Qualiopi Indicateur 8: Positionnement à l’entrée
Présentation et portée du positionnement à l’entrée
Définition de l’indicateur 8 Qualiopi
L’indicateur 8 stipule que « Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation ». Concrètement, cela signifie qu’avant toute inscription ou démarrage de session, l’organisme doit mettre en place un dispositif permettant de mesurer le niveau initial du futur apprenant :
- Tests de positionnement (quiz, QCM, mises en situation pratiques)
- Entretiens individuels pour affiner l’évaluation orale
- Auto-positionnement ou prise en compte des diplômes et expériences
Ce « état des lieux » préliminaire garantit que chaque bénéficiaire est orienté vers le parcours le mieux adapté à ses compétences et besoins, évitant ainsi les écarts de niveau qui nuiraient à l’efficacité de la formation.
Organismes concernés (OF, CFA)
Cet indicateur s’applique spécifiquement :
- Aux organismes de formation (OF) dispensant des actions financées ou mutualisées
- Aux centres de formation d’apprentis (CFA)
| Type d’organisme | Modalités de positionnement recommandées |
|---|---|
| OF généraux | Tests en ligne + entretien + dossier de candidature |
| CFA | Quizz de prérequis + entretien pédagogique |
Note : Lorsque le prestataire n’est pas à l’origine des prérequis ou procédures, il doit démontrer qu’il les applique et que l’information sur les conditions d’accès est clairement mise à disposition des candidats.
Niveau attendu et modalités d’application
Procédures de positionnement et d’évaluation des acquis
L’organisme de formation doit prouver la mise en place d’un processus structuré de positionnement à l’entrée, combinant :
- Outils variés : quiz en ligne, questionnaires à choix multiples, exercices pratiques, mises en situation, auto-positionnement.
- Entretiens ciblés : entretien téléphonique ou présentiel pour affiner l’analyse des compétences orales et des motivations.
- Évaluation des acquis : interprétation des résultats pour définir précisément le niveau initial du candidat.
Cette démarche doit être documentée (protocoles, grilles d’analyse) et formalisée dans un manuel qualité ou un guide interne, afin de démontrer la cohérence et la reproductibilité du dispositif lors de l’audit.
Adaptation aux publics et aux modalités de formation
Le positionnement ne se limite pas à un test standard : il doit être calibré selon le profil des apprenants et le format de la formation. Par exemple :
| Dimension | Exigence d’adaptation |
|---|---|
| Publics débutants | Tests de compréhension de base, vocabulaire et grammaire simples |
| Publics avancés | Mises en situation complexes, études de cas métier |
| Formations présentielles | Entretien en face-à-face pour évaluer l’aisance orale |
| Formations à distance | Quiz en ligne interactifs et auto-positionnement guidé |
En concevant des procédures sur-mesure, l’organisme garantit que chaque apprenant bénéficie d’un parcours aligné sur ses besoins, favorisant ainsi la montée en compétences et le respect du référentiel Qualiopi.
Outils et preuves à produire lors de l’audit
Types de tests de positionnement (quiz, QCM, entretien, mise en situation)
Pour répondre aux exigences de l’indicateur 8 Qualiopi, l’organisme doit proposer un panel de tests de positionnement permettant d’évaluer tant les connaissances théoriques que les compétences pratiques des futurs apprenants :
- Quiz en ligne et QCM : séries de questions à choix multiples pour mesurer rapidement les acquis de base.
- Exercices pratiques : mises en situation métier, études de cas ou travaux dirigés pour apprécier le savoir-faire.
- Entretiens individuels : rendez-vous téléphonique ou en face-à-face pour tester l’expression orale, la motivation et les objectifs professionnels.
- Auto-positionnement : grilles de questions qualitatives permettant aux candidats d’évaluer eux-mêmes leurs compétences et besoins.
Documentation et suivi des résultats dans le dossier apprenant
Chaque test de positionnement doit être traçable et archivé dans le dossier de l’apprenant. Les preuves à présenter lors de l’audit peuvent inclure :
| Type de preuve | Format | Objectif |
|---|---|---|
| Diagnostic préalable | Rapport PDF ou fiche interne | Justifier de l’analyse des besoins en amont |
| QCM, quiz ou exercices pratiques complétés | Copies scannées ou captures d’écran | Illustrer la diversité des modalités d’évaluation |
| Compte-rendu d’entretien | Compte-rendu signé | Prouver l’animation de l’échange et l’évaluation orale |
| Grille d’auto-positionnement | Formulaire interactif ou papier | Montrer la prise en compte de l’auto-évaluation |
| Procédures et protocoles documentés | Manuel qualité ou guide interne | Démontrer la formalisation et la reproductibilité |
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Gestion des non-conformités liées à l’indicateur 8
Non-conformité mineure
Lors de l’audit Qualiopi, une non-conformité mineure pour l’indicateur 8 peut être relevée si :
- Un dispositif de tests de positionnement existe mais reste partiel (ex. QCM sans entretien).
- Les procédures documentées ne couvrent pas tous les publics ou modalités (absence de suivi à distance, par exemple).
- Les résultats de positionnement ne sont pas systématiquement archivés dans le dossier apprenant.
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Exemples concrets de mineurs
- QCM en ligne déployé sans consignes formelles ni grille d’analyse.
- Mise en situation métier testée uniquement pour les formations présentielles.
- Dossier de positionnement incomplet (absence de compte-rendu d’entretien).
Non-conformité majeure
Une non-conformité majeure est caractérisée par un manquement grave au référentiel :
- Aucune procédure de positionnement n’a été définie ou mise en œuvre.
- Les tests ou entretiens existent mais ne sont jamais réalisés ; le candidat est inscrit sans évaluation préalable.
- Les résultats obtenus ne servent pas à adapter le contenu de la formation, laissant le dispositif inopérant.
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Conséquences et remédiations
- Conséquences : remise en cause de la certification, obligation de plan d’actions correctives.
- Remédiations : création immédiate d’un protocole de tests, formation du personnel audit, documentation systématique.
Bonnes pratiques et obligations spécifiques
Cohérence des prérequis avec les certifications RNCP/RS
Pour les formations certifiantes inscrites au RNCP ou au Répertoire Spécifique, l’organisme doit démontrer que les prérequis identifiés dans les procédures de positionnement sont strictement alignés avec ceux définis par le référentiel de la certification visée. Cette cohérence garantit que seuls les candidats disposant du niveau requis peuvent suivre la formation, ce qui renforce la valeur de la certification délivrée.
Mise en œuvre concrète
- Cartographie des compétences : comparer le référentiel RNCP/RS et les compétences évaluées lors du positionnement.
- Match des prérequis : intégrer dans les grilles d’évaluation des items extraits du descriptif RNCP/RS.
- Justificatifs : annexer en audit les extraits de référentiel et les grilles de positionnement annotées.
Amélioration continue et capitalisation sur les retours d’expérience
L’indicateur 8 n’est pas statique : l’organisme doit faire évoluer ses outils et procédures en fonction des retours des apprenants, des formateurs et des résultats observés.
Processus d’amélioration
- Analyse post-formation : exploitation des écarts entre le positionnement initial et les acquis finaux (taux de progression, réussite aux évaluations).
- Enquêtes de satisfaction : questionnaires ciblés sur l’adéquation du niveau initial et la pertinence des parcours.
- Mise à jour périodique : révision annuelle ou semestrielle des tests et grilles pour intégrer les nouvelles compétences ou ajuster la difficulté.
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