Qualiopi Indicateur 10 : Adaptation de la prestation
Adaptation initiale des parcours selon les besoins
Pour garantir la personnalisation de la formation dès son démarrage, l’organisme doit mettre en place une évaluation fine des besoins individuels. Cette phase préliminaire permet de cerner le profil, le niveau de compétences et les objectifs professionnels de chaque apprenant, conditionnant ainsi l’adaptation ultérieure du contenu, des méthodes et du rythme pédagogique.
Évaluation personnalisée des compétences et objectifs
L’objectif de cette étape est double :
- Mesurer le niveau initial de l’apprenant (savoirs, savoir-faire, expériences antérieures).
- Identifier ses attentes et contraintes (objectifs visés, disponibilité, style d’apprentissage, besoins spécifiques, notamment pour les PSH).
Cette évaluation repose à la fois sur des outils standardisés (questionnaires, grilles de progression) et sur un échange direct avec l’apprenant, afin de valider ou d’affiner les premières hypothèses issues du questionnaire.
Questionnaire d’entrée et entretien individuel
| Rubrique | Contenu | Usage concret |
|---|---|---|
| Compétences et expériences | Niveau technique, diplômes, parcours professionnel | Classement en groupes de niveau homogènes |
| Objectifs et motivations | Objectifs métiers, projets personnels, attentes | Définition d’un parcours accéléré ou renforcé |
| Contraintes logistiques | Disponibilités horaires, accessibilité (handicap) | Planification d’emplois du temps flexibles |
| Style et méthodes d’apprentissage | Préférences (visioconférence, présentiel, e-learning) | Sélection de supports et outils adaptés |
| Besoins spécifiques | Accompagnement particulier, aménagement de poste | Mise en place de ressources complémentaires |
- Distribution du questionnaire
- Envoyé en amont de la première session, il recueille des données chiffrées et qualitatives.
- Analyse des résultats
- Traitement par référent pédagogique pour repérer les besoins élevés ou émergents.
- Entretien individuel
- Durée recommandée : 30 à 45 minutes.
- Objectif : valider les réponses, approfondir les points clés (ex. difficultés sur un module, contraintes de mobilité, handicap) et fixer les objectifs à court et moyen terme.
Grâce à ce dispositif combinant questionnaire structuré et échange individualisé, l’organisme de formation peut concevoir, dès le démarrage, un parcours sur mesure conforme aux exigences de l’indicateur 10 Qualiopi et véritablement centré sur l’apprenant.
Conception des contenus pédagogiques sur mesure
Pour assurer une personnalisation efficace, le contenu pédagogique doit être conçu en tenant compte des résultats de l’évaluation initiale. Cette conception sur mesure vise à proposer aux apprenants des outils et des méthodes adaptés à leurs compétences, à leurs objectifs et à leur style d’apprentissage.
Sélection et ajustement des outils et méthodes
- Outils
- Supports multimédias (tutoriels vidéo, podcasts, infographies) pour répondre aux préférences e-learning ou blended.
- Plateformes collaboratives (forums, espaces de travail partagés) pour encourager l’interaction et le tutorat à distance.
- Logiciels spécialisés (en particulier pour les PSH : synthèse vocale, loupes d’écran, logiciels de reconnaissance gestuelle).
- Méthodes pédagogiques
- Apprentissage modulable : découpage du parcours en modules indépendants, permettant d’ajuster la durée et la progression de chacun selon le niveau de l’apprenant.
- Approche par compétence : focalisation sur des objectifs opérationnels, avec des exercices pratiques et cas concrets en lien direct avec le projet professionnel.
- Didactique active : exercices de mise en situation, travail en groupe de niveaux homogènes, retours immédiats du formateur.
Modules modulaires et supports complémentaires
| Composant pédagogique | Description | Adaptation concrète |
|---|---|---|
| Module fondamental | Bases théoriques validées par évaluation initiale | Parcours accéléré pour profils expérimentés |
| Module avancé | Contenus techniques approfondis | Ajout de séances de codage en projet pour experts |
| Kit de ressources | Fiches de synthèse, QCM, études de cas | Sélection personnalisée selon besoins d’apprentissage |
| Séances de renforcement | Tutorats individuels ou en petit groupe | Déploiement pour apprenants en difficulté |
| Ressources PSH dédiées | Outils et méthodes accessibles | Plan individuel de compensation du handicap |
- Assemblage du parcours
- Le référent pédagogique construit une trame sur-mesure en combinant les modules adaptés.
