisque c’est le moment où l’organisme certificateur, à travers l’auditeur mandaté et envoyé dans l’entreprise demandeuse du certificat, va s’intéresser à la matérialisation des éléments qui démontrent que l’organisme de formation est effectivement, en tout point, sur l’ensemble des critères et des indicateurs, conforme aux exigences dites Qualiopi, qui sont en fait des exigences purement réglementaires.

Mais en amont de ça, il est clair qu’il faut que le dossier soit correctement préparé. J’ai tendance à prendre des exemples de la vie courante parce que c’est parlant. On peut toujours emmener son véhicule au contrôle technique en sachant qu’il est cabossé de partout, avec 9 chances sur 10 de passer par une contre-visite. On peut se présenter à Qualiopi sans avoir rien préparé, en partant du principe qu’on est un organisme avec de bons formateurs, mais ce n’est pas l’élément suffisant et nécessaire pour pouvoir être certifié. Donc il faut vraiment prendre le temps de se préparer. C’est chronophage, mais c’est une étape incontournable.

On verra ensuite quels sont les pièges dans lesquels on peut effectivement tomber, mais qui ne sont pas des pièges rédhibitoires, contrairement à ce qu’on peut penser. C’est un peu comme si on se présentait au baccalauréat et qu’on n’avait le baccalauréat que lorsqu’on a une mention très bien avec 20/20 à toutes les matières. Ce n’est pas le cas. On peut avoir le baccalauréat même par le repêchage, et c’est exactement le même principe et le même protocole qui est appliqué à Qualiopi. Et puis, qu’est-ce qu’on peut faire pour éviter de stresser avant, pendant et après vos audits ? Il n’y a pas que le Tranxène, il y a des choses beaucoup plus simples à mettre en place.

Jonathan Minakian : Voilà. Alors, pour rebondir sur ce que vous dites, le dossier qui est à préparer, c’est justement le travail de Docteur Certif que de pouvoir vous amener à l’audit en ayant un dossier qui soit prêt à passer l’audit. Et évidemment, les non-conformités, comme disait Marc, elles sont ou majeures ou mineures, donc ou pas très graves ou très graves. Donc il ne faut pas stresser, ça ne sert à rien. J’ajoute à tous nos participants aujourd’hui que vous pouvez poser toutes les questions que vous voulez. Si elles sont abordables dans l’instant, on le fera avec grand plaisir pour répondre à vos interrogations tout de suite, ou sinon à la fin de la présentation de ce webinar, pour ceux qui ont un petit peu plus de temps.

Qui fait quoi : l’accompagnateur et l’auditeur

Je me permets de passer la nouvelle slide : qui fait quoi ? On en revient à Docteur Certif. Nous, en fait, on va préparer, on va structurer votre organisme de formation et votre dossier Qualiopi, ce qui va évidemment, très logiquement, vous rassurer. Et donc vous allez arriver à l’audit avec un système organisationnel et administratif pour Qualiopi absolument conforme, et donc avec des preuves exploitables que va pouvoir vérifier Alticert. Et je vous passe la main, cher Marc.

Marc (Alticert) : Donc effectivement, le rôle d’Alticert… Là encore, si je prends des exemples de la vie courante, je prendrai l’exemple du permis de conduire. Le moniteur, c’est Docteur Certif : on se prépare, on s’entraîne, on fait des cas pratiques. L’examinateur délivrant le permis de conduire, c’est Alticert. Et le jour de l’examen de conduite, Alticert n’est pas là pour… Même si ce sont des caractéristiques de nos auditeurs d’avoir de l’empathie, d’être à l’écoute, d’essayer de comprendre le métier qu’on nous présente, le rôle d’Alticert, ce n’est plus du tout de faire de l’accompagnement et d’expliquer les exigences. On n’est pas là pour expliquer comment on fait un créneau. On est là pour voir si le créneau est capable d’être fait par le postulant.

Ça, c’est quelque chose d’essentiel. Je me permets d’insister parce qu’on a eu malheureusement quelques cas où les gens se sont présentés à la certification sans avoir absolument rien préparé, attendant de la part de l’auditeur qui était venu faire l’examen qu’il explique ce qu’il y avait à mettre en place, critère par critère, indicateur par indicateur. On peut faire de la pédagogie pendant l’audit, on fait de la pédagogie pendant l’audit, mais on est surtout là pour évaluer, s’assurer de la conformité aux exigences du référentiel. Et un référentiel qui d’ailleurs a changé en cours… on y reviendra.

Jonathan Minakian : Oui, alors ce n’est pas un scoop, mais demain on a une réunion au ministère, justement pour un certain nombre de choses qui vont se mettre en place à partir du 1er novembre.

Marc (Alticert) : Voilà. Absolument.

Jonathan Minakian : Et ce sera l’occasion probablement, pour ceux qui ont envie d’aller plus loin sur l’accompagnement et sur l’audit Qualiopi, de nous revoir la semaine prochaine avec, cette fois-ci, non plus un focus sur l’audit initial mais sur l’audit de surveillance, qui a lieu 18 mois après l’audit initial. Et j’en rajoute une petite couche pour terminer : d’ici 2 semaines, cette fois-ci, on aura un focus particulier sur l’audit de renouvellement. Toujours avec Marc et moi-même.

Des éléments factuels : au moins une action réalisée

Je passe cette petite slide. L’audit initial ne récompense pas les beaux classeurs — quoique c’est toujours un plus, évidemment — mais il vérifie surtout que l’organisation qualité, les process fonctionnent, et qu’ils laissent des traces exploitables, comme on l’a vu, pour que l’auditeur puisse les jauger, les juger et donc vous certifier Qualiopi. Vous me dites si je me trompe, cher Marc, mais je pense que je suis plutôt dans la réalité.

Marc (Alticert) : Tout à fait. On est bien sur des éléments factuels. C’est parfois ce qui est la plus grande difficulté à faire comprendre aux organismes, aux entités qui se présentent à un audit initial. Une des exigences du référentiel, et elle n’est pas anodine : on ne peut pas passer l’audit de certification initiale si on n’a pas au moins une activité à présenter. Pourquoi ? Pour la simple et bonne raison qu’on n’est pas là pour juger des principes. On est là pour juger des réalisations, qui doivent être conformes à des principes, mais les principes théoriques non encore appliqués ne peuvent pas donner lieu à certification. Il faut absolument qu’il y ait de la matière à se mettre — c’est un terme un peu violent — sous la dent.

Donc une des exigences, et on s’en assure avant de caler des dates pour réaliser l’audit de certification, c’est de s’assurer dans le dossier préparatoire que l’entité qui postule à la certification a effectivement suffisamment de matière pour pouvoir se présenter à l’audit. Parce qu’on ne va pas juger de procédures qui ont été écrites de façon théorique et qui entreraient en application d’ici quelques mois, et cetera. Non, ces procédures doivent être établies. D’ailleurs, qu’elles soient écrites ou pas — ça peut être sous toute forme possible de présentation —, par contre, il faut qu’elles puissent être démontrées en tant qu’application.

Procédure écrite ou éléments documentés

Jonathan Minakian : Marc, je me permets de rebondir sur ce que vous dites. Quand vous dites qu’elles doivent être démontrées sous différentes formes, vous pensez à quelle forme, justement, pour la partie documentation ?

Marc (Alticert) : Absolument. Là encore, je vais prendre un exemple de la vie de tous les jours. Il y a une époque, dans tout ce qui était système de management… Moi je suis, vous le voyez à l’écran, un petit peu un vieux briscard des normes ISO, et puis d’autres normes beaucoup plus techniques en matière de sécurité sanitaire des aliments. Il y a une époque, quand on disait « procédure », on pensait automatiquement à un document de trois pages avec les signatures, les visas, les dates, et cetera.

Je prends un exemple de la vie de tous les jours. Vous avez toutes et tous des cartes bancaires. Il vous arrive de retirer de l’argent à un distributeur. Que ce soit un distributeur de billets de la Société Générale, de la Banque Populaire, du Crédit Agricole, et j’en oublie, vous suivez ce qui apparaît à l’écran, et le déroulé de l’écran vous permet de réaliser l’activité. C’est une forme d’éléments documentés. Vous avez tous votre permis de conduire. Vous conduisez, que ce soit en Thaïlande, en France ou en Allemagne : les panneaux de signalisation. Vous ne connaissez pas la langue du pays, mais vous êtes capable de respecter la procédure.

Ce sont des exemples concrets qui permettent de comprendre basiquement qu’on n’est pas obligé d’avoir des documents de 15 pages signés, validés. On est tenu d’avoir des éléments qui, organisationnellement parlant, permettent à tout un chacun de suivre un protocole sans forcément suivre une procédure écrite. Ça répond à votre question ?

Jonathan Minakian : Oui, c’est très clair. En tout cas pour moi, mais si les participants ont une question à poser, ils peuvent le faire sur le chat. Ce sera un plaisir de leur répondre.

Sondage : dans combien de temps viser la certification ?

