Qualiopi Indicateur 16 : Présentation à la certification
Présentation de l’indicateur 16 et périmètre d’application
L’indicateur 16 du référentiel Qualiopi stipule :
« Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification. »
Cet indicateur vise à garantir la légitimité et la validité des certifications délivrées : l’organisme de formation doit coordonner les modalités d’inscription, les prérequis et le déroulement de l’examen ou de l’évaluation finale afin que chaque candidat soit présenté dans les conditions officielles prescrites.
Portée pour les Actions de formation (AF), VAE et CFA
Cet indicateur s’applique exclusivement aux parcours de formation suivants :
| Catégorie | Objectif |
|---|---|
| Actions de formation conduisant à une certification (AFC) | Préparer les apprenants aux épreuves d’un diplôme ou titre professionnel |
| Validation des acquis de l’expérience (VAE) | Accompagner les candidats dans la constitution de leur dossier et la présentation devant jury |
| Centres de formation d’apprentis (CFA) | Organiser la présentation des apprentis aux certifications liées à leur contrat d’apprentissage |
Pour chacun de ces parcours, l’organisme doit :
- Identifier précisément les exigences formelles (calendrier, prérequis, format des épreuves) auprès de l’autorité certificateur.
- Assurer le suivi administratif et pédagogique pour que chaque candidat remplisse ces conditions.
- Documenter et archiver les preuves d’inscription et les communications relatives au déroulement de l’examen.
Cas spécifique de la sous-traitance
Lorsque l’organisme intervient en sous-traitance d’une prestation certifiante, l’auditeur Qualiopi prend en compte :
- Les missions confiées à l’OF sous-traitant (organisation de sessions, suivi des candidatures, etc.)
- Les responsabilités partagées entre maître d’œuvre et sous-traitant, notamment la transmission des informations et la traçabilité des preuves
L’objectif reste identique : démontrer que, quel que soit le niveau d’intervention, les conditions de présentation des bénéficiaires respectent strictement les exigences formelles de l’autorité de certification.
Exigences formelles de l’autorité de certification
Pour satisfaire l’indicateur 16, l’organisme de formation doit impérativement appliquer les exigences formelles définies par l’autorité certificateur :
Niveau attendu et obligations clés
L’OF doit :
- Recueillir et maintenir à jour les référentiels et règlements d’examen (dates, durées, modalités d’épreuve, prérequis).
- Intégrer ces exigences dans le planning pédagogique et administratif, avec des points de contrôle formel (comité pédagogique, service administratif).
- Vérifier systématiquement que chaque bénéficiaire remplit les conditions (âge, diplômes antérieurs, heures de formation obligatoires) avant l’inscription à la session.
Exemple de preuve : registre des échanges avec le certificateur validant les modalités d’organisation et calendrier des sessions.
Orientation vers l’évaluateur quand le prestataire n’évalue pas
Si l’OF n’est pas habilité à conduire l’évaluation, il doit :
- Informer clairement le bénéficiaire du déroulement de l’évaluation (lieu, format, outils).
- Mettre à disposition les coordonnées et procédures de l’évaluateur habilité.
- Documenter la transmission de l’apprenant à l’évaluateur (email, bulletin d’orientation, suivi de dossier).
Exemple de preuve : courriel automatique généré depuis le logiciel de gestion de formation, attestant de l’orientation du candidat vers l’évaluateur.
Preuves et documents justificatifs
Pour démontrer la conformité à l’indicateur 16, l’auditeur requiert un ensemble de preuves tangibles et de documents administratifs attestant que l’organisme respecte les exigences formelles de l’autorité de certification.
Documents administratifs et conventions avec le certificateur
- Convention de partenariat précisant les responsabilités respectives et la durée de validité de l’habilitation du prestataire.
- Référentiel d’évaluation fourni par l’organisme certificateur, avec version datée et amendements éventuels.
- Règlement d’organisation des examens (modalités, durée, composition des jurys).
- Preuve d’habilitation du prestataire à présenter et/ou évaluer les candidats (attestation ou arrêté ministériel).
- Registre des inscriptions listant pour chaque session : ÉlémentExemple de preuveNom et prénom du candidatFiche d’inscription signéeCertification viséeCode RNCP et intitulé officielDate et lieu de la sessionConvocation ou e-mail de confirmationPré-requis validésCopies de diplômes ou attestations de formation précédente
Ces documents doivent être facilement accessibles et archivés selon les durées réglementaires (généralement 3 à 5 ans).