- Validation par l’apprenant
- Présentation du plan de cours personnalisé et ajustements possibles avant démarrage.
- Mise à disposition des ressources
- Accès anticipé aux supports et aux plateformes pour permettre une appropriation progressive.
En élaborant ainsi des contenus et des méthodes taillés pour chaque profil, l’organisme répond pleinement au niveau attendu de l’indicateur 10 : proposer des contenus (outils et méthodes) adaptés aux besoins identifiés lors de l’évaluation initiale.
Mise en place d’un accompagnement personnalisé
Pour aller au-delà de l’adaptation des contenus, l’organisme doit instaurer un véritable suivi individualisé tout au long du parcours. Cet accompagnement personnalisé permet de soutenir les apprenants, d’anticiper les difficultés et d’ajuster en continu la prestation selon leurs progrès.
Rôle du référent pédagogique et tutorat dédié
Le référent pédagogique est le pivot de l’accompagnement :
- Point de contact unique pour l’apprenant : il centralise les retours, gère les demandes d’ajustement et oriente vers les ressources appropriées.
- Coordination des actions de tutorat : il planifie et anime les séances individuelles ou en petits groupes, en veillant à l’homogénéité des niveaux et à la cohérence pédagogique.
- Suivi proactif : grâce à des outils de gestion de la formation (LMS), il identifie les apprenants rencontrant des difficultés (taux de complétion, temps passé sur les modules) et propose des actions ciblées.
Séquences de médiation et coaching ciblé
| Type d’accompagnement | Objectif | Fréquence recommandée |
|---|---|---|
| Tutorat individuel | Combler une méconnaissance ciblée | 1 à 2 sessions par module |
| Ateliers de remédiation | Travailler en petit groupe sur une compétence | Hebdomadaire ou bimensuel |
| Coaching de projet | Accompagner un projet concret (cas d’usage) | À chaque jalon de projet |
| Médiation pédagogique | Faciliter la compréhension de concepts clés | À la demande de l’apprenant |
| Rendez-vous handicap | Ajuster matériel et méthodes pour PSH | Selon plan individuel de compensation |
- Planification dynamique
- Le référent définit un calendrier d’accompagnements ; il peut ajuster la fréquence et la durée en fonction des indicateurs de performance et des retours terrain.
- Outils de traçabilité
- Chaque séance est consignée dans le livret de suivi ou le LMS : date, thème abordé, actions recommandées, indicateurs de progrès.
- Feedback continu
- Après chaque séquence, l’apprenant remplit un court bilan (échelle de satisfaction et points d’effort), permettant d’ajuster immédiatement l’accompagnement.
Grâce à ce dispositif de tutorat et de médiation ciblés, l’organisme démontre qu’il “met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires”, répondant ainsi pleinement aux exigences de l’indicateur 10 Qualiopi.
Suivi et traçabilité de la progression des apprenants
Un suivi rigoureux et une traçabilité fine des actions menées sont essentiels pour démontrer, lors de l’audit Qualiopi, que la prestation est réellement adaptée et ajustée en continu. Cela permet de garantir la qualité du parcours et de réagir rapidement aux besoins émergents.
Livret de suivi et indicateurs de performance
Le livret de suivi pédagogique (ou fiche de suivi LMS) constitue le support principal de traçabilité. Il doit comporter :
- Dates et durées de chaque module ou séquence d’accompagnement.
- Objectifs visés et résultats obtenus (compétences validées, scores obtenus aux évaluations).
- Actions correctives proposées (séances de remédiation, coaching).
- Commentaires du formateur et retours de l’apprenant (échelle de satisfaction, difficultés rencontrées).
| Élément tracé | Objectif | Fréquence de mise à jour |
|---|---|---|
| Progression par module | Vérifier l’acquisition des compétences | À chaque évaluation intermédiaire |
| Temps passé et assiduité | Contrôler l’engagement et la présence | Hebdomadaire via LMS |
| Retours qualitatifs | Recueillir la satisfaction et les besoins | Après chaque séquence d’accompagnement |
| Actions correctives planifiées | Ajuster le parcours et les ressources | Immédiatement après détection |
Réunions de point d’étape et ajustements de rythme
Les réunions régulières, formelles ou informelles, permettent de valider l’adéquation du parcours aux besoins :
- Points intermédiaires
- Fréquence : toutes les 2 à 4 semaines selon la durée totale de la formation.