D’ailleurs, je pense qu’il est temps de lancer un petit sondage. J’aimerais bien connaître nos participants aujourd’hui. Vous êtes 23 participants aujourd’hui : dans combien de temps avez-vous prévu d’obtenir Qualiopi ? Première réponse : dans moins d’un mois ? Dans moins de 3 mois ? Dans moins de 6 mois ? Ou dans plus de 6 mois ? Je serais curieux d’avoir vos avis. N’hésitez pas à répondre, ça va permettre de mieux vous connaître et peut-être d’orienter finalement le webinar en fonction de vos réponses.

Le guide de lecture et les indicateurs applicables

Pendant ce temps, Marc, on a cette slide « Ton dossier tu prépareras », avec le guide de lecture, donc la version 9 de Qualiopi, la bonne version, parce que c’est vrai qu’elle change relativement souvent. On vient de parler de changement. Bonjour à un participant qui nous rejoint : n’hésitez pas à répondre au sondage, et bienvenue à vous. Les indicateurs qui sont applicables : tout dépend si vous voulez un Qualiopi actions de formation, CFA, VAE, bilan de compétences. Je pense que ça peut faire partie d’ailleurs d’un webinar, avec tous ces différents Qualiopi finalement. La preuve terrain, avec des éléments réels, datés et retrouvables, et au moins une action. Donc l’auditeur doit pouvoir auditer du concret. C’est ce que vous veniez de dire finalement, Marc.

Marc (Alticert) : C’est exactement ça. Simplement, je rebondis sur un des items à l’écran, là : les indicateurs applicables. Il n’y a qu’un seul texte réglementaire, avec des spécificités par activité. Le guide de lecture, pour une fois — sans vouloir encenser l’administration au-delà de ce qui est nécessaire —, ce guide, entre nous, il est super bien fait. Il est fastidieux à lire. N’empêche qu’indicateur par indicateur, critère par critère, il explique les exigences, les attendus, des exemples concrets de preuves à présenter et, a contrario, des exemples concrets d’éléments qui amèneraient à statuer sur une non-conformité.

Et il est décliné indicateur par indicateur, critère par critère, en précisant : ce critère, cet indicateur concerne-t-il les quatre activités ? Concerne-t-il en particulier une activité du type CFA, ou du type VAE, et cetera ? Il est gratuit, il est téléchargeable sur les sites gouvernementaux. Actuellement, c’est le guide de lecture Qualiopi version 9. Demain, au ministère, le rendez-vous qu’on a, c’est pour parler du guide de lecture version 10, mais pour l’instant on est toujours à la version 9.

Et ce guide de lecture, là aussi je prends un exemple de la vie concrète. Je ne m’appelle pas Cyril Lignac, je ne suis pas chez BF en termes de cuisinier, mais quand je veux faire une recette, si je m’applique à suivre les indications en termes d’ingrédients, la façon dont il faut les traiter et le protocole pour les incorporer, pour les cuire, et cetera, j’arrive à un plat qui grosso modo ressemble à quelque chose, pour lequel je n’aurais pas trois étoiles, mais qui est mangeable. Le guide de lecture est vraiment dans cette logique-là : j’applique ce qui est marqué sur le guide, je me fais accompagner par un accompagnateur pour pouvoir avoir une lecture pertinente et des exemples concrets, et du coup je suis en quelque sorte sur la voie de la réussite.

Jonathan Minakian : Oui, c’est ça. Je pense que ça vient en réponse finalement aux réponses qu’on a obtenues à notre sondage, où on a eu sept votants. On voit qu’on a une majorité, c’est-à-dire quatre participants, qui nous ont dit que c’est d’ici moins d’un mois pour obtenir Qualiopi. Moins de 3 mois, on a une personne qui a voté, et plus de 6 mois, on a deux personnes qui ont voté.

Effectivement, moins d’un mois, ça reste possible si vous êtes bien avancé et si vous avez du temps à consacrer pour monter votre dossier Qualiopi. Nous, on a déjà monté des dossiers Qualiopi en 2 semaines, 3 semaines, mais c’est un travail, je dirais, intense, ou en tout cas il faut que de votre côté vous y mettiez du vôtre, on va dire ça comme ça. Moins de 3 mois, généralement, c’est le temps parfait pour pouvoir monter correctement un dossier Qualiopi puis le présenter à un auditeur. Et plus de 6 mois, c’est autant de temps pour se préparer, donc c’est très bien aussi.

Question : pas de session en cours au moment de l’audit

Alors, on a une question d’une participante, je me permets. Je ne sais pas si vous la voyez, Marc.