Modalités d’aménagement pour les personnes en situation de handicap
Lorsque des candidats présentent un handicap, l’OF doit prévoir et justifier des aménagements d’examen adaptés :
- Compte-rendu des besoins identifiés, établi en concertation avec le candidat et, le cas échéant, la MDPH.
- Plan d’aménagement personnalisé (temps majoré, aide technique, tiers-personne, adaptation des supports).
- Preuve de communication des modalités (courrier ou e-mail) aux candidats avant la session.
- Réunion de coordination avec l’autorité certificateur ou le jury pour valider les aménagements, documentée par un procès-verbal.
L’ensemble de ces éléments garantit non seulement la conformité à l’indicateur 16, mais aussi l’équité et l’accessibilité des parcours certifiants pour tous les apprenants.
Non-conformités et mesures correctives
Nature et impact d’une non-conformité majeure
Lorsque l’audit révèle un non-respect, même partiel, des exigences formelles de l’autorité de certification pour la présentation des candidats, l’indicateur 16 est systématiquement classé en non-conformité majeure. Les cas fréquents incluent :
- Omission des prérequis : inscription de candidats sans vérification des diplômes ou des heures de formation obligatoires.
- Documentation incomplète : absence de convention de partenariat, référentiel d’évaluation non daté, procès-verbaux manquants.
- Défaut d’orientation : lorsque le prestataire ne mène pas l’évaluation, il doit impérativement orienter le bénéficiaire, sous peine de non-conformité.
Conséquences pour l’organisme de formation
- Suspension de la certification Qualiopi : l’OF ne peut pas obtenir ni renouveler la certification tant que la non-conformité persiste.
- Perte d’accès aux financements publics et mutualisés, pouvant représenter jusqu’à 100 % du financement des actions de formation.
- Atteinte à la réputation, entraînant une baisse du taux d’inscription et un risque de désengagement des partenaires.
Délai de 3 mois et plan d’actions post-audit
Après la notification d’une non-conformité majeure, l’organisme dispose de trois mois pour :
- Analyser les causes racine de la non-conformité (processus, formation du personnel, outils).
- Mettre en place des actions correctives documentées (mise à jour des référentiels, formation interne, automatisation des vérifications administratives).
- Constituer un dossier de levée de non-conformité comprenant :
- Les procédures corrigées et les preuves d’application (copies de conventions, procès-verbaux actualisés).
- Un compte-rendu d’audit interne démontrant l’efficacité des mesures.
- Les retours des candidats et de l’autorité certificateur validant la conformité retrouvée.
Astuce SEO : structurer vos mesures correctives sous forme de checklist ou de tableau dans vos documents internes facilite la traçabilité et répond précisément aux attentes de l’auditeur.
Bonnes pratiques pour assurer la conformité
Pour garantir la conformité continue à l’indicateur 16 et optimiser vos chances de succès lors de l’audit, adoptez les pratiques suivantes :
Mise en place de processus internes et formation du personnel
- Veille réglementaire permanente
- Désignez un référent Qualiopi chargé d’actualiser régulièrement les exigences formelles de chaque certificateur.
- Planifiez une revue semestrielle des référentiels et du règlement d’examen pour détecter toute évolution.
- Procédures opérationnelles claires
- Rédigez des fiches processus décrivant pas à pas l’inscription des candidats (vérification des prérequis, envoi des convocations, collecte des preuves).
- Intégrez des points de contrôle obligatoires (checklists signées, validations croisées entre formateurs et service administratif).
- Formation continue des équipes
- Organisez des sessions de briefing tous les six mois sur les mises à jour des exigences.
- Créez des modules e-learning internes pour renforcer la maîtrise des outils de gestion des inscriptions et des documents justificatifs.
Communication claire et préparation des candidats
- Information transparente en amont
- Fournissez un guide candidat détaillant toutes les modalités de l’examen (dates, lieux, prérequis, modalités à distance).
- Mettez en place des webinaires d’information avant chaque session pour répondre aux questions des apprenants.
- Supports et simulations d’examen
- Proposez des kits de préparation incluant exercices types, référentiels officiels, et grilles d’évaluation.
- Organisez des examens blancs dans les conditions réelles (durée, environnement, format des épreuves) pour habituer les candidats.
- Suivi et feedback personnalisé
- Après chaque simulation, remettez un compte-rendu individuel soulignant points forts et axes d’amélioration.
- Assurez un suivi post-session pour vérifier l’inscription effective à la certification et collecter les preuves d’examen.
En combinant rigueur administrative, formation interne et accompagnement pédagogique, vous structurez un environnement propice au respect de l’indicateur 16 et à la réussite durable de vos apprenants.
