Qualiopi Indicateur 13: Coordination des apprentis
Définition et périmètre de l’indicateur 13
L’indicateur 13 de la certification Qualiopi vise à garantir, pour les formations en alternance, une coordination fluide et progressive entre les apprentissages dispensés en centre de formation et ceux réalisés en entreprise. Sa formulation officielle précise que « pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise ».
Champ d’application pour AF et CFA
Cet indicateur s’applique exclusivement aux formations en alternance portées par :
- AF (Action de Formation), lorsque la modalité comprend un contrat de professionnalisation ou un stage intégré à la formation.
- CFA (Centre de Formation d’Apprentis), pour tout cycle d’apprentissage sous contrat d’apprentissage.
| Catégorie | Modalité concernée | Bénéficiaires |
|---|---|---|
| AF | Contrat de professionnalisation, stages alternants | Salariés, demandeurs d’emploi, stagiaires |
| CFA | Contrat d’apprentissage | Apprentis de 16 à 29 ans (ou plus selon cas) |
Cette distinction garantit que seul le public alternant entre théorie et pratique entre dans le périmètre de l’indicateur 13, excluant ainsi les formations entièrement en présentiel ou à distance sans volet professionnel intégré.
Modalités d’application en cas de sous-traitance
Lorsque l’organisme certificateur constate que la prestation échantillonnée est réalisée en sous-traitance (c’est-à-dire qu’un tiers exécute tout ou partie de la formation en alternance), l’appréciation de l’indicateur 13 intègre également :
- Les missions confiées à l’apprenti par le sous-traitant,
- La formalisation du lien et des échanges entre le donneur d’ordre, le sous-traitant et l’entreprise d’accueil,
- La continuité pédagogique et le partage des retours d’expérience entre tous les acteurs.
Ainsi, même en contexte de sous-traitance, l’objectif reste le même : assurer l’anticipation des missions et la progressivité des apprentissages, via un processus itératif formalisé, quel que soit l’organisme assurant la prestation pratique.
Niveau attendu et principes de la pédagogie de l’alternance
Pour satisfaire l’exigence de l’indicateur 13, l’organisme de formation doit démontrer la mise en œuvre effective des principes pédagogiques de l’alternance :
- Processus formalisé d’articulation itératif
- Élaboration d’un planning de missions à court, moyen et long terme, validé conjointement par le formateur, le tuteur en entreprise et l’apprenant.
- Organisation de boucles de feedback régulières (réunions tripartites, bilans intermédiaires) permettant d’ajuster en continu les objectifs et activités de l’alternance.
- Progressivité des apprentissages
- Conception d’un parcours pédagogique séquencé, où chaque phase théorique alimente directement les compétences mobilisées en entreprise, et réciproquement.
- Mise en place d’évaluations formatives alignées sur les missions professionnelles, afin de mesurer la montée en compétences et de détecter les points de blocage.
- Implication active de l’apprenant
- Co-construction des objectifs de formation et des missions avec l’apprenant, pour favoriser son engagement et sa responsabilisation.
- Utilisation d’outils collaboratifs (carnet de bord, plateforme dématérialisée) impliquant l’apprenant dans le suivi et la capitalisation de ses acquis.
Ces éléments doivent être formalisés dans des documents clairement identifiés (procédures, guides, templates) et régulièrement actualisés. L’auditeur Qualiopi s’attachera à vérifier non seulement l’existence de ces processus, mais surtout leur application concrète et répétée tout au long du parcours en alternance.
Outils et preuves de la coordination apprentissage
Pour démontrer la conformité à l’indicateur 13, l’organisme doit fournir des preuves tangibles de la mise en place d’outils de liaison et de suivi entre le prestataire, l’entreprise et l’apprenant. Ces dispositifs garantissent la traçabilité des échanges et la progressivité des apprentissages tout au long du parcours en alternance.
Carnets de suivi et plannings
Les carnets de suivi, qu’ils soient papier ou dématérialisés, constituent la preuve principale de l’anticipation et de la planification des missions à court, moyen et long terme. Ils doivent comporter :
- Les objectifs pédagogiques de chaque période en entreprise et en centre,
- Le détail des missions attribuées (titres, dates, compétences visées),
- Les signatures ou validations du tuteur en entreprise et du formateur.
Un planning tripartite annuel ou semestriel, actualisé lors de réunions de suivi, renforce cette formalisation : on constate souvent que 100 % des CFA conformes à l’indicateur 13 disposent d’un planning calendaire précis structurant l’alternance (réunions trimestrielles au minimum).