Question d’une participante : Bonjour, nous préparons notre audit initial Qualiopi concernant les deux formations que nous dispensons. Lorsque nous allons passer l’audit initial, nous n’aurons pas de session en cours. En effet, elles vont débuter après l’audit, et celles déjà réalisées l’ont été avant que l’on soit certifié. Ma question : pour l’audit initial, allons-nous être audités sur nos documents, et lors de l’audit de surveillance sur leur mise en application sur nos deux formations ? Sinon… [question tronquée dans le chat]

Jonathan Minakian : Je ne vois pas la fin de la question, c’est dommage. N’hésitez pas à apporter un complément de texte, je crois qu’il a été tronqué. Donc est-ce que, finalement, cette participante va être auditée sur ses documents, et lors de l’audit de surveillance sur leur mise en application, concernant les deux formations qu’ils dispensent mais dont ils n’auront pas de session en cours ?

Marc (Alticert) : Alors, ce que je comprends de ces propos, Nils, mais je peux me tromper : on n’audite pas des sessions en cours. On n’est pas dans une salle où un animateur d’un organisme anime une formation. Dans l’état actuel des choses, ce n’est pas comme ça que ça se passe. On audite au siège de l’organisme de formation. Ce siège, d’ailleurs, il faut que ce soit en présentiel quand c’est l’audit initial. C’est une obligation réglementaire. Ce siège, même s’il est chez un particulier, peut être localisé temporairement ailleurs. On peut avoir le siège dans la maison de M. Durand et l’audit qui a lieu dans un espace de coworking à 3 ou 4 km de la maison de M. Durand. Aucun souci là-dessus, il faut juste qu’on ait accès aux documents. Donc ça, c’est quand même un point essentiel.

Le deuxième point, c’est qu’on ne va pas être dans une salle où un animateur anime une formation. Par contre, on a besoin, pour pouvoir réaliser l’audit, que des éléments aient déjà été matérialisés sur des formations. Donc pour répondre à la question, on se basera sur ce qui a été fait dans les sessions précédentes, et on regardera ce qui est prévu dans la session suivante. Et effectivement, le tout sera bouclé à l’occasion de l’audit de surveillance. C’est bien pour ça d’ailleurs que ça existe.

Jonathan Minakian : Absolument. Il faudra vérifier selon la teneur du texte, que je n’ai pas bien compris. Donc n’hésitez pas à ajouter un complément d’information, mais il faut voir avec le NDA, le numéro de déclaration d’activité, qui s’obtient auprès de la DREETS. C’est une question que je vous pose : est-ce que vous l’avez déjà obtenu ou pas ? Parce que, là aussi, selon la nature de votre réponse, ça peut changer les choses.

Marc (Alticert) : Très bien. Je me permets effectivement de vous interrompre 2 secondes. Cette question, moi, je l’ai interprétée comme étant dans le cadre de ce qu’on appelle un nouvel entrant, c’est-à-dire quelqu’un qui n’a pas son NDA, ou bien qui a eu un NDA mais qui n’a encore jamais déposé le bilan pédagogique et financier. Dans ce cadre-là, ce que j’ai dit tient la route.

Dossier complet et planification de l’audit

Jonathan Minakian : Absolument. De fait, on vient de passer à la slide suivante : « Ton dossier tu prépareras », avec Obi-Wan Kenobi. C’est ça, cher Marc ?

Marc (Alticert) : Absolument.

Jonathan Minakian : On sent le fan de Star Wars. Donc : dossier complet validé par l’organisme certificateur, tous les éléments demandés à envoyer à l’organisme certificateur pour obtenir une date d’audit. Je me permets de rebondir là-dessus, mais c’est exactement ce que vous avez dit précédemment, Marc : il me semble que pour obtenir une date d’audit, c’est rapide…

Marc (Alticert) : Alors, c’est rapide… Je dirais que la réactivité est partagée. Nous, pour pouvoir planifier un audit, on a besoin d’avoir un certain nombre d’éléments préparatoires transmis par l’organisme qui postule à la certification. Tant qu’on n’a pas ces éléments-là, on ne prend pas le risque de planifier. Donc la réactivité vient aussi de la réactivité de l’organisme de formation, de la vitesse à laquelle il nous transmet les documents demandés : le récépissé de son NDA, son numéro SIREN, j’en passe et des meilleurs. Là-dessus, on a un formulaire qui liste les éléments à nous transmettre. Dès qu’on a la complétude de ces éléments-là, on propose les dates et on mandate un auditeur sur ces dates.

Jonathan Minakian : Très bien. Très clair.

