Qualiopi Indicateur 4 : Analyse du besoin
Définition et périmètre de l’indicateur 4 : Analyse du besoin
Libellé officiel
Extrait du Référentiel national Qualité
« Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le(s) financeur(s) concerné(s). »
Catégories concernées (AF, BC, VAE, CFA)
Cet indicateur est commun à toutes les catégories d’actions de formation :
- AF (Action de Formation)
- BC (Bilan de Compétences)
- VAE (Validation des Acquis de l’Expérience)
- CFA (Centre de Formation d’Apprentis)
Mise en perspective métier
Illustration par l’exemple « ordinateur sur-mesure »
Avant d’acheter un nouvel ordinateur, on échange avec le vendeur pour préciser l’usage (jeux, bureautique, graphisme). De la même façon, l’organisme de formation discute avec le bénéficiaire – et parfois son entreprise ou son financeur – pour identifier précisément ses attentes, ses contraintes et ses objectifs professionnels.
Comparaison V7 vs V8
La version 8 du Référentiel national Qualité ne modifie pas la définition de l’indicateur 4 : la finalité reste d’analyser de façon détaillée et documentée le besoin du bénéficiaire afin de garantir la pertinence et l’utilité de la prestation.
Niveau attendu et processus d’analyse
Étapes clés du processus
Collecte des besoins
- Entretiens individuels : mise en place d’échanges approfondis avec chaque bénéficiaire (ou son tuteur en entreprise) pour identifier ses compétences actuelles, ses lacunes, ses attentes et ses objectifs professionnels.
- Questionnaires et diagnostics préalables : utilisation de grilles d’analyse, de formulaires d’évaluation ou d’outils numériques pour recueillir de manière standardisée les informations sur les besoins de formation.
Analyse et formalisation
- Traitement des données : synthèse des informations recueillies afin d’identifier les compétences à développer et les objectifs pédagogiques intermédiaires et finaux.
- Co-construction du parcours : élaboration d’un programme personnalisé en lien avec l’entreprise ou le financeur, intégrant les modalités pédagogiques et les ressources nécessaires.
Formalisation et accessibilité
Document unique de procédure
- Rédaction d’une procédure formalisée décrivant les différentes étapes de l’analyse du besoin (responsables, méthodes, outils, modalités de suivi).
- Mise à disposition de ce document auprès de l’ensemble de l’équipe pédagogique et des auditeurs potentiels.
Diffusion et formation de l’équipe pédagogique
- Sensibilisation : sessions de formation interne pour maîtriser les techniques d’entretien et d’analyse des besoins.
- Mises à jour régulières : actualisation des outils et pratiques en fonction des retours d’expérience et des évolutions du référentiel Qualiopi (notamment V8).
Exemples de preuves et documentation à fournir
Supports synthétisant l’analyse
Grilles d’analyse préalables et comptes-rendus d’entretien
Pour démontrer la collecte et l’analyse des besoins, fournissez :
- Des grilles diagnostics préalables (Excel, PDF ou outils LMS) détaillant les compétences et attentes de chaque bénéficiaire.
- Des comptes-rendus d’entretiens individuels ou collectifs, datés et signés, qui retracent les échanges avec les apprenants ou leurs employeurs.
Dossiers d’admission et critères de faisabilité
- Des dossiers d’analyse d’admission reprenant les critères de sélection et de faisabilité de la formation, validés par l’entreprise ou le financeur.
- Des critères formalisés (check-lists) pour évaluer la pertinence de la prestation au regard des objectifs professionnels et des ressources disponibles.
Outils de suivi et indicateurs de résultat
Tableaux de bord et rapports LMS
- Un tableau de bord (Excel ou BI) retraçant les indicateurs de suivi : taux de réponse aux questionnaires, progression par module, taux de complétion.
- Des rapports automatisés depuis votre LMS ou votre CRM, montrant l’évolution des compétences et les résultats obtenus.
Supports de contractualisation et référentiel
- Les contrats ou conventions de formation mentionnant explicitement les objectifs pédagogiques définis après l’analyse du besoin.
- Le référentiel de certification utilisé (par exemple les blocs de compétences ou les items de la certification visée), annoté pour chaque bénéficiaire afin de démontrer la correspondance entre besoins et objectifs.
Enjeux et conséquences des non-conformités
Non-conformité majeure
Absence ou analyse partielle
Un manquement total ou partiel à l’analyse des besoins entraîne automatiquement une non-conformité majeure lors de l’audit.
Analyse non cohérente avec la finalité
Si les besoins identifiés ne correspondent pas aux objectifs professionnels ou au contexte de financement, l’auditeur relève une non-conformité majeure.
Bonnes pratiques pour sécuriser l’audit
Sensibilisation et formation continue
Organisez des ateliers réguliers pour former votre équipe aux techniques d’entretien et à l’utilisation des outils d’analyse.
Mise en place d’un système de suivi et de réajustement
Déployez un tableau de bord de pilotage qui intègre des indicateurs clé (taux de réponse, délais de collecte, évolution des besoins) et planifiez des points périodiques pour ajuster vos processus.
Adaptation pour publics spécifiques et accessibilité
Public en situation de handicap
Identification des besoins de compensation
Avant la prestation, réalisez un entretien dédié pour recenser les besoins pédagogiques, matériels et humains des apprenants en situation de handicap (PSH), et formalisez-les dans une grille d’analyse spécifique.
Mise en place de dispositifs adaptés
Prévoyez des solutions de compensation (supports en braille, temps supplémentaire, logiciels d’aide, assistance humaine) documentées dans un plan d’accompagnement individualisé.
Alternance et VAE
Analyse en amont de la contractualisation alternant-entreprise
Intégrez l’analyse du besoin avant la signature du contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, pour valider la cohérence entre les missions en entreprise et les compétences visées.
Vérification des missions proposées vs certification visée
Comparez systématiquement le contenu des missions (fiche de poste, planning) avec les référentiels de la certification ou du diplôme, et conservez les preuves (attestations, échanges écrits) de cette vérification.
