Qualiopi Indicateur 22 : Définition et portée
L’indicateur 22 de la certification Qualiopi stipule que « le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre ». Autrement dit, chaque organisme de formation doit mettre en place une politique active de gestion de la compétence pour l’ensemble de ses collaborateurs, qu’il s’agisse des formateurs, du personnel administratif ou technique. Cette approche garantit la qualité pédagogique et la pertinence des interventions, tout en répondant aux attentes du Référentiel National Qualité (RNQ).
Portée de l’indicateur 22 pour toutes les catégories d’actions
Cet indicateur est commun à l’ensemble des modalités d’actions formelles et s’applique uniformément aux organismes proposant :
| Catégorie | Signification |
|---|---|
| AF | Actions de Formation |
| BC | Bilans de Compétences |
| VAE | Validation des Acquis de l’Expérience |
| CFA | Centres de Formation d’Apprentis |
La portée transverse de l’indicateur 22 implique que, quelle que soit l’activité (AF, BC, VAE ou CFA), le prestataire doit démontrer qu’il entretient et développe systématiquement les compétences de tous ses salariés, en cohérence avec les services délivrés.
Principes clés du développement des compétences adaptées aux prestations
- Entretien des compétences
- Mise à jour régulière des savoir-faire et savoir-être, alignée sur l’évolution des contenus et méthodes pédagogiques.
- Développement continu
- Planification et organisation de formations internes/externes, ateliers, e-learning ou certifications techniques pour favoriser l’évolution professionnelle.
- Adaptation au contenu de formation
- Choix de leviers de professionnalisation spécifiquement liés aux services offerts (ex. : recherche-action pour formateurs, séminaires clients pour assistants).
- Approche inclusive
- Couverture de l’ensemble du personnel : formateurs, administratifs, conseillers, techniciens.
En appliquant ces principes, l’organisme démontre non seulement sa conformité à l’indicateur 22, mais renforce aussi la qualité et la pertinence de ses prestations pour les apprenants et financeurs.
Niveau attendu pour l’indicateur 22 : Mobilisation des leviers
L’organisme de formation doit démontrer la mobilisation des différents leviers de formation et de professionnalisation pour l’ensemble de son personnel, afin de répondre aux exigences du Référentiel national Qualité et garantir une montée en compétences continue et adaptée.
Mobilisation des leviers de formation et de professionnalisation pour l’ensemble du personnel
Pour atteindre ce niveau attendu, plusieurs actions et outils peuvent être mis en place :
| Levier | Objectif |
|---|---|
| Formations internes et externes | Acquérir de nouvelles compétences techniques ou pédagogiques via cours, séminaires et certifications. |
| E-learning et MOOC | Permettre l’auto-apprentissage, la flexibilité et l’accès continu à des ressources spécialisées. |
| Recherche-action | Impliquer le personnel dans des projets exploratoires pour innover et améliorer les pratiques. |
| Plan de développement des compétences | Structurer un parcours individuel avec objectifs, calendriers et indicateurs de réussite. |
| Entretien professionnel | Identifier les besoins et aspirations de chaque salarié pour planifier des actions ciblées. |
| Communauté de pairs & groupes d’échange | Favoriser le partage d’expériences, la capitalisation de bonnes pratiques et la co-formation. |
Chacune de ces méthodes doit être documentée (plans, attestations, comptes-rendus) et évaluée pour attester de son impact sur la performance et la motivation des collaborateurs.
Spécificités requises pour les prestataires indépendants
Les prestataires indépendants, même de petite taille, doivent également démontrer leur démarche de formation continue. Ils sont tenus de :
- Présenter un programme de formation adapté à leur activité et à leur évolution métier (par exemple ateliers spécialisés, certifications CPF).
- Justifier la mise en œuvre effective de ce programme via des preuves concrètes (factures, certificats, comptes-rendus d’échanges).
- Garantir la répétition et la mise à jour des actions de formation : un cycle annuel minimal ou une fréquence équivalente doit être visible.
- Signer et archiver les entretiens professionnels pour chaque salarié, même si l’effectif est restreint.
En respectant ces attentes, l’organisme (ou le formateur indépendant) prouve qu’il ne se limite pas à dispenser des formations, mais qu’il investit aussi dans le maintien et l’évolution des compétences de tous ses collaborateurs.
Preuves de conformité à l’indicateur 22 : Documents et justificatifs
L’audit Qualiopi exige que chaque prestataire démontre concrètement sa démarche de gestion et de développement des compétences ; pour cela, un ensemble de preuves tangibles doit être présenté à l’auditeur.