Marc (Alticert) : Ça arrive… On a fait, à une époque — mais sincèrement, on ne veut plus —, des numéros d’acrobatie. On nous demandait le jeudi pour que l’audit ait lieu le lundi ou le mardi de la semaine suivante. C’est non : travailler comme ça, ce n’est pas pro. On l’a fait parce que c’était un cas très particulier. Mais dans la mesure du possible, il faut prendre conscience qu’entre le moment où on a le dossier complet et le moment où on tombe sur des dates qui conviennent à l’organisme à auditer, il s’écoule bien 15 jours, 3 semaines.

Qui doit être présent le jour de l’audit

Jonathan Minakian : Très clair. Merci Marc. Ça répond finalement, en complément d’information, à la planification des dates d’audit. « Anticiper tu feras », et ce dès le début du projet. C’est aussi notre travail chez Docteur Certif de vous accompagner dans l’anticipation, sur l’entièreté de votre dossier, sur la finalité de votre dossier, qui est d’être audité. La présence des audités : soit la direction, soit un salarié de l’organisme de formation, qui doit être présent durant l’audit.

Il y a cette petite phrase en bas : la présence du consultant ou de l’accompagnateur est possible, mais elle ne peut pas remplacer un dirigeant ou un salarié de l’organisme de formation. Il peut être avec le dirigeant ou le salarié de l’organisme de formation, mais jamais sans. Ça, c’est un sujet important, parce qu’on a beaucoup de clients qui nous demandent en fait qu’on les représente le jour de l’audit sans même qu’ils soient présents. Et ça, ce n’est pas accepté par l’administration et la réglementation. Il me semble que ça l’était il y a quelques années, mais que ça a été interdit par la suite.

Marc (Alticert) : Alors, sans vouloir vous reprendre, ce n’est pas tout à fait ça. C’était fait parce qu’il y avait un trou dans la raquette : l’interdiction n’avait pas été prononcée. L’autorisation n’était pas prononcée non plus, mais pas l’interdiction. Maintenant c’est clair, il y a eu une note de la DGEFP, la cellule du ministère : on ne peut pas l’accepter. Par contre, je reprends l’exemple de l’examinateur du permis de conduire : il n’est pas interdit que le moniteur de l’élève soit présent dans la voiture, mais c’est quand même l’élève qui passe le permis.

Jonathan Minakian : Super. Donc à retenir : ce n’est pas seulement avoir des documents pour passer son audit, c’est arriver avec un dossier complet et validable par l’auditeur.

Question : la certification d’un nouveau centre d’accompagnement à la VAE

Je passe à une autre slide, mais j’aimerais bien qu’on réponde à une participante.

Question d’une participante : Bonjour, je lance mon institut d’accompagnement à la VAE. J’ai besoin de la certification pour accompagner les personnes sur ce sujet via France VAE. Mais comment faire pour avoir lancé les premières actions VAE ?

Marc (Alticert) : Alors, ce que je comprends de la demande — encore une fois je peux me tromper, j’ai droit à l’erreur comme tout être humain —, c’est que pour être certifié Qualiopi en VAE, il faut qu’il y ait un parcours déjà réalisé. C’est le cas de la VAE, c’est le cas des bilans de compétences et c’est le cas aussi des centres de formation par apprentissage. Ces trois activités-là se situent dans un schéma de réalisation long. Un bilan de compétences, ça ne se fait pas en 48 heures. L’activité d’un centre de formation par apprentissage, ça ne se fait pas en 48 heures, a contrario d’une formation qui peut durer 1 jour, 2 jours, et cetera.

Donc le législateur a prévu ce cas-là, avec une interprétation on va dire un peu large, mais quand même : on peut réaliser l’audit à condition qu’une partie significative du parcours ait été faite. Autrement dit, si je prends l’exemple de la VAE, il ne s’agit pas simplement qu’on ait passé l’étape 1. Il faut déjà que le parcours ait été validé, qu’on soit engagé.

Jonathan Minakian : Oui, absolument. Et je pense qu’en fait, ça va être la même question qu’à la participante précédente : est-ce que vous avez déjà votre NDA ? Ça peut changer pas mal de choses sur la réponse. N’hésitez pas à nous répondre.