- Objectif : faire le bilan des acquis, identifier les blocages et décider d’éventuelles réorientations.
- Entretiens de clôture de module
- Réalisés à la fin de chaque module clé pour valider la montée en compétences et préparer le module suivant.
- Réajustement des rythmes
- Adaptation des durées de formation, des temps de pause et des sessions d’approfondissement si nécessaire.
- Engagement de l’apprenant
- Validation conjointe du plan d’action pour les prochaines semaines, avec objectifs clairs et délais fixés.
Grâce à ces outils et rituels, l’organisme conserve une traçabilité précise et démontre que le suivi et l’accompagnement sont constamment adaptés aux profils et aux progrès de chaque apprenant, satisfaisant pleinement l’exigence de l’indicateur 10 Qualiopi.
Preuves et conformité à l’indicateur 10 Qualiopi
Pour convaincre l’auditeur et assurer la conformité de votre dispositif, il est indispensable de présenter des preuves tangibles et organisées selon les publics formés. Ces documents démontrent que vous mettez en œuvre et adaptez réellement la prestation, l’accompagnement et le suivi.
Documents obligatoires selon les publics
| Public / Action | Preuve principale | Détails et exemples |
|---|---|---|
| Actions de formation (AF), VAE, BC | Convention ou contrat de formation | Durées et contenus ajustés ; planning détaillé selon profil ; modalités pédagogiques précisées |
| Livret de suivi pédagogique | Fiches individuelles d’avancement ; comptes-rendus d’entretiens | |
| Groupes de niveaux et inscriptions modulaires | Listes de modules choisis selon compétences initiales | |
| Centres de Formation d’Apprentis (CFA) | Plan d’accompagnement apprentis + CVAE | Documents prouvant l’aide à la recherche d’employeur et adaptation de durée de contrat |
| Attestations de mission du référent pédagogique | Description des actions menées (ateliers, tutorats, bilans de compétences) | |
| Personnes en Situation de Handicap (PSH) | Plan individuel de compensation du handicap | Modalités d’aménagement précisées ; liste actualisée de structures ressources |
| Fiches de suivi spécifiques PSH | Traçabilité de l’accompagnement technique et pédagogique | |
| VAE et Bilans de compétences | Convention précisant durée, coût, planning, étapes et moyens | Description des phases collectives/individuelles adaptées au profil |
| Supports et comptes-rendus d’entretiens | Échanges individualisés et ajustements de la prestation |
Exemples de preuves tangibles et bonnes pratiques
- Convention de formation détaillée
- Mention claire des objectifs personnalisés et des modalités d’accompagnement (tutorat, e-learning, médiation).
- Questionnaires et bilans initiaux datés
- Traçabilité des besoins identifiés et signature de l’apprenant pour validation.
- Livret de suivi ou LMS export
- Historique horodaté des sessions, scores aux évaluations, temps passé sur chaque module.
- Comptes-rendus d’entretiens
- Synthèse des échanges, points d’effort, actions correctives décidées.
- Rapports d’ateliers et de remédiation
- Listes de participants, thèmes abordés, feedbacks et ajustements de programme.
- Plan d’accompagnement spécifique
- Pour CFA : preuves de l’aide à l’embauche et des adaptations de durée de contrat.
- Pour PSH : contrats de services avec prestataires externes (ergothérapeutes, traducteurs LSF…)
Gestion des non-conformités et actions correctives
- Non-conformité majeure : absence totale ou partielle de preuve d’adaptation du contenu, de l’accompagnement ou du suivi.
- Délai de correction : l’organisme dispose de 3 mois après l’audit pour mettre en place ou renforcer les process d’évaluation individuelle, d’accompagnement personnalisé et de suivi, et pour fournir les documents manquants.
- Recommandations :
- Centraliser les preuves dans un dossier unique, mis à jour en continu.
- Utiliser un LMS capable d’exporter facilement les rapports de progression.
- Former le référent pédagogique aux bonnes pratiques de traçabilité.
En structurant ainsi vos preuves et en anticipant les points de vigilance, vous garantissez la conformité à l’indicateur 10 Qualiopi et optimisez la qualité et l’efficacité de vos prestations.