Documents clés pour prouver la gestion et le développement des compétences
| Type de preuve | Description et format |
|---|---|
| Qualification des personnels | Diplômes, certifications internes/externes mises à jour et fiches de poste |
| Plan de développement des compétences | Document structuré par salarié avec objectifs, échéances et indicateurs |
| Comptes-rendus d’entretiens professionnels | Formulaires signés, synthèses d’échanges sur les besoins et priorités |
| Communauté de pairs & groupes d’analyse | Listes de membres, PV de réunions, supports et outils de partage de pratiques |
| Recherche-action et projets innovants | Rapports de projets, cahiers des charges, évaluations d’impact |
| Diffusion d’informations CPF, VAE, etc. | Bulletins, brochures, captures extranet CPF/VAE, emails d’information interne |
Exemples concrets de leviers mobilisés
- Recherche-action : compte-rendu de phase expérimentation, résultats d’enquête interne
- Entretien professionnel : grille d’évaluation, plan d’actions personnalisé
- Plan de développement : calendrier annuel, budget alloué par collaborateur
- Communauté de pairs : agenda de rencontres trimestrielles, supports de formation co-construits
Chaque document doit être daté, archivé et facilement retrouvé dans le dossier du personnel. L’ensemble constitue un parcours de preuve démontrant la mobilisation d’au moins trois leviers de formation et de professionnalisation, comme l’exige le niveau attendu de l’indicateur 22.
Non-conformités sur l’indicateur 22 : Repérage et conséquences
L’indicateur 22 de Qualiopi ne tolère aucune défaillance, même partielle : toute absence ou insuffisance dans la gestion et le développement des compétences des salariés entraîne une non-conformité majeure.
Cas types de non-conformité majeure en gestion de la compétence
| Situation non conforme | Conséquence audit |
|---|---|
| Plan de développement des compétences inexistant | Non-conformité majeure immédiate |
| Plan partiellement applicable au personnel | Non-conformité majeure |
| Absence d’entretien professionnel systématique | Non-conformité majeure |
| Manque de preuves de mobilisation des leviers | Non-conformité majeure |
| Développement des compétences partiel ou sporadique | Non-conformité majeure |
Chacune de ces situations, constatée même sur un échantillon restreint, compromet la délivrance de la certification et doit être corrigée sous trois mois pour éviter un retrait de l’agrément.
Impacts opérationnels et levée de non-conformité sous 3 mois
- Retard de certification ou suspension : L’OF ne peut plus communiquer sur la marque Qualiopi ni bénéficier des financements publics ou mutualisés.
- Plan d’actions correctives : Mise en place d’un plan documenté (objectif, actions, calendrier) à présenter à l’auditeur.
- Suivi et preuves de levée : Rapports d’avancement, comptes-rendus d’ateliers de formation, preuves de nouveaux entretiens formalisés.
Le respect strict du calendrier de levée (3 mois maximum) et la traçabilité des actions mises en œuvre sont indispensables pour rétablir la conformité et sécuriser la continuité des financements.
Bonnes pratiques pour réussir l’indicateur 22 : Stratégies et outils
Pour assurer une conformité pérenne à l’indicateur 22 et optimiser la gestion de la compétence au sein de votre organisme, voici les principales bonnes pratiques à mettre en œuvre.
Élaboration d’un plan annuel de développement des compétences et entretiens professionnels
- Plan annuel structuré
- Établissez un planning annuel pour chaque salarié, intégrant objectifs SMART, jalons et indicateurs de réussite.
- Prévoyez un budget dédié au développement professionnel, ajusté selon les besoins identifiés et les évolutions du secteur.
- Entretiens professionnels réguliers
- Organisez au moins un entretien professionnel formel par an avec chaque collaborateur pour recueillir ses besoins et aspirations.
- Utilisez une grille d’évaluation standardisée pour homogénéiser la qualité des échanges et faciliter le suivi.
- Suivi et évaluation continue
- Mettez en place un tableau de bord de suivi (participation aux actions, résultats d’évaluation post-formation, retours terrain).
- Réalisez des bilans semestriels pour ajuster le plan de développement en fonction des progrès et des priorités nouvelles.
Dynamique de communautés de pratiques et projets de recherche-action
- Communautés de pairs
- Constituez des groupes de travail thématiques (pédagogie, ingénierie, outils numériques) réunissant formateurs et acteurs support.
- Planifiez des ateliers trimestriels d’échange de bonnes pratiques et de co-construction de ressources (présentations, outils, guides).
- Recherche-action et innovation pédagogique
- Lancez des projets pilotes internes (par exemple test d’une nouvelle plateforme e-learning) et documentez chaque phase (objectifs, méthodologie, résultats).
- Valorisez les retours d’expérience dans des livrables formalisés (rapports d’impact, recommandations opérationnelles).
- Communication interne et diffusion d’informations
- Créez une newsletter dédiée aux opportunités de formation (CPF, VAE, MOOC) et diffusez-la mensuellement.
- Mettez à disposition un espace collaboratif (intranet, forum) pour centraliser les ressources et faciliter l’accès continu aux informations de formation.
En combinant ces leviers – planification rigoureuse, entretiens cadrés, communautés de pratique et recherche-action – vous garantissez non seulement la conformité à l’indicateur 22, mais aussi une dynamique de montée en compétences durable, vecteur de qualité et d’innovation pour votre organisme de formation.