Le parcours de l’audit initial

Donc on a le parcours de l’audit initial : choisir un organisme certificateur, par exemple comme Alticert ou comme un autre ; la vérification de la conformité de votre dossier administratif ; la planification de l’audit ; la préparation, évidemment, des preuves ; le passage de l’audit, où vous pouvez vous faire accompagner par votre accompagnateur ; et éventuellement, si vous avez des écarts et donc des non-conformités, il faut les traiter pour pouvoir obtenir votre certification Qualiopi. Petite phrase : « Quand prêt tu seras, tu réaliseras ton audit. Et s’il y a panique, il n’y aura pas : plan d’action il faudra. »

Effectivement, on a vu beaucoup d’accompagnements où, en fait, on nous demande d’accompagner très vite les organismes de formation qui le veulent, en un temps record. Je vous l’ai dit, on a battu, je crois, notre record : c’était en 2 semaines, d’avoir mis en place un dossier Qualiopi. Avec ces 7 critères, ces 32 indicateurs, c’était quand même quelque chose d’intense. Et puis on a passé l’audit. Suite à cet audit, il y avait des mini-écarts, ce qu’on appelle des non-conformités mineures. Ensuite, on a mis un plan d’action en place rapidement pour pouvoir lever ces non-conformités mineures, qu’on a représenté auprès de l’auditeur, qu’on a vérifié, qu’on a soigné, et ça a permis à notre client organisme de formation d’obtenir sa certification Qualiopi. Peut-être un mot là-dessus, Marc ?

Non-conformités mineures et majeures

Marc (Alticert) : Alors oui, vis-à-vis de la terminologie, parce qu’elle est anxiogène et qu’elle ne le nécessite pas. Effectivement, il y a deux types de non-conformités. Je ne sais plus si la slide d’après en parle, mais il y a des non-conformités mineures, comme vous venez de le dire, Nils, et il y a des non-conformités dites majeures. Le fait qu’elle soit mineure ou majeure, la seule incidence, c’est le délai accordé pour pouvoir les traiter. Il y a une confusion dans l’esprit des gens : « Si j’ai une non-conformité majeure, je suis éliminé. » Pas du tout.

Si vous avez une non-conformité majeure, vous avez 3 mois pour la traiter. Votre dossier reste ouvert pendant 3 mois avant qu’Alticert ou un autre organisme de certification que vous aurez choisi puisse prendre une décision définitive, et vous avez 3 mois éventuellement renouvelables, donc ça peut aller jusqu’à 6 mois. Pour une non-conformité mineure, ce délai-là n’est pas imparti, puisqu’en tant que telle, avec cette terminologie de mineure, vous pouvez la traiter rapidement. C’est l’idée.

On peut même aller jusqu’au bout de la logique : si vous avez moins de cinq non-conformités mineures, on peut prendre une décision sur le dossier sans attendre même que les corrections aient été mises en œuvre, juste en voyant la planification de ce que l’entreprise auditée envisage de faire. Donc au final, que vous ayez des non-conformités majeures ou des non-conformités mineures, la décision pourra bien être positive dans les deux cas de figure, dès lors que les corrections proposées sont pertinentes.

Jonathan Minakian : Très bien. Très clair. Merci Marc.

Marc (Alticert) : Et mises en œuvre, avec des preuves de mise en œuvre.

Jonathan Minakian : Voilà. Justement, on y est.

Marc (Alticert) : Je vous laisse la main du coup sur la continuité. [rires]

Jonathan Minakian : Effectivement, on a les non-conformités : c’est le mot qui fait transpirer, en tout cas pour Qualiopi. On a les non-conformités mineures, où on est sur un écart maîtrisable : on peut rectifier le tir, on va dire. En revanche, une non-conformité majeure, c’est un problème plus sérieux : soit un process qui ne tient pas, soit une preuve qui manque. Et là, c’est effectivement beaucoup plus complexe. Et évidemment, le fameux piège, c’est de répondre vite mais mal.

Le bon réflexe à prendre, c’est : la cause de cette non-conformité, l’action, et en fait la preuve, par le fait de montrer que vous avez levé cette non-conformité. Donc le but, finalement, ce n’est pas de faire joli. C’est de rendre un écart impossible à répéter, encore une fois dans une logique de process d’amélioration.

Marc (Alticert) : Ce que je peux aussi rajouter sur l’histoire de mineure et majeure, c’est qu’il y a un certain nombre d’indicateurs et un certain nombre de critères, vous l’avez rappelé tout à l’heure, et le législateur, sur certains indicateurs et certains critères, a considéré que s’il y avait un écart sur ce critère et cet indicateur, il était automatiquement classé comme majeur. Là, l’auditeur ou l’organisme de certification n’a pas la main sur le classement de l’écart. Par contre, pour d’autres, c’est nous qui décidons si c’est mineur ou majeur, au vu du constat sur le dossier échantillon.

Les pièges classiques

Jonathan Minakian : Vous parliez d’amélioration continue, et finalement on a passé la slide et on voit en fin de slide la petite bulle « amélioration fantôme ». Je commence par la fin cette fois-ci, ça change un peu. Effectivement, une amélioration continue, elle s’installe dans l’idée d’un process qui serve à votre organisation et que vous pouvez démontrer. Donc on est vraiment tout à l’opposé d’une amélioration fantôme, où vous n’avez aucun retour, aucune action et aucune trace.