Tableaux de bord dématérialisés et retours d’expérience
Les plateformes collaboratives (type Google Sheets, Trello, ou LMS spécialisé) permettent de centraliser les données de progression en temps réel.
- Les tableaux de bord dématérialisés affichent des indicateurs clés (taux de réalisation des missions, nombre de feedbacks émis, alertes sur les écarts de planning).
- Les retours d’expérience sont documentés via des comptes-rendus d’entretien ou des fiches de debrief, alimentant un « outil de capitalisation ».
Par exemple, l’utilisation d’un tableau de bord partagé a permis à certains organismes de formation d’augmenter de 30 % la fréquence des échanges formateurs/tuteurs, améliorant ainsi la cohérence entre théorie et pratique. Ces éléments, accompagnés de captures d’écran ou d’extraits de rapports automatisés, sont essentiels pour prouver la régularité et l’efficacité de la coordination.
Gestion des non-conformités pour l’indicateur 13
Lors de l’audit Qualiopi, l’indicateur 13 peut donner lieu à deux niveaux de non-conformité, selon la gravité des manquements constatés et leur impact sur la progression des apprentissages.
Non-conformité mineure
Une non-conformité mineure découle d’une mise en œuvre partielle des processus d’articulation entre centre et entreprise. Parmi les manifestations les plus fréquentes :
- Carnets de suivi ou plannings incomplets ou mis à jour de manière irrégulière
- Réunions tripartites ou bilans intermédiaires organisés sporadiquement, sans périodicité définie
- Documentation d’entretiens et visites d’entreprise couvrant seulement une partie des apprenants
| Type de non-conformité | Critère déclencheur | Exemples concrets |
|---|---|---|
| Mineure | Mise en œuvre partielle des processus définis | Carnet de suivi non validé, réunions tous les semestres |
Non-conformité majeure
Est qualifiée de majeure toute absence ou formalisation insuffisante du processus d’articulation, compromettant la cohérence pédagogique et la progressivité des apprentissages :
- Absence totale de processus d’articulation en centre et en entreprise
- Processus théorique existant mais non formalisé (aucune procédure ou document validé)
- Aucune mise en œuvre effective (pas de planning, pas d’échanges documentés)
- Non-respect du rythme d’apprentissage prévu (décalages importants entre théorie et pratique)
| Type de non-conformité | Critère déclencheur | Conséquences possibles |
|---|---|---|
| Majeure | Absence ou formalisation partielle du processus | Suspension ou retrait de la certification Qualiopi |
En cas de non-conformité majeure, l’organisme de formation risque la suspension immédiate de sa certification ou le refus de sa demande de renouvellement. Il devra alors mettre en place des actions correctives ciblées et démontrer leur efficacité lors d’un audit de suivi.
Bonnes pratiques et recommandations opérationnelles
Réunions tripartites et suivi personnalisé
Organiser des réunions régulières entre le formateur, le tuteur en entreprise et l’apprenant (au minimum une fois par trimestre) permet de :
- Valider et ajuster le planning des missions à court, moyen et long terme.
- Partager les retours d’expérience et identifier rapidement les écarts de progression.
- Renforcer la responsabilisation de l’apprenant, grâce à un livret de suivi personnalisé détaillant les objectifs et les réalisations.
Par exemple, la mise en place d’un référent pédagogique unique pour chaque alternant, chargé de coordonner ces réunions et d’assurer la mise à jour du planning, favorise une cohérence continue entre la théorie et la pratique.
Adaptations pour les personnes en situation de handicap
Intégrer des outils et procédures spécifiques pour les publics PSH garantit l’inclusion et la conformité :
- Carnet de liaison dédié : documentant toutes les adaptations matérielles et pédagogiques en entreprise.
- Validation conjointe des aménagements de poste par l’entreprise, le formateur et le référent handicap.
- Plateforme collaborative accessible : permettant de centraliser les informations et retours, tout en respectant les normes d’accessibilité (RGAA).
| Outil | Usage |
|---|---|
| Livret de suivi personnalisé | Suivi des objectifs, adaptations et bilans tripartites |
| Tableau de bord dématérialisé RGAA | Centralisation des données et alertes sur les besoins spécifiques |
| Carnet de liaison PSH | Documentation des aménagements et retours d’expériences |
En appliquant ces recommandations, l’organisme de formation assure non seulement la conformité à l’indicateur 13, mais aussi l’amélioration continue de la qualité de l’alternance et de l’insertion professionnelle des apprenants.
