Qualiopi Indicateur 9 : Conditions de déroulement
Conditions générales d’information
Champ d’application et niveau attendu
Critère commun et sous-traitance
L’indicateur 9 concerne toutes les prestations de formation (AF, bilans de compétences, VAE, CFA) et exige que le prestataire formalise et diffuse clairement les conditions de déroulement de la prestation. Les modalités d’accueil (horaires, lieux, référents pédagogiques) et les règles de sécurité (mesures de santé, règlement intérieur) doivent être décrites dans un document unique et partagé en amont de la formation. Ce guide d’information peut être envoyé par mail, courrier, publié sur le site web ou affiché dans les locaux, et doit impérativement être transmis aux responsables légaux pour les publics mineurs. En cas de recours à la sous-traitance, l’organisme certificateur évalue également la conformité des missions confiées au sous-traitant pour apprécier cet indicateur.
Modalités d’accueil et de sécurité
Formalisation des modalités d’accueil
Mesures de santé et consignes internes
Avant le démarrage de chaque session, l’organisme doit préciser les conditions pratiques d’arrivée et de prise en charge des apprenants. Cela comprend la localisation des salles (adresse, plan d’accès, consignes de stationnement), les horaires détaillés (accueil, pauses, fin de journée) et l’identité des référents pédagogiques et administratifs (noms, rôles, coordonnées). Par ailleurs, les règles liées à la santé et à la sécurité doivent être clairement énoncées : port des équipements de protection individuelle lorsque nécessaire, protocole en cas d’accident, procédures d’évacuation et règlement intérieur applicable. Ces informations sont idéalement consolidées dans un livret d’accueil ou un règlement intérieur remis à chaque participant et conservé pour la traçabilité en audit Qualiopi.
Preuves et supports de diffusion
Documents obligatoires et exemples de preuves
Canaux de diffusion adaptés
Pour justifier la conformité à l’indicateur 9, l’organisme doit fournir un ensemble de documents formalisant les conditions de déroulement : règlement intérieur mentionnant les règles de conduite et de sécurité, livret d’accueil détaillant l’organisation logistique et les services disponibles, convocation précisant date, horaire, lieu et matériel requis, ainsi que les Conditions Générales d’Utilisation pour l’accès aux ressources. À ces pièces s’ajoutent la liste des référents pédagogiques et administratifs, l’organigramme de l’équipe, et les informations périphériques (hébergement, restauration, transport, rémunération). Pour les formations en présentiel comme à distance, ces documents doivent être mis à jour régulièrement et diffusés via plusieurs canaux (e-mail, courrier postal, espace dédié sur le site web, affichage dans les locaux) afin de garantir qu’aucun bénéficiaire ne reste sans information.
Spécificités FOAD et accessibilité
Accès au LMS et assistance technique
Modalités de réalisation des séquences en ligne
Pour les formations ouvertes à distance (FOAD), l’organisme doit détailler les conditions d’accès à la plateforme (identifiants, URL, mode d’authentification) et préciser les modalités d’assistance technique : horaires de support, contacts du helpdesk, procédures de dépannage. Le déroulement des séquences en ligne (classes virtuelles, forums, QCM) doit être planifié dans un calendrier précis, avec des consignes claires sur la participation attendue, les délais de rendu et les outils utilisés. Ces informations font l’objet d’un guide d’utilisation du LMS transmis avant la première connexion.
Accompagnement des publics en situation de handicap
Aménagements et suivi personnalisé
L’information relative aux aménagements pour les personnes en situation de handicap doit inclure les procédures de demande d’adaptation (supports adaptés, interprètes LSF, aides techniques) et les modalités de suivi (points réguliers avec le référent handicap, bilans d’accessibilité). L’organisme formalise ces dispositions dans un protocole d’accompagnement individuel, diffusé aux bénéficiaires concernés et aux référents pédagogiques, afin de garantir que chaque apprenant dispose des conditions matérielles et pédagogiques nécessaires à sa réussite.
Gestion des non-conformités et suivi
Types de non-conformités et seuils d’audit
Processus de contrôle et plan d’action
Lors de l’audit Qualiopi, deux niveaux de non-conformité peuvent être relevés pour l’indicateur 9 :
- Non-conformité mineure : information incomplète dans l’échantillon audité (par exemple, absence de précisions sur le matériel à apporter ou sur le lieu exact de la formation).
- Non-conformité majeure : modalités d’accueil et conditions de déroulement non formalisées ou non communiquées du tout dans l’échantillon audité.
Pour chaque non-conformité détectée, l’auditeur mandate un délai de correction et peut réclamer un plan d’action détaillant les mesures à mettre en place pour rétablir la conformité. L’organisme doit alors :
- Identifier précisément les lacunes documentaires ou de diffusion.
- Mettre à jour les supports (règlement intérieur, livret d’accueil, convocation, guides FOAD, etc.).
- Renforcer les canaux de diffusion ou la traçabilité de l’envoi (accusés de réception électroniques, registres de remise en main propre).
- Former à nouveau les équipes sur les procédures d’information et de suivi.
Ce suivi structuré permet non seulement de corriger rapidement les manquements, mais aussi d’améliorer en continu la qualité de l’information fournie aux apprenants.