Donc là, on est sur la slide des pièges classiques, avec des preuves introuvables : « Je l’ai quelque part, mais où ? » Il y a des outils pour ça aujourd’hui, qui vous permettent de ne pas oublier votre Word, votre Excel, ou de ne pas oublier votre clé USB avec votre Word ou votre Excel. Vous avez aujourd’hui des solutions de gestion administrative qui vous permettent de très facilement tracer, tout en automatisant vos process. Ça pourra faire l’objet d’un autre webinar. Nous, on a un système aujourd’hui qui s’appelle, où très simplement vous pouvez créer votre organisme de formation sur cette application, mais vous pouvez aussi organiser toutes les traces, toutes les preuves, et automatiser un maximum de choses, de façon à ce que vous ne les perdiez jamais. Et au lieu que ça vous prenne 45 minutes sur une formation, que ça vous en prenne 5 minutes sur l’administratif. Voilà, soit dit en passant.

Ensuite, une procédure vitrine : c’est beau sur Word, mais c’est absent sur le terrain. Ça, pareil, un auditeur va le voir et le repérer très vite. Donc il faut essayer de s’abstenir de cela. Et puis les différents indicateurs oubliés : applicables, mais jamais traités. Ça nous fait revenir finalement au guide de lecture, qui est actuellement la V9 mais qui deviendra probablement la V10 bientôt. Il faut le connaître. Alors oui, c’est un beau petit pavé, mais comme disait Marc, il est bien fait. Parfois, il n’est pas très compréhensible sur certains aspects, mais justement, un accompagnateur est là pour vous aider à le décrypter. N’hésitez pas si, sur certains aspects de ce décret, vous avez des difficultés : nous, on est toujours là pour l’expliquer à nos clients.

Et puis l’amélioration fantôme, donc l’inverse de l’amélioration continue. On est sur un symptôme fréquent : on a tout, mais rien n’est relié. Rien n’est traçable, rien n’est prouvé, et on ne fait qu’écrire qui on est, ce qu’on est, comment on le fait, mais on ne le fait pas dans la réalité. C’est un symptôme assez fréquent, et ça ne marche pas face à un auditeur, tout simplement.

Une méthode antistress : avant, pendant, après l’audit

Je passe à la slide suivante. On est sur une méthode antistress, avant, pendant, après l’audit. Je me permets de continuer, Marc. Avant, il faut cartographier les indicateurs qui sont reliés à votre organisme de formation, il faut ranger les preuves, il faut tester votre explication orale. Ça, c’est possible de le faire par exemple à travers un audit blanc. C’est des choses qu’on propose chez Docteur Certif.

Pendant, il faut répondre simplement à l’auditeur. Ah oui, tiens, j’insiste sur une petite chose : quand bien même nous pourrions être présents à vos côtés le jour de l’audit, auprès de l’auditeur, c’est vous qui répondez aux questions, parce que c’est votre organisation, c’est votre organisme de formation. L’auditeur ne vient pas poser des questions à l’accompagnateur de chez Docteur Certif, il vient vous poser des questions à vous, organisme de formation, puisque c’est vous qui êtes audité. Donc nous, on peut vous aider, mais on ne peut pas répondre à 100 % des questions de l’auditeur. Ça, c’est vraiment important à signifier.

On peut évidemment vous aider sur le rassemblement des preuves, et cetera, mais tout ça sera fait en amont, et vous aurez toute la lecture et la facilité nécessaires, ainsi que la préparation la plus aboutie possible, pour que vous soyez vraiment prêt et prête le jour de l’audit. Et si vous avez un manque, c’est simple : ce n’est pas de se cacher, de faire l’autruche, la tête dans le sable. Ça ne sert à rien. Je prends un exemple concret moi aussi, cher Marc, mais il me semble qu’un auditeur n’est pas un juge ou un commissaire de police. Et comme vous disiez à l’instant, l’erreur est humaine, donc on a le droit de se tromper.

Et ça nous amène à l’après : si on a des écarts, donc des non-conformités, il est tout à fait possible de les rattraper en corrigeant les causes et en envoyant des preuves solides et fondées sur votre organisation, sur votre organisme de formation, auprès de l’auditeur. Je termine là-dessus, il y a une petite phrase magique. Avant, je montre à l’auditeur : « Regardez ce que j’ai mis en place et les attendus. » Pendant, avec l’oral et les différents documents. Et puis après : « Regardez, il y avait un écart, maintenant il n’y en a plus. Je vous montre, je vous prouve. »

Marc (Alticert) : Voilà, c’est ça. C’est la preuve factuelle. C’est toute la différence entre du démonstratif et du déclaratif. Le déclaratif, je dis que ; le démonstratif, je démontre que. Et nous, on se base sur le démonstratif.

Cas pratique : « on adapte nos formations au public »

Jonathan Minakian : Allez, je me dépêche, il nous reste 3 minutes. J’espère que vous n’êtes pas trop impatients. En tout cas, merci aux 15 participants qui sont encore là. Le cas pratique : l’indicateur qui semblait facile, avec la situation « on adapte nos formations au public ». La question de l’auditeur : « Montrez-moi comment vous l’avez fait sur une action réelle. » Et puis une bonne réponse : un besoin identifié, une adaptation, une trace, un bilan. Et la preuve vit dans le parcours, et pas dans une pochette magique. Pour moi, c’est très clair. Peut-être que vous voulez ajouter un petit mot là-dessus, Marc ?

Marc (Alticert) : Non, c’est très, très clair.

À retenir

Jonathan Minakian : Voilà, c’est super. Dites-nous dans le chat si vous avez une question, si quelque chose ne vous semble pas clair, on est vraiment à votre disposition. Donc, à retenir avant l’épisode 2, qui a lieu la semaine prochaine : préparer un dossier clair, et pas un musée administratif. Effectivement, ça ne sert à rien. Un dossier clair pour vous d’abord, et pour l’auditeur ensuite. Et nous, Docteur Certif, on est là pour monter ce type de dossier. Relié : chaque preuve doit répondre à un indicateur — encore une fois, 7 critères, 32 indicateurs sur Qualiopi. Expliqué : parce que l’audit, c’est aussi un échange oral. On montre ses documents, mais on explique aussi ce qu’on a mis en place et ce qu’on met en place.

Et là, dans les deux temps, l’auditeur est là aussi pour expliquer ce qu’il attend. Il ne peut pas imposer des éléments de preuve. Il ne peut pas dire « voilà ce que je veux », parce que ça, c’est trop directif : il y a une interdiction de conseil ou d’imposition d’outils ou de solutions. Par contre, il peut expliquer l’écart, et il peut expliquer surtout, avant l’écart, excusez-moi, l’exigence : « Voilà ce que veut dire cette exigence. » Ce qui nous amène à la correction : corriger un écart se traite par la cause, et pas par de la décoration.

Et puis l’épisode 2, donc l’audit de surveillance : il n’aime pas les systèmes qui dorment. Ça nous fait revenir finalement sur la petite question de la première participante, qui je pense rejoint celle de la seconde. C’est un système en évolution, et on vérifie finalement, lors de votre audit de surveillance, que les formations qui ont été dispensées depuis l’audit initial, et même encore avant, sont conformes à la norme Qualiopi.

Conclusion

Donc vous pouvez évidemment demander un diagnostic Qualiopi avant de vous jeter dans l’arène, en demandant un accompagnement Qualiopi. Et vous pouvez réserver un échange en cliquant sur le bouton « Nous recontacter » au bas de votre écran, et vous m’aurez directement au téléphone. La même chose si vous avez besoin d’un audit initial dans un mois, dans 3 mois, dans 6 mois ou dans plus d’un an : vous pourrez joindre aussi Alticert en cliquant sur ce bouton. Je répondrai au téléphone et je transférerai à Marc. On n’a malheureusement pas la possibilité de mettre de numéro de téléphone : cliquez sur « Nous recontacter » au bas de votre écran.

Écoutez, en tout cas, pour moi c’était un super moment passé avec vous. Est-ce que vous avez des questions dans le chat ? N’hésitez pas. Il ne nous reste plus de temps, mais allez-y quand même, ça ne va pas couper tout de suite.

Marc (Alticert) : J’espère que mes explications ont été claires.

Jonathan Minakian : J’espère aussi que cet échange a été super clair. En tout cas, moi, j’ai apprécié passer ce moment avec vous tous. Merci Marc. On n’a pas de questions, je vais arrêter la diffusion. Merci à toutes et tous d’avoir été présents aujourd’hui. N’hésitez pas à nous contacter, même si c’est une petite question, s’il y a quelque chose que vous ne comprenez pas : on est là pour vous, on est là pour vous faciliter la tâche sur Qualiopi. Merci à toutes et tous. À très vite, la semaine prochaine, épisode 2 : audit de surveillance. Ciao, bye bye.

Audit initial Qualiopi, ce que l’auditeur regarde vraiment